Etykieta e-mail jest trudna. Skąd wiesz, czy irytujesz? Czy ten ostatni wykrzyknik sprawił, że zmieniłeś się z entuzjastycznego w brzmiące bez entuzjazmu? Czy twoja wiadomość jest zbędna? Czy nawet jest otwierany, jeśli wyślesz go po 17:00?
Zanim jednak poświęcisz czas na zastanawianie się, czy dołączyć emotikon lub poszukiwanie najlepszych i najgorszych porach dnia na wysłanie wiadomości, wiedz, że istnieje coś jeszcze, co może całkowicie podważyć Twój adres e-mail: Twoje słowa. (Dun, Dun, Dun.)
Oto pięć słów, które sprawiają, że wydajesz się mniej pewny siebie i bardziej niepewny siebie, niż ci się wydaje. Więc zrób sobie przysługę i upuść je.
1. Po prostu
Amanda Hesser i Merrill Stubbs, współzałożyciele Food52, kiedyś skomentowali, że dodanie „tylko” do e-maili sprawia, że wydajesz się mniej pewny siebie. Po przyjrzeniu się poprzednim e-mailom, które wysłałem, naprawdę muszę się zgodzić.
Powiedzenie takich rzeczy, jak „Tylko się melduję” lub „Po prostu chciałem zadać pytanie” minimalizuje twoją prośbę. Nie tylko się odprawiasz; jesteś ważną osobą, która zasługuje na to, aby wiedzieć, co jest grane! Dodaj dodatkowe słowo i zamelduj się jak szef.
2. Mam nadzieję, że
„Mam nadzieję, że” to kolejne słowo, którego nie zdawałem sobie sprawy, może znacznie utrudnić skuteczność wiadomości e-mail, dopóki ktoś mi tego wyraźnie nie zaznaczy. „Nie powinieneś mieć nadziei na nic ” - powiedział mi kiedyś mentor. „Ludzie muszą po prostu załatwić sprawę”.
Pomyśl o tym w ten sposób: jeśli mówisz komuś, że mam nadzieję, że zrobisz coś przed terminem lub że mam nadzieję , że wszystko się ułoży, podświadomie pokazujesz, że nie masz kontroli nad sytuacją. Lub gorzej, że jesteś zawodny.
3. Właściwie
„Właściwie” powoli staje się nowym „dosłownie” lub „zasadniczo” w e-mailach, a ludzie wrzucają go tam, gdzie nie ma to sensu stylistycznego. Nie zdawałem sobie sprawy, jak problematyczne było to, dopóki nie otrzymałem wiadomości e-mail od publicysty, który użył tego słowa trzy razy w pięciosekundowym e-mailu (jednym z nich było znienawidzone wyrażenie „ale tak naprawdę”), a wszystkie trzy razy były całkowicie niepotrzebne ! Nie trzeba dodawać, że właściwie nie mam pojęcia, co próbowała promować, ponieważ byłem tak rozproszony.
4. Rodzaj
Ten jest dość prosty: użycie „rodzaju” (lub „rodzaju”) w e-mailu wydaje się niejasne lub dwuznaczne, jakbyś nie był całkowicie zaangażowany lub nie masz pojęcia, co się dzieje. A jeśli tak rzeczywiście jest? Wyjaśnij sytuację, zanim jeszcze zaczniesz e-mail.
5. Przepraszam
Kiedy zapytałem kilku profesjonalnych kontaktów i współpracowników, które słowo uważają za najbardziej niepotrzebne w wiadomościach e-mail, prawie wszyscy wskazali „przepraszam”, tłumacząc, że w 99% przypadków przeprosiny nie są konieczne. (Pomyśl: „Przepraszam, nie mogę zrobić poniedziałku - czy wtorek działa?”) I szczerze mówiąc, jeśli naprawdę zrobiłeś coś złego, powinieneś podnieść słuchawkę i powiedzieć „przepraszam”.
Być może nie będziesz w stanie wykonać każdej etykiety e-mailowej (istnieje tak wiele rzekomych „zasad”!), Ale pozbywając się kilku niepotrzebnych słów, od razu sprawisz, że Twoje wiadomości będą brzmiały bardziej dopracowane, proste i pewne. To wszystko, o co naprawdę możesz prosić, prawda?
