W czasach, gdy aplikacje zwiększające produktywność i wielozadaniowość stają się nową normą, ludzie często pytają, jaki jest mój „sekretny sos” za to, że tyle się robi. Chociaż niekończące się godziny ciężkiej pracy mogą budować wytrzymałość, może także prowadzić do wypalenia zawodowego - najbardziej produktywnymi pracownikami na świecie nie są ci, którzy pracują przez 18 godzin i chwalą się tym w piątek wieczorem.
Jeśli chcesz stać się wysoce produktywną osobą, w pracy lub w życiu, mogę polecić tylko jedną rzecz: Naucz się delegować. Siła ta polega nie tylko na odciążaniu, ale także na zdobywaniu mocy wyboru tego, co jest warte i nie jest warte twojego czasu.
To objawienie przyszło mi na studiach, gdzie korzystanie z wirtualnych asystentów pozwoliło mi na outsourcing aspektów mojej małej firmy internetowej, jednocześnie zajmując się częściami biznesu, które naprawdę mi się podobały. Zrobiłem listę wszystkich rzeczy, nad którymi lubiłem pracować lub wiedziałem, że muszę to zrobić sam, a resztę przydzieliłem. Byłem uzależniony!
Tak naprawdę wierzę w to, że jestem założycielem i dyrektorem generalnym firmy Zirtual, która łączy zapracowanych ludzi z wirtualnymi asystentami. Mam nadzieję, że - nawet jeśli delegacja wydaje się przerażająca lub nieznana - wkrótce odkryjesz, że jest to szybki sposób na powrót do robienia tego, co kochasz najbardziej!
1. Uczyń rzeczy namacalnymi
Nakreśl swoje cele, cele i oczekiwane wyniki na dzień, tydzień, miesiąc i kwartał. To da ci wyobrażenie o wyzwaniach, przed którymi stajesz i twój zespół, a ostatecznie o celach całej organizacji.
Odciążenie listy rzeczy do zrobienia to coś więcej niż tylko zmniejszenie obciążenia. Delegacja dotyczy wzmocnienia, ponieważ daje Twojemu zespołowi możliwość rozwoju jako indywidualnych liderów - w taki sam sposób, w jaki możesz być bardziej wpływowym menedżerem.
Podobnie jak w szkole, biznes ma formalności: niektóre projekty muszą być realizowane w określony sposób. Jako silny lider możesz zachować tę samą formalność, nie będąc uważanym za mikromanagera. Jedną z opcji jest zaplanowanie indywidualnych cotygodniowych prywatnych spotkań w celu omówienia agendy tygodnia, celów i postępów. Kolejnym jest stworzenie wytycznych dotyczących tego, jak ma wyglądać gotowy projekt. Chociaż zdecydowanie możesz podać sugerowane kroki, pozwól swoim pracownikom znaleźć własne metody ich wykonania.
Dla menedżerów, którzy obawiają się delegacji, będzie to okazja do ścisłego nadzoru nad projektami, jednocześnie dając zespołowi przestrzeń do zarządzania własnymi zadaniami.
2. Pamiętaj, że delegacja bez zaufania to opieka nad dziećmi
Kiedy przypisujesz zadanie pracownikowi, ważne jest, aby poświęcić czas na przygotowanie go do sukcesu, aby uniknąć mikromanowania w dalszej linii. Ludzie sprostają wymaganiom zadania, jeśli dasz im taką możliwość. Jeśli odradzasz ważne zadanie, które Cię przeraża (i tak będzie, jeśli osobiście nad tym pracowałeś), zacznij powoli. Najpierw przypisz część zadania lub zacznij od mniejszej odpowiedzialności. Gdy zobaczysz, że Twój pracownik jest w stanie - a on lub ona na pewno jest! - poczujesz się bardziej komfortowo, przekazując więcej.
Porzuć pomysł, że możesz to wszystko zrobić - nie możesz. Potraktuj to jako test pokory i zaakceptuj fakt, że nie możesz skutecznie zarządzać zespołem bez odciążenia. Zarządzanie jest często określane jako opieka nad dziećmi w biurze, ale to absolutnie twoja kontrola, a pierwszym krokiem do przekształcenia się w prawdziwego lidera jest przypisanie obowiązków.
3. Pokonaj swój strach
Strach przed delegowaniem objawia się na wiele sposobów. Wyniszczające myśli, takie jak: „Mogę to zrobić lepiej”, „Nie mogę zawieść” lub „Nie chcę polegać na nikim innym” lub „Nie mogę im ufać”, utrudniają twoje umiejętności zrobić to poprawnie. Akceptacja wzmocni cię, da ci spokój ducha, pozwoli ci widzieć większy obraz i przygotuje cię do opanowania go.
Najszybszym sposobem na przezwyciężenie takich obaw jest ocena zwrotu. Nie chodzi o to, czy możesz wykonać zadanie samodzielnie (jeśli naprawdę tego chcesz, możesz). Ale zadaj sobie pytanie: jaki jest dzięki temu zwrot z inwestycji? Pamiętaj, że istnieje różnica między tym, że robisz to lepiej, a inaczej. Często produkt końcowy nie jest tym, co byś wyprodukował, ale to nie znaczy, że nie jest tak dobry ani skuteczny.
Skoncentruj swoją osobistą energię i uwagę na zadaniach o wysokiej stopie zwrotu: strategii, nowych pracownikach, partnerstwach lub strukturze organizacyjnej. Doszedłeś do tego poziomu, ufając sobie i innym, którzy ci ufają. Uwolnij swój harmonogram, aby zająć się tymi wysokopoziomowymi problemami, wierząc, że Twoi pracownicy wykonają za Ciebie zadania z niskim stopniem zwrotu równie dobrze, jak Ty. Delegacja od kierownika często może być pomostem do budowania silniejszych relacji w zespole, a także stać się okazją do mentoringu.
4. Dokonaj delegowania nawyku
Wybrani delegaci planują swoje zadania, mając na uwadze elementy, które mogą przypisać innym. Jeśli rozładowanie wydaje Ci się nienaturalne, nabycie kilku nowych nawyków ułatwi identyfikację zadań, które możesz udostępnić. W rezultacie będziesz lepszym menedżerem swojego zespołu oraz bardziej wydajnym i skoncentrowanym liderem.
Na początek, jeśli masz osoby pełniące funkcje pomocnicze poniżej siebie, pozwól im wykonywać swoje zadania! Jeśli masz asystenta, pozwól mu obsługiwać zadania administracyjne, umożliwiając mu dostęp do kalendarza i umożliwiając mu zarządzanie nim. Lub, jeśli nie masz człowieka, który pomógłby ci w zadaniach administracyjnych, sprawdź wszystkie aplikacje zaprojektowane specjalnie do zarządzania twoim dniem i porządkowania. Nawet proces przechowywania różnych celów w różnych aplikacjach pomaga ćwiczyć podział na przedziały i pozwala komuś (lub w tym przypadku coś) pomóc.
Odciążanie zadań administracyjnych pomaga skupić się na większych celach. Delegaci odnoszą sukcesy, ponieważ mają dobrą widoczność i wiedzą, jak najlepiej przeznaczyć swój czas.
Jako dobry menedżer Twoim zadaniem jest wprowadzanie zmian i motywowanie ludzi na różne sposoby. Skuteczne wykonywanie tego zadania oferuje pracownikom nowe możliwości uczenia się i podejmowania większych wyzwań. Twój zespół będzie szczęśliwy z powodu dodatkowych możliwości rozwoju. Jednocześnie zyskasz więcej czasu na skupienie się na szerszym obrazie prowadzenia zespołu na wyższy poziom wydajności.
Więc nie, przekazanie uprawnień nie jest po prostu możliwością zwolnienia pracy na kogoś innego. Jest to okazja do zmaksymalizowania wydajności całej grupy lub systemu. Jest to umiejętność rozłożenia kluczowych zadań między zestawem rąk, wybierania i wybierania najbardziej odpowiednich miejsc.
