Czy masz własną osobę PR? Chyba że jesteś celebrytą, odpowiedź brzmi prawdopodobnie nie. (A jeśli jesteś celebrytą, cześć!) Nie oznacza to jednak, że nie masz szans, jeśli chodzi o budowanie silnej reputacji - w biurze i przemyśle. Musisz sam się bronić. Nikt inny nie będzie naciskał na ciebie, abyś dostał tę pracę, podwyżkę, a nawet projekt, do którego prowadzenia masz kwalifikacje.
Teraz nie mówię o strzelaniu do prasy w twoim biurze list o wszystkich twoich ostatnich osiągnięciach. Mówię o podstawach PR lub, jak nazywamy je wtajemniczeni, cztery przykazania z Biblii PR. Przeczytaj je, zapamiętaj je i zacznij żyć według nich.
1. Poznaj swoich odbiorców
Niezależnie od tego, czy piszesz wiadomość e-mail, opracowujesz nowy program, czy przeglądasz recenzję, musisz zrozumieć, z kim rozmawiasz. Nazywa się to podejściem skoncentrowanym na odbiorcach. Według Business Communication Foundations „Skuteczny przekaz biznesowy koncentruje się na odbiorcach”. Być może mówisz o sobie, ale musisz komunikować się w sposób znaczący i pełen szacunku dla odbiorców.
Kluczowe pytania, które należy zadać przy poznawaniu odbiorców: jaka jest największa trudność lub przeszkoda mojej publiczności? Jaki problem najbardziej chcą rozwiązać? Jakie są ich marzenia lub aspiracje?
Walczysz o odpowiedzi? Świetnym sposobem na poznanie swoich odbiorców jest także postawienie listy pytań i zaangażowanie ich. To tak proste, jak pytanie: „Czego teraz najbardziej potrzebujesz ode mnie w mojej obecnej roli?”
2. Buduj relacje
Relacje twarzą w twarz wciąż zawsze zapewniają najlepsze wyniki - dla PR-ów i prawie każdego innego profesjonalisty. E-mail, SMS, połączenia telefoniczne i połączenia konferencyjne mają swoje miejsce. Według raportu przygotowanego przez The Harvard Business Review spotkania osobiste są niezbędne. Kierownictwo wymienia je jako konieczną inwestycję, mówiąc, że bezpośrednia komunikacja to „duży wpływ”.
Zaplanowanie tych przysiadów może być tak proste, jak zaproszenie na spotkanie w porze lunchu, zamiast połączenia konferencyjnego. Lub przejdź do zespołu projektantów graficznych, aby wyjaśnić swoją wizję, zamiast pisać ją w e-mailu. Im więcej możesz wyjaśnić, że jesteś żywym, oddychającym człowiekiem (a nie adresem e-mail, który istnieje tylko po to, by wysyłać prośby), tym więcej osób będzie o tobie myśleć w miarę pojawiania się okazji.
3. Bądź proaktywny w sytuacji kryzysowej
Trzy zasady komunikacji w sytuacjach kryzysowych: „bądź szybki”, „bądź pomocny” i „bądź otwarty”. Kryzys w codziennym dniu pracy może być czymś tak powszechnym, jak wysyłanie wiadomości e-mail do niewłaściwej osoby, lub poważnym finansowo przeliczenie się. Chociaż nie zawsze można rozwiązać problem, przestrzegając tych trzech zasad, często można złagodzić następstwa.
Reakcja na błędne podejście jest prawie zawsze najlepszym sposobem na uniknięcie dalszego niepowodzenia. Im szybciej powiesz ludziom, co się stało, tym szybciej będą mogli zacząć działać. Firmy powinny opracować plan komunikacji kryzysowej, aby wszyscy byli na tej samej stronie w razie katastrofy. Chociaż, miejmy nadzieję, nie stworzysz żadnych katastrof na własną rękę, dobrze jest mieć swój własny plan, aby w razie najgorszego mógł przejść kroki bez zamarzania. To tak proste, jak wiedza, z kim należy się skontaktować w pierwszej kolejności w przypadku konkretnych problemów.
Jak możesz być pomocny, gdy stworzyłeś problem dla innych ludzi? Zrób wszystko, co w jego mocy, aby złagodzić szkody - niezależnie od tego, czy chodzi o pomoc w zapytaniach do działu obsługi klienta, czy o uniknięcie przeszkadzania zespołowi IT podczas próby ratowania twojego komputera.
Wreszcie bądź otwarty. Zdecyduj, jak poradzisz sobie z sytuacją. (I zawsze należy się tym zająć - nawet jeśli naprawiono je, zanim ktokolwiek to zauważył). Zgodnie z najlepszymi praktykami Instytutu Komunikacji Społecznej w zakresie komunikacji kryzysowej wyrażenie „brak komentarza” powoduje, że organizacja - lub ty, w tym przypadku - wyglądać na winnego, a przynajmniej mieć coś do ukrycia.
Porozmawiaj więc z szefem lub zespołem, aby porozmawiać o tym, co się dzieje. Wyjaśnij, co zostało zrobione, aby naprawić sytuację, i co zostanie zrobione w przyszłości, aby temu zapobiec. Spokojnie odpowiadaj na wszelkie pytania. I w razie potrzeby dostarczaj informacje uzupełniające. Pamiętaj: „Wrócę do ciebie”, to realna odpowiedź.
4. Kontynuuj, pozostań w kontakcie
Specjalista od PR powie ci, że jeśli nie podążałeś za nimi, nie rzuciłeś. Kontynuacja jest integralnym elementem budowania relacji i przekazywania wiadomości. Chociaż Twoje działania następcze będą inne - niekoniecznie próbujesz uzyskać artykuł lub wywiad z rzecznikiem - nadal możesz zastosować taktykę, aby zwiększyć swój profil.
Jednym z kluczowych aspektów działań następczych jest konsekwencja. Badania dotyczące kontroli sprzedaży opracowane przez LinkedIn wskazują, że przeciętna osoba podejmuje dwie próby dotarcia do potencjalnego klienta, ale 80% sprzedaży odbywa się od piątego do dwunastego kontaktu.
Konsekwentne działania następcze nie tylko zapewniają, że Twoja wiadomość dotrze, ale także to, że jesteś osobą uczciwą, która pozostaje wierna Twojemu słowu. Jak wyjaśnia Joel Peterson, prezes JetBlue, im mniejsza jest Twoja „różnica w wykonywaniu zadań” - różnica między tym, co mówisz, że zamierzasz zrobić, a tym, co faktycznie robisz - tym większe zaufanie wzbudzasz w otaczających Cię ludziach.
Nie wiesz, jak kontynuować bez denerwowania? Postępuj zgodnie ze wskazówkami Elliotta Bella, aby być przyjemnie wytrwałym.
A więc, proszę bardzo, cztery przykazania PR, które mogą pomóc zbudować własną markę i przyspieszyć pracę. Które z tych przykazań PR dotyczy teraz twojego życia w pracy? Które dasz jazdę próbną? Tweetuj do mnie @AmandaBerlin.
