W tym samouczku omówiono podstawowe sposoby wprowadzania zakazu wprowadzania danych do programów arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Excel, Arkusze kalkulacyjne Google i Open Office Calc.
Prawidłowe wprowadzanie danych za pierwszym razem może później uniknąć problemów i ułatwić korzystanie z wielu narzędzi i funkcji programu Excel, takich jak formuły i wykresy.
Omówienie wpisu danych Excel
Najważniejsze powody, których należy zawsze pamiętać podczas korzystania z programu Excel to:
- Robić zaplanuj swój arkusz kalkulacyjny.
- Nie rób tego pozostaw puste wiersze lub kolumny podczas wprowadzania powiązanych danych.
- Robić oszczędzaj często i oszczędzaj w dwóch miejscach.
- Nie rób tego używać liczb jako nagłówków kolumn i nie uwzględniaj jednostek z danymi.
- Robić użyj odwołań do komórek i nazwanych zakresów w formułach.
- Nie rób tego zostaw komórki z odblokowanymi formułami.
- Robić sortuj swoje dane.
Czy Zaplanuj swój arkusz kalkulacyjny
Jeśli chodzi o wprowadzanie danych do Excela, dobrze jest zrobić trochę planowania przed rozpoczęciem pisania.
Wiedząc, do czego będzie użyty arkusz, dane, które będą zawierały i co się z nimi stanie, mogą znacznie wpłynąć na ostateczny układ arkusza roboczego.
Planowanie przed wpisaniem może zaoszczędzić czas później, jeśli arkusz kalkulacyjny musi zostać zreorganizowany, aby był bardziej wydajny i łatwiejszy w obsłudze.
Należy wziąć pod uwagę
- Jaki jest cel arkusza kalkulacyjnego?
- Ile danych będzie przechowywanych w arkuszu kalkulacyjnym?
- Czy potrzebne są wykresy?
- Czy arkusz kalkulacyjny zostanie wydrukowany?
Jaki jest cel arkusza kalkulacyjnego?
- Cel arkusza kalkulacyjnego pomoże określić lokalizację danych, ponieważ najważniejsze informacje muszą być widoczne i łatwo dostępne.
- Jakie obliczenia są wymagane? Obliczenia wpływają na to, jakie formuły i funkcje są potrzebne i gdzie będą się znajdować.
Ile danych będzie przechowywanych w arkuszu kalkulacyjnym?
Ilość danych, które arkusz kalkulacyjny będzie początkowo przechowywać i ile zostanie dodane później, wpłynie na liczbę użytych arkuszy.
- Nie należy zbytnio przesyłać danych, ponieważ może to spowodować, że konkretne informacje będą trudne do znalezienia, a obliczenia obejmujące wiele arkuszy lub skoroszytów mogą zacząć wpływać na wydajność programu Excel.
- W przypadku dużych arkuszy roboczych czasami przydatne jest wyświetlanie ważnych sum kolumn nad nagłówkami kolumn, zamiast zmuszać użytkowników do przewijania w dół arkusza roboczego w celu wyświetlenia informacji.
Czy potrzebne są wykresy?
Jeśli całość lub część danych ma zostać wyświetlona na wykresie lub wykresach, może to wpłynąć na układ informacji.
- W zależności od rodzaju wykresu dane mogą wymagać grupowania w inny sposób - na przykład w przypadku obszaru podsumowania wykresów kołowych.
- W przypadku dużych arkuszy kalkulacyjnych wykresy można przenosić na oddzielne strony, aby ułatwić gromadzenie danych.
Czy arkusz kalkulacyjny zostanie wydrukowany?
Sposób uporządkowania danych może zostać zmieniony, jeśli wszystkie lub niektóre dane zostaną wydrukowane, w zależności od tego, czy wybrano układ pionowy lub poziomy oraz liczbę wymaganych arkuszy.
- Jeśli ma być używany widok pionowy na zwykłym papierze o rozmiarze Letter (8 1/2 X 11), należy rozważyć umieszczenie większości danych w wierszach pod kilkoma kolumnami, aby wszystkie nagłówki były widoczne na jednym arkuszu.
- Jeśli potrzebujesz wielu arkuszy, pomyśl o drukowaniu nagłówków kolumn u góry każdej strony, aby ułatwić odczytanie danych.
- Jeśli trzeba wydrukować wiele kolumn danych, układ krajobrazu może zachować wszystkie nagłówki na jednej stronie. Ponownie, jeśli potrzebnych jest kilka arkuszy, wydrukuj nagłówki kolumn u góry każdej strony.
- Jeśli wykresy mają zostać wydrukowane, przeniesienie ich do oddzielnego arkusza może uprościć zadanie.
Nie pozostawiaj pustych wierszy lub kolumn w powiązanych danych
Pozostawienie pustych wierszy lub kolumn w tabelach danych lub pokrewnych zakresach danych może utrudnić prawidłowe korzystanie z wielu funkcji programu Excel, takich jak wykresy, tabele przestawne i niektóre funkcje.
Nawet puste komórki w wierszu lub kolumnie zawierającej dane mogą powodować problemy, jak pokazano na powyższym obrazku.
Brak pustych miejsc ułatwi również programowi Excel wykrywanie i wybieranie wszystkich powiązanych danych w zakresie, jeśli używane są funkcje takie jak sortowanie, filtrowanie lub AutoSum.
Zamiast pozostawić puste wiersze lub kolumny, użyj obramowań lub nagłówków i etykiet w formacie, używając pogrubienia lub podkreślenia, aby rozbić dane i ułatwić czytanie.
W miarę możliwości wprowadź dane w kolumnach.
- Podczas układania arkusza kalkulacyjnego umieść opisowy nagłówek u góry pierwszej kolumny tabeli z danymi poniżej.
- Jeśli istnieje więcej niż jedna seria danych, wyświetl je po kolei w kolumnach (od lewej do prawej) z tytułem dla każdej serii danych u góry.
Zachowaj niepowiązane dane oddzielnie
Równoczesne przechowywanie powiązanych danych jest ważne, ale jednocześnie może być przydatne oddzielenie niepowiązanych zakresów danych.
Pozostawienie pustych kolumn lub wierszy między różnymi zakresami danych lub innych danych w arkuszu roboczym ponownie ułatwi programowi Excel prawidłowe wykrywanie i wybieranie powiązanych zakresów lub tabel danych.
Często rób oszczędność
Znaczenie oszczędzania pracy często nie może być zawyżone - lub podawane zbyt często.
Oczywiście, jeśli używasz arkusza kalkulacyjnego opartego na sieci WWW, takiego jak Arkusze kalkulacyjne Google lub Excel Online wtedy zapisywanie nie jest problemem, ponieważ żaden program nie ma opcji zapisu, ale działa z funkcją autozapisu.
Jednak w przypadku programów komputerowych po dwóch lub trzech zmianach dotyczących dodawania danych, dokonywania zmian formatowania lub wprowadzania formuły należy zapisać arkusz roboczy.
Jeśli to wydaje się zbyt duże, oszczędzaj przynajmniej co dwie lub trzy minuty.
Mimo że stabilność komputerów i oprogramowania komputerowego uległa drastycznej poprawie w ciągu ostatnich kilku lat, oprogramowanie nadal się zawiesza, nadal występują awarie zasilania, a inne osoby czasami potykają się o przewód zasilający i wyciągają go z gniazdka ściennego.
A kiedy to się dzieje, utrata dowolnej ilości danych - dużych lub małych - zwiększa tylko obciążenie pracą, gdy próbujesz zrekonstruować to, co już zrobiłeś.
Excel ma AutoSave funkcja, która zwykle działa bardzo dobrze, ale nie należy na niej polegać. Nabierz nawyku zabezpieczania własnych danych przy częstych zapisach.
Skrót do zapisania
Zapisywanie nie musi być uciążliwym zadaniem polegającym na przesuwaniu myszy na wstążkę i klikaniu ikon, należy zapisać zwyczaj używania kombinacji skrótów klawiaturowych:
Ctrl + S
Zachowaj w dwóch miejscach
Innym aspektem oszczędzania, którego nie można zawyżać, jest znaczenie zapisywania danych w dwóch różnych lokalizacjach.
Druga lokalizacja jest oczywiście kopią zapasową i wiele razy mówiono " Kopie zapasowe są jak ubezpieczenie: masz je i prawdopodobnie nie będziesz tego potrzebować, nie masz ich i prawdopodobnie będziesz '.
Najlepsza kopia zapasowa to taka, która znajduje się w innej fizycznej lokalizacji niż oryginał. Po tym wszystkim, jaki jest sens posiadania dwóch kopii pliku, jeśli:
- Czy na tym samym dysku twardym, który się nie udaje?
- Czy jesteś na tym samym komputerze, który zostanie skradziony?
- Czy w tym samym budynku, który płonie na ziemię?
Kopie zapasowe oparte na sieci Web
Ponownie, tworzenie kopii zapasowej nie musi być uciążliwe ani czasochłonne.
Jeśli bezpieczeństwo nie jest problemem - jeśli, powiedzmy, arkusz roboczy jest listą twoich DVD - wysyłanie e-mailem kopii za pomocą poczty internetowej, aby kopia pozostała na serwerze, prawdopodobnie jest wystarczająca.
Jeśli problemem jest bezpieczeństwo, pamięcią masową jest nadal opcja - choć firma specjalizuje się w tego typu usługach i pobiera za to opłatę.
W przypadku arkuszy kalkulacyjnych online prawdopodobnie właściciele programu tworzą kopie zapasowe swoich serwerów - w tym wszystkie dane użytkowników. Ale aby być bezpiecznym, pobierz kopię pliku na swój komputer.
Nie używaj liczb jako nagłówków kolumn i nie dołączaj jednostek do danych
Używaj nagłówków u góry kolumn i na początku wierszy, aby zidentyfikować dane, ponieważ znacznie upraszczają operacje, takie jak sortowanie, ale nie używaj takich liczb jak - 2012, 2013 i tak dalej - do zrobienia to.
Jak pokazano na powyższym obrazku, nagłówki kolumn i wierszy, które są tylko liczbami, mogą zostać nieumyślnie włączone do obliczeń. Jeśli Twoje formuły zawierają funkcje takie jak:
- AutoSum
- AutoMax
- AutoAverage
automatycznie wybiera zakres danych dla argumentu funkcji.
Zazwyczaj takie funkcje najpierw sprawdzają kolumny liczb powyżej, gdzie się znajdują, a następnie w lewo dla rzędu liczb, a wszystkie nagłówki, które są tylko liczbami, będą zawarte w wybranym zakresie.
Liczby używane jako nagłówki wierszy można również pomylić z innymi seriami danych, jeśli są wybrane jako część zakresu dla wykresu, a nie jako etykiety osi.
Formatuj liczby w komórkach nagłówka jako tekst lub twórz etykiety tekstowe, poprzedzając każdą liczbę apostrofem (") - na przykład" 2012 i "2013. Apostrof nie pojawia się w komórce, ale zmienia liczbę na dane tekstowe.
Przechowuj jednostki w nagłówkach
Nie wprowadzaj waluty, temperatury, odległości ani innych jednostek do każdej komórki z danymi liczbowymi.
Jeśli tak, istnieje duża szansa, że Excel lub Arkusze Google będą wyświetlać wszystkie Twoje dane jako tekst.
Zamiast tego umieść jednostki w nagłówkach u góry kolumny, które, jak to się dzieje, zapewnią, że te nagłówki będą co najmniej tekstowe i nie spowodują problemu omówionego powyżej.
Tekst na lewo, cyfry po prawej
Szybkim sposobem sprawdzenia, czy masz dane tekstowe lub liczbowe, jest sprawdzenie wyrównania danych w komórce. Domyślnie dane tekstowe są wyrównane w lewo w programie Excel, a Arkusze kalkulacyjne Google i dane liczbowe są wyrównane w prawo w komórce.
Chociaż to domyślne wyrównanie można łatwo zmienić, formatowanie nie jest zwykle stosowane, dopóki wszystkie dane i formuły nie zostaną wprowadzone, więc domyślne wyrównanie może dać wskazówkę wcześnie, że coś jest nie tak w arkuszu.
Symbole procentowe i walutowe
Najlepszą praktyką wprowadzania wszystkich danych do arkusza roboczego jest wpisanie tylko numeru prostego, a następnie sformatowanie komórki w celu poprawnego wyświetlenia numeru - w tym wartości procentowe i kwoty walut.
Arkusze kalkulacyjne Excel i Google akceptują jednak symbole procentowe wpisane w komórkę wraz z liczbą i jednocześnie rozpoznają wspólne symbole walutowe, takie jak znak dolara ($) lub symbol funta brytyjskiego (£), jeśli są wpisane w komórka wraz z danymi liczbowymi, ale inne symbole walutowe, takie jak Rand południowoafrykański (R), będą prawdopodobnie interpretowane jako tekst.
Aby uniknąć potencjalnych problemów, postępuj zgodnie z wyżej wymienioną najlepszą praktyką i wpisz kwotę, a następnie sformatuj komórkę dla waluty zamiast wpisywać symbol waluty.
Używaj odwołań komórek i nazwanych zakresów w formułach
Zarówno odwołania do komórek, jak i nazwane zakresy mogą i powinny być stosowane w formułach, aby przyspieszyć i ułatwić zachowanie formuł, a także całego arkusza roboczego, bez błędów i aktualności.
- Odwołania do komórek są kombinacją litery kolumny i numeru komórki - na przykład A1, B23 i W987 - i służą do identyfikacji położenia danych w arkuszu.
- Nazwany zakres lub zdefiniowana nazwa jest podobny do odwołania do komórki, ponieważ służy do identyfikacji komórki lub zakresu komórek w arkuszu.
Odwoływanie się do danych w formułach
Formuły są używane w Excelu do wykonywania obliczeń - takich jak dodawanie lub odejmowanie.
Jeśli rzeczywiste liczby są zawarte w formułach, takich jak:
= 5 + 3
Za każdym razem, gdy zmiany danych mówią do 7 i 6, formuła musi zostać zmieniona, a liczby zmienione, aby formuła stała się:
= 7 + 6
Jeśli zamiast tego dane są wprowadzane do komórek w arkuszu roboczym, odwołania do komórek lub nazwy zakresów mogą być używane w formule, a nie w liczbach.
Jeśli liczba 5 zostanie wprowadzona do komórki A1 i 3 do komórki A2, formuła staje się:
= A1 + A2
Aby zaktualizować dane, zmień zawartość komórek A1 i A2, ale formuła pozostaje taka sama, ponieważ program Excel automatycznie aktualizuje wyniki formuły.
Oszczędności czasu i nakładu pracy zwiększają się, jeśli arkusz zawiera bardziej skomplikowane formuły i jeśli wiele formuł odwołuje się do tych samych danych, ponieważ dane muszą być zmienione tylko w jednym miejscu, a wszystkie formuły, które je odsyłają, zostaną zaktualizowane.
Korzystanie z odwołań do komórek lub nazwanych zakresów również zwiększa bezpieczeństwo arkusza roboczego, ponieważ pozwala chronić formuły przed przypadkowymi zmianami, pozostawiając komórki danych, które zmieniają się dostępne.
Wskazywanie na dane
Inną funkcją arkuszy Excel i Google Spreadsheets jest to, że umożliwiają one wprowadzanie odwołań do komórek lub nazw zakresów do formuł za pomocą wskazania, które polega na kliknięciu komórki w celu wprowadzenia odniesienia do formuły.
Wskazywanie zmniejsza możliwość wystąpienia błędów spowodowanych przez wpisanie nieprawidłowego odwołania do komórki lub błędną pisownię nazwy zakresu.
Użyj nazwanych zakresów, aby wybrać dane
Nadanie obszarowi powiązanych danych nazwa może znacznie ułatwić wybór danych podczas przeprowadzania sortowania lub operacji filtrowania.
Jeśli zmieni się rozmiar obszaru danych, zakres nazwy można łatwo edytować za pomocą menedżera nazw.
Nie pozostawiaj komórek zawierających formuły niezabezpieczone
Po spędzeniu tak dużej ilości czasu na poprawieniu formuł i poprawnym użyciu odniesień do komórek, wiele osób popełnia błąd polegający na pozostawieniu formuł podatnych na przypadkowe lub nieumyślne zmiany.
Umieszczając dane w komórkach w arkuszu, a następnie odwołując się do tych danych w formułach, można zablokować komórki zawierające formuły i, jeśli to konieczne, zabezpieczyć hasłem, aby zapewnić im bezpieczeństwo.
Jednocześnie komórki zawierające dane można pozostawić odblokowane, aby zmiany można było łatwo wprowadzić w celu aktualizacji arkusza kalkulacyjnego.
Ochrona arkusza roboczego lub skoroszytu jest procesem dwuetapowym:
- Upewnij się, że prawidłowe komórki są zablokowane.
- Zastosuj opcję zabezpieczenia arkusza i, jeśli chcesz, dodaj hasło.
Czy sortuj swoje dane
Dokonuj sortowania danych po zakończeniu wprowadzania danych.
Praca z niewielkimi ilościami niesortowanych danych w Excelu lub Arkuszach Google nie jest zwykle problemem, ale wraz z rosnącą liczbą danych, tak samo trudno jest skutecznie z nimi pracować.
Posortowane dane są łatwiejsze do zrozumienia i analizy, a niektóre funkcje i narzędzia, takie jak WYSZUKAJ.PIONOWO i SUBTOTAL, wymagają posortowanych danych w celu zwrócenia poprawnych wyników.
Ponadto sortowanie danych na różne sposoby może ułatwić dostrzeżenie tendencji, które nie są oczywiste na początku.
Wybieranie danych do posortowania
Zanim dane będą mogły być posortowane, Excel musi znać dokładny zakres, który ma być posortowany, i zazwyczaj Excel jest dość dobry w wybieraniu obszarów powiązanych danych, o ile wprowadzono:
- W obszarze pokrewnych danych nie pozostały puste wiersze lub kolumny;
- Między obszarami powiązanych danych pozostawiono puste wiersze i kolumny.
Excel nawet dość dokładnie określi, czy obszar danych ma nazwy pól i wyklucza ten wiersz z rekordów, które mają zostać posortowane.
Jednak zezwolenie programowi Excel na wybór zakresu do sortowania może być ryzykowne, szczególnie w przypadku dużych ilości danych, które są trudne do sprawdzenia.
Używanie nazw do wybierania danych
Aby upewnić się, że wybrano prawidłowe dane, podświetl zakres przed rozpoczęciem sortowania.
Jeśli ten sam zakres ma być wielokrotnie sortowany, najlepszym sposobem jest nadanie mu nazwy.
Jeśli określona jest nazwa dla zakresu, który ma być posortowana, wpisz nazwę w polu Nazwa lub wybierz ją z powiązanej rozwijanej listy, a Excel automatycznie podświetli poprawny zakres danych w arkuszu.
Ukryte wiersze i kolumny oraz sortowanie
Ukryte wiersze i kolumny danych nie są przenoszone podczas sortowania, więc muszą zostać odkryte przed rozpoczęciem sortowania.
Na przykład, jeśli wiersz 7 jest ukryty i jest częścią zakresu sortowanych danych, pozostanie jako wiersz 7, a nie zostanie przeniesiony do właściwej lokalizacji w wyniku sortowania.
To samo dotyczy kolumn danych. Sortowanie według wierszy obejmuje zmianę kolejności kolumn danych, ale jeśli kolumna B jest ukryta przed sortowaniem, pozostanie ona jako Kolumna B i nie zostanie zmieniona z innymi kolumnami w posortowanym zakresie.
Wszystkie liczby powinny być przechowywane jako liczby
Sprawdź, czy wszystkie liczby są zapisane jako liczby. Jeśli wyniki nie są zgodne z oczekiwaniami, kolumna może zawierać liczby zapisane jako tekst, a nie cyfry. Na przykład liczby ujemne importowane z niektórych systemów rachunkowości lub liczby wprowadzane z wyprzedzeniem ' (apostrof) są przechowywane jako tekst.
Gdy szybko sortujesz dane za pomocą A-Z lub Z-A przycisk, coś może pójść okropnie źle. Jeśli w danych znajduje się pusty wiersz lub puste kolumny, część danych może zostać posortowana, a inne dane są ignorowane. Wyobraź sobie bałagan, który masz, jeśli nazwiska i numer telefonu nie pasują, lub jeśli zamówienia trafiają do niewłaściwych klientów!
Najprostszym sposobem zapewnienia prawidłowego wyboru zakresu danych przed sortowaniem jest nadanie mu nazwy.
Drugie założenie wpływa dokładnie na to, co sortuje Excel. Jeśli wybrano jedną komórkę, Excel rozszerza zaznaczenie, aby wybrać zakres (podobnie jak naciśnięcie Ctrl + Shift + 8) ograniczone przez jedną lub więcej pustych kolumn i wierszy. Następnie analizuje pierwszy wiersz w wybranym zakresie, aby określić, czy zawiera on informacje w nagłówku, czy nie.
W tym przypadku sortowanie za pomocą narzędzi paska narzędzi może być trudne. Twój nagłówek (zakładając, że go masz) musi spełniać pewne dość surowe wytyczne, aby program Excel mógł go rozpoznać jako nagłówek. Na przykład, jeśli w wierszu nagłówka znajdują się puste komórki, program Excel może myśleć, że nie jest nagłówkiem. Podobnie, jeśli wiersz nagłówka jest sformatowany tak samo jak inne wiersze w zakresie danych, może go nie rozpoznać. Jeśli twoja tabela danych składa się wyłącznie z tekstu, a wiersz nagłówka zawiera tylko tekst, program Excel praktycznie cały czas nie rozpozna wiersza nagłówka. (Wiersz wygląda jak kolejny wiersz danych w programie Excel.)
Dopiero po wybraniu zakresu i ustaleniu, czy istnieje wiersz nagłówka, Excel wykona faktyczne sortowanie. To, jak bardzo jesteś zadowolony z wyników, zależy od tego, czy Excel wybrał zarówno wybór zakresu, jak i ustalenie wiersza nagłówka. Na przykład, jeśli Excel nie uważa, że masz wiersz nagłówka, a Ty to robisz, to twój nagłówek jest posortowany w treść danych; to na ogół zła rzecz.
Aby upewnić się, że zakres danych jest poprawnie rozpoznany, użyj Ctrl + Shift + 8 skrót, aby zobaczyć, co wybiera Excel; to zostanie posortowane. Jeśli nie spełnia Twoich oczekiwań, musisz zmodyfikować charakter danych w tabeli lub musisz wybrać zakres danych przed użyciem Sortować Okno dialogowe.
Aby upewnić się, że nagłówek jest rozpoznawany poprawnie, użyj znaku Ctrl + Shift + 8 skrót, aby wybrać zakres danych, a następnie spójrz na pierwszy wiersz. Jeśli twój nagłówek ma puste komórki pośród zaznaczonych w pierwszym wierszu lub pierwszy wiersz jest sformatowany tak jak w drugim wierszu, lub jeśli zaznaczono więcej niż jeden wiersz nagłówka, to Excel zakłada, że nie masz w ogóle wiersza nagłówka. Aby to poprawić, wprowadź zmiany w wierszu nagłówka, aby upewnić się, że jest poprawnie rozpoznany przez program Excel.
Wreszcie, wszystkie zakłady mogą być wyłączone, jeśli twoja tabela danych używa nagłówków wielorakich. Excel ma trudności z rozpoznaniem ich. Komplikujesz problem, gdy spodziewasz się, że będzie zawierać puste wiersze w tym nagłówku; po prostu nie może tego zrobić automatycznie. Możesz jednak po prostu wybrać wszystkie wiersze, które chcesz posortować przed wykonaniem sortowania. Innymi słowy, bądź konkretny w tym, co chcesz sortować; nie pozwól, aby Excel tworzył dla ciebie założenia.
Daty i czasy zapisane jako tekst
Jeśli wyniki sortowania według daty nie są zgodne z oczekiwaniami, dane w kolumnie zawierającej klucz sortowania mogą zawierać daty lub godziny przechowywane jako dane tekstowe, a nie jako liczby (daty i godziny są po prostu sformatowanymi danymi liczbowymi).
Na powyższym obrazku rekord A. Petersona znalazł się na dole listy, kiedy, w oparciu o datę wypożyczenia 5 listopada 2014 r., Rekord powinien zostać umieszczony powyżej rekordu dla A. Wilsona, który również ma data pożyczki 5 listopada.
Powodem nieoczekiwanych wyników jest to, że data wypożyczenia dla A. Petersona została zapisana jako tekst, a nie jako liczba
Mieszane dane i szybkie sortowanie
Podczas korzystania z metody szybkiego sortowania rekordów zawierających dane tekstowe i liczbowe są mieszane razem, Excel sortuje dane liczbowe i tekstowe oddzielnie - umieszczając rekordy z danymi tekstowymi u dołu posortowanej listy.
Program Excel może również zawierać nagłówki kolumn w wynikach sortowania - interpretując je jako kolejny wiersz danych tekstowych, a nie jako nazwy pól dla tabeli danych.
Sortuj ostrzeżenia - okno dialogowe sort
Jak pokazano na powyższym obrazku, jeśli zostanie użyte okno dialogowe Sortuj, nawet w przypadku sortowania w jednej kolumnie, program Excel wyświetli komunikat z ostrzeżeniem o napotkaniu danych zapisanych jako tekst i umożliwi:
- Sortuj wszystko, co wygląda jak liczba jako liczba.
- Sortuj numery i numery przechowywane osobno jako tekst.
Jeśli wybierzesz pierwszą opcję, Excel spróbuje umieścić dane tekstowe we właściwej lokalizacji wyników sortowania.
Wybierz drugą opcję, a Excel umieści rekordy zawierające dane tekstowe na dole wyników sortowania, tak samo jak w przypadku szybkiego sortowania.
