Istnieje wiele sposobów błędnej interpretacji lub niezrozumienia wiadomości e-mail. Aby zrekompensować ton głosu, którego nie da się pomylić z telefonem lub mową ciała, która mówi głośno osobiście, musisz ostrożnie, czasem taktownie, wybierać używane frazowanie.
Szczerze mówiąc, nie podoba mi się to, jak często wrzucam wykrzyknik, aby wskazać, że wszystko jest w porządku, dobrze, nigdy nie lepiej, ani wyrazić wdzięczności za spełnienie prośby - ale czasami nie ma innego sposobu, aby pokazać „ gra m. Czasami jednak nawet podekscytowana interpunkcja nie może uratować sytuacji, jeśli znaczenie twoich słów zawiera choćby podstawową wrogość.
Zanim rzucisz pośpieszny e-mail i ryzykujesz obrażeniem lub zirytowaniem odbiorcy, sprawdź te popularne, ale niepopularne linie i wybierz alternatywę.
1. „Przepraszam, że jestem ciężarem / przeszkadzam”
To taka pasywno-agresywna linia. W prawie 100% przypadków, gdy używana jest ta linia, dana osoba wcale nie przeprasza i nie uważa, że jest ciężarem lub przeszkadza. Zamiast tego, dziewięć razy na 10, używają tego wyrażenia, ponieważ chcą zwrócić na siebie uwagę (a może i sympatię lub litość) czytelnika. Zakładają, że takie podejście wywoła u odbiorcy współczującą odpowiedź.
Zamiast tego powiedz: „Dziękuję za cierpliwość wobec mnie”
Wskazuje to na odpowiedzialność za wszystko, co się dzieje, i jest o wiele bardziej prawdopodobne, że spotka się z hojną reakcją, a może nawet zapewnieniem, że to nie jest problem. A jeśli naprawdę potrzebujesz odpowiedzi JAK NAJSZYBCIEJ, jest to najlepszy sposób na szybkie uzyskanie odpowiedzi.
2. „Cokolwiek myślisz”
OK, załóżmy, że zostało to wypowiedziane po prośbie o dane wejściowe. Jeśli prośba była szczera, ale denerwujesz się, że jest coś tam iz powrotem (twój pomysł był w porządku, tak jak początkowo go przedstawiłeś, dziękuję bardzo), to pozwól mi jako pierwszy powiedzieć, że te trzy pozornie nieszkodliwe słowa wyrażają twoją irytację i frustrację w pikach.
Zamiast tego powiedz: „Jestem otwarty na twoje pomysły i cieszę się, że mogę zrobić więcej burzy mózgów”
To pokazuje, że masz aktywny interes w znalezieniu rozwiązania, które będzie przyjemne i odpowiednie. Naprawdę nigdy nie ma czasu, aby „cokolwiek myślisz” było czytane jako elastyczne i akceptujące stwierdzenie. Nie oznacza to, że chcesz być graczem zespołowym; brzmi to tak, jakbyś był zdenerwowany, że Twój pomysł nie został zaakceptowany bez pytania. Nie bądź taką samolubną osobą.
3. „Proszę doradzić”
To formalne i trochę wymagające, gdy się nad tym zastanowić. Co więcej, nie otwiera dyskusji; jest nachalny, co oznacza, że nie masz na to czasu i potrzebujesz tylko jasnych instrukcji na temat kolejnych kroków. Ale niestety nie wszystko się zmienia. Czasami w obie strony i miejsce na dyskusję jest konieczne dla uzyskania satysfakcjonującego wyniku końcowego.
Zamiast tego powiedz: „Daj mi znać, jeśli masz jakieś przemyślenia na temat dalszego postępowania”
Przeformułowanie odpowiedzi w ten sposób zachęca do zaangażowania i otwartego dialogu. Zasadniczo twierdzisz, że jesteś otwarty na opinie drugiej osoby w tej sprawie, ale możesz też samemu znaleźć sposób obejścia tego problemu, jeśli jest to preferowane.
4. „Mam nadzieję, że bardziej ci się spodoba”
Osoba, która to mówi, jest całkowicie zadowolona z tego, czym „to” jest - i była. Ale, niestety, spotkał się z mniej niż podekscytowaną opinią i dostosował się odpowiednio, aby osoba oceniająca to była szczęśliwa. Rzeczywistość jest jednak taka, że go to nie obchodzi, ponieważ prawdopodobnie nie widział potrzeby wprowadzania jakichkolwiek modyfikacji.
Zamiast tego powiedz: „Jestem zainteresowany twoją opinią na temat tej aktualizacji”
Otwartość na informacje zwrotne, nawet jeśli podejrzewasz, że mogą nie być w 100% pozytywne, jest kluczowym elementem poprawy i rozwoju. Wszyscy możemy od czasu do czasu dokonywać korekt w oparciu o konstruktywną krytykę. Nawet jeśli tak naprawdę nie jesteś super zainteresowany, załóż swoją najlepszą twarz w grze i skorzystaj z opinii.
Nikt z nas nie jest doskonały i nie zawsze dokładnie wie, co powiedzieć, ale czasami jest to prosta myśl, zanim się odezwiesz i zadając sobie pytanie, czy to, co masz zamiar powiedzieć, może być źle interpretowane. Chwilowe obrażanie kogoś, aby przejść przez własną listę rzeczy do zrobienia, nie przyniesie ci nic dobrego na dłuższą metę.
