Więc wysłałeś e-mail. Oczekujesz szybkiej odpowiedzi. Potem zaczekaj. I czekaj. I zaczyna się czuć jak randka, w której ponownie zastanawiasz się nad ostatnimi interakcjami i zastanawiasz się, czy powiedziałeś czy zrobiłeś coś złego.
Niestety możesz mieć rację. Tracimy 10 punktów IQ z ciągłego wysyłania wiadomości e-mail, więc jesteśmy zobowiązani do popełnienia błędów, jeśli chodzi o ich wysyłanie. Oto kilka powodów, dla których możesz mieć do czynienia z ciszą radiową.
1. Twój adres e-mail był za długi
Badając statystyki dotyczące korzystania z poczty e-mail, znalazłem wiele badań i stwierdzeń: dziennie wysyłanych jest ponad 100 miliardów wiadomości e-mail, 28% przeciętnego tygodnia pracy spędza się na wiadomościach e-mail, 65% wszystkich wiadomości e-mail jest otwieranych najpierw na małym ekranie, średni czas czytania wiadomości e-mail to 15-20 sekund, ludzie sprawdzają pocztę 36 razy na godzinę.
Dwie kwestie są jasne: e-mail zabiera mnóstwo czasu, a nasze uwagi są bardzo krótkie.
Jeśli więc czas, w którym musimy patrzeć na e-maile, nie jest długi, sam e-mail nie powinien być taki. Jeśli spojrzysz wstecz na swój e-mail i zobaczysz pięć akapitów, w których możesz napisać pięć naprawdę jasnych zdań i pytań, nadszedł czas, aby wydobyć piłę łańcuchową. Nie możesz przekazać swojej wiadomości w kilku wierszach? Zamiast tego spróbuj zadzwonić do tego klienta lub zatrzymać się przy biurku współpracownika. Następnie wyślij wiadomość e-mail z podsumowaniem omówionej właśnie dyskusji.
2. Twoje zapytanie było niejasne
Przyznaję, że korzystałem z poczty elektronicznej jak ze strumienia wierszy o świadomości, pisząc wiele słów, aby wydobyć myśli z mojej głowy i jednocześnie je zrozumieć. Te e-maile były okropne! Kiedy je ponownie czytam, jasne jest, że tak wiele powiedziałem, aby ukryć fakt, że tak naprawdę nie wiedziałem, o co myślę lub o co prosiłem. Jeśli nie wiem, czego potrzebuję, jak mogę oczekiwać, że ktoś będzie wiedział, jak mi pomóc?
Jeśli masz tendencję do traktowania poczty e-mail jak swojego dziennika w szkole średniej, spróbuj zadać te pięć pytań z perspektywy odbiorcy, zanim klikniesz „wyślij”.
3. To nie ty, to oni
Niestety nawet najlepiej spreparowane wiadomości e-mail i uprzejme rozmowy telefoniczne są ignorowane. Nie bierz tego osobiście. Pamiętaj, że twoi odbiorcy są ludźmi - niedoskonali w terminach, żonglując równowagą między życiem zawodowym a prywatnym, potrzebując zadowolenia szefów i klientów, a może nawet planując odejść z pracy.
Jeśli czekasz na wiadomość od klienta, porozmawiaj z menedżerem konta lub sprawdź, co dzieje się w otaczającej branży (kryzys finansowy, ktoś?). Jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi od współpracownika na krytyczny przedmiot, a osobiście nie zadziałał czat, porozmawiaj o tym z kierownikiem. Dla wszystkich innych postępuj zgodnie ze wskazówkami Elliotta Bella, aby być grzecznym wytrwałym.
4. … a może to ty
Nie bierz tego jednak osobiście. Nie możesz zmusić kogoś do nawiązania z tobą kontaktu, a na pewno nie możesz zmusić kogoś takiego jak ty, jeśli twoje osobowości po prostu się nie zmieszają. Możesz jednak sprawdzić swoje zachowanie i rozwinąć cechy, dzięki którym ludzie będą cię szanować. Kiedy jesteś szanowany, widzisz, że masz potencjał przywódczy - a przywódcy rzadko są ignorowani.
