Funkcja podsumowa Excel działa poprzez wstawienie funkcji SUBTOTAL do bazy danych lub listy powiązanych danych. Korzystanie z funkcji Subtotal pozwala szybko i łatwo wyszukiwać i wyodrębniać określone informacje z dużej tabeli danych.
Mimo że nazywa się to "funkcją sumy częściowej", nie ogranicza się do znalezienia sumy lub sumy dla wybranych wierszy danych. Oprócz całości można również znaleźć największe wartości dla każdej podsekcji bazy danych.
Ten samouczek krok po kroku zawiera przykład, jak znaleźć najwyższą sumę sprzedaży dla każdego regionu sprzedaży.
Kroki w tym samouczku to:
- Wprowadź dane samouczka.
- Sortowanie próbki danych.
- Znalezienie największej wartości.
Wprowadź dane podsumowania samouczka
Pierwszym krokiem do użycia funkcji Subtotal w Excelu jest wprowadzenie danych do arkusza roboczego.
Należy przy tym pamiętać o następujących kwestiach:
- Ważne jest prawidłowe wprowadzanie danych. Błędy, spowodowane nieprawidłowym wprowadzeniem danych, są źródłem wielu problemów związanych z zarządzaniem danymi.
- Nie zostawiaj pustych wierszy lub kolumn podczas wprowadzania danych. To zawiera nie pozostawiając pusty wiersz między nagłówkami kolumn i pierwszym wierszem danych.
Do tego samouczka
Wprowadź dane do komórek od A1 do D12, jak widać na powyższym obrazku. Dla tych, którzy nie mają ochoty na pisanie, dane, instrukcje do skopiowania do Excela, są dostępne pod tym linkiem.
Sortowanie danych
Zanim można zastosować podsumy, twoje dane muszą być pogrupowane według kolumny danych, z których chcesz wyodrębnić informacje.
To grupowanie odbywa się za pomocą funkcji sortowania Excela.
W tym samouczku chcemy znaleźć największą liczbę zamówień na region sprzedaży, więc dane muszą być posortowane według Region nagłówek kolumny.
Sortowanie danych według regionu sprzedaży
- Przeciągnij zaznaczone komórki A2 do D12 aby je podświetlić. Być pewnym nie aby podać tytuł w pierwszym rzędzie w twoim wyborze.
- Kliknij na Dane zakładka wstążki.
- Kliknij na Sortować przycisk umieszczony na środku wstążki danych, aby otworzyć okno dialogowe Sortuj.
- Wybierać Sortuj według regionu z rozwijanej listy pod Kolumna nagłówek w oknie dialogowym.
- Upewnić się, że Moje dane mają nagłówki jest zaznaczone w prawym górnym rogu okna dialogowego.
- Kliknij dobrze.
- Dane w komórkach od A3 do D12 powinny być teraz posortowane alfabetycznie według drugiej kolumny Region. Dane dla trzech przedstawicieli handlowych z regionu wschodniego powinny być wymienione jako pierwsze, następnie na północ, na południe i na końcu na region zachodni.
Znajdowanie największej wartości przy użyciu sum częściowych
W tym kroku użyjemy funkcji Subtotal, aby znaleźć najwyższą kwotę sprzedaży na region. Aby znaleźć najwyższą lub największą wartość, funkcja Subtotal używa funkcji MAX.
W przypadku tego samouczka:
- Przeciągnij zaznacz dane w komórkach A2 do D12 aby je podświetlić.
- Kliknij na Dane zakładka wstążki.
- Kliknij na Suma częściowa , aby otworzyć okno dialogowe sumy częściowej.
- Pierwsza opcja w oknie dialogowym Przy każdej zmianie w: Wybierz Region z rozwijanej listy.
- Dla drugiej opcji w oknie dialogowym Użyj funkcji: Wybierz MAX z rozwijanej listy.
- Dla trzeciej opcji w oknie dialogowym Dodaj podsumy do: odhaczyć Całkowita sprzedaż tylko z listy opcji wyświetlanych w oknie.
- W przypadku trzech pól wyboru u dołu okna dialogowego sprawdź:Zastąp bieżące sumy częściowePodsumowanie poniżej danych
- Kliknij dobrze.
- Tabela danych powinna teraz zawierać najwyższą sumę sprzedaży dla każdego regionu (wiersze 6, 9, 12 i 16), jak również Grand Max (najwyższa suma sprzedaży dla wszystkich regionów) w wierszu 17. Powinien odpowiadać obrazowi u góry tego samouczka.
