E-mail. Nie mogę z tym żyć. Bez tego nie da się wykonać swojej pracy. Czy mam rację?
W ubiegłym roku wysłaliśmy ponad 2, 5 miliarda e-maili. A oto złe wieści. Mimo sporej liczby wstrętów oczekuje się, że liczba ta wzrośnie. Głośność jest problemem, podobnie jak czas, który na nią spędzasz. W rzeczywistości raporty mówią, że sprawdzasz to około 36 razy na godzinę. 36 razy. Za godzinę.
Gdy zaczniesz zagłębiać się w zawartość skrzynki odbiorczej, powrót do innej pracy zajmuje około 16 minut. Aha, a jeśli potrzebujesz dokumentu ukrytego gdzieś w e-mailu, znalezienie go zajmuje około dwóch minut. Wykonaj matematykę: szybko dodaje się to do plagi produktywności.
Potrzebujesz tego do swojej pracy. Nie możesz po prostu rzucić go jak zły nawyk. W rzeczywistości jest to bez wątpienia coś, na czym w dużej mierze polegasz, aby uzyskać informacje, zgodę lub odpowiedzi od kolegów, abyś mógł rozpocząć pracę.
Ale jeśli nie masz jasności co do tego, czego chcesz od innych, wysyłając e-mail lub jeśli nie zadajesz dobrych pytań, pamiętaj, że 36 razy na godzinę? Tak, patrz, jak szacunki znacznie wzrosły. Wątpię, żeby to brzmiało zachęcająco. Oto cztery wskazówki, których możesz użyć, aby zminimalizować i przyspieszyć swoje wymiany i komunikować się lepiej niż kiedykolwiek.
1. Wyjaśnij swoje pytanie
Czy kiedykolwiek rzuciłeś pomysł koledze i skończyłeś na: „Myśli?” Jeśli Twoim celem jest uzyskanie wkładu od kogoś w naglącym terminie, kierunku projektu lub zaleceniu dotyczącym opcji, musisz dać mu coś więcej specyficzne do pracy. W końcu nie chce spędzać więcej czasu na dekodowaniu wiadomości niż na czytaniu jego odpowiedzi.
Jeśli właśnie przesłałeś plan, który wymaga na przykład działania, zamiast kończyć się nieokreślonym i niejasnym pytaniem, „Myśli?”, Zadaj konkretne pytanie, na przykład: „Co trzeba zrobić, aby realistycznie wdrożyć ten plan w przyszłym tygodniu ? Daj mi znać, jeśli mogę coś zrobić, aby jak najszybciej to zrobić. ”Twój kolega będzie w stanie szybko i bezpośrednio odpowiedzieć, a otrzymasz odpowiedź o znacznie wyższej jakości.
2. Przejdź do Chase
Sarah, członek projektu typu A, z którym często pracujesz, chce wszystkiego na wiele tygodni przed czasem. Znowu to ma. Otrzymasz wiadomość e-mail na temat produktu w absurdalnie krótkim terminie. Jesteś sfrustrowany i kusi cię, by odpowiedzieć „Czy możesz dać mi więcej czasu na ten projekt?” Z nadzieją na renegocjację terminu. Jeśli to zrobisz, potrzeba jeszcze pół tuzina odpowiedzi, aby rozwiązać samą linię czasu.
Zamiast tego powiedz swojemu współpracownikowi, co masz do zrobienia, i zostaw to przy tym. „Cześć Sarah, mam teraz w kolejce trzy inne projekty z priorytetami. Zrobię to do końca dnia w następny czwartek. Jeśli uda mi się to zrobić wcześniej, dam ci znać. Dzięki za cierpliwość. Bum. Gotowe.
3. Przestań zbierać pytania
Niektóre wiadomości generują niepotrzebną pocztę, ponieważ nieświadomie zapraszasz odpowiedzi. Aby tego uniknąć, przestań kończyć słowami: „Czy to ma dla ciebie sens?” Zamiast tego powiedz „Daj mi znać, jeśli masz pytania”. Jeśli odbiorca ma pytanie, da ci znać; w przeciwnym razie będzie wiedział, że żadna odpowiedź nie jest konieczna.
Możesz także zamknąć się słowami: „Daj mi znać, jeśli nie będziemy się do tego zgodzić” lub „Daj mi znać, jeśli chcesz o tym dalej rozmawiać”. Ten zwięzły język wyjaśnia, że rozmowa jest zamknięta, chyba że istnieje problem na końcu odbiornika.
4. Nie zaniedbuj tytułu
Tematem wiadomości jest złoto wydajności. Skorzystaj z tej nieruchomości, aby dać czytelnikowi informacje o tym, ile uwagi trzeba poświęcić i kiedy. Kieruj nadwyżką e-maili na przełęczy.
Użyj swojego tytułu, aby wskazać pilność, przedmiot dostawy i oś czasu. Na przykład tytuł mógłby brzmieć „Akcja wymagana do południa w piątek | Projekt Acme planowany jest w przyszłym tygodniu. ”
Teraz twój czytelnik wie, że będzie to wymagało uwagi. Ma świadomość, że jest termin na udzielenie odpowiedzi i praca, na której musi się skoncentrować w celu ukończenia w przyszłym tygodniu. Ta pojedyncza, konkretna wypowiedź zapobiega tonie w przód iw tył.
Biorąc pod uwagę, ile czasu i uwagi wymaga e-mail, zarówno jako nadawca, jak i odbiorca, możesz zobaczyć, jak kilka prostych technik pomoże ci wysyłać wiadomości, które generują mniej odpowiedzi w zamian, i poprawi ogólną komunikację między tobą a współpracownikami lub klientami . Czy to nie byłoby fajne? Gdy sprawisz, że komunikacja stanie się super wydajna, nie tylko poczujesz większą kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą, ale również Twoi koledzy docenią, jak skutecznie pomagasz im.
Pamiętaj jednak, że czasami najlepszym rozwiązaniem jest po prostu przejście do trybu offline. Jako ogólną zasadę, jeśli nie możesz rozwiązać problemu w trzech wymianach wiadomości e-mail lub występuje nieporozumienie z powodu szalonego długiego wątku, zaproponuj rozmowę na żywo, aby szybko rozwiązać problem.
