Do tego czasu zakładam, że dobrze znasz te podstawowe zasady etykiety e-mail. Wiesz, takie rzeczy jak zawsze zawieranie tematu i opieranie się pokusie, by CC każdego ciepłego ciała w biurze.
Tak, dam ci tutaj wątpliwości. Ale czy to znaczy, że myślę, że twoje wiadomości są bezbłędne? Absolutnie nie.
Istnieje kilka grzechów e-mailowych, które nie są tak często powtarzane, ale nadal są tak samo warte zachodu. I są szanse, że możesz być po prostu winny ich popełnienia (hej, jestem tam z tobą!) - niezależnie od tego, czy byłeś tego świadomy, czy nie.
Jeśli rumienisz się na wspomnienie jednego z tych faux pas? Cóż, mój przyjacielu, twoje e-maile wciąż mają miejsce na ulepszenia.
1. Odtwarzanie „Hot Potato”
Szczycisz się tym, że jesteś całkowicie na szczycie skrzynki odbiorczej - przychodzące wiadomości nigdy nie trwają długo bez odpowiedzi od ciebie.
To wspaniałe, że angażujesz się w reagowanie. Ważne jest jednak, aby wziąć pod uwagę również jakość wysyłanych wiadomości. Czy twoje odpowiedzi faktycznie popychają rozmowę do przodu? Czy może wystrzeliwujesz krótkie (a może nawet całkowicie bezużyteczne) wiadomości, starając się rzucić piłkę na boisko drugiej osoby i zbliżyć się o krok do nieuchwytnej skrzynki odbiorczej zero?
Często ludzie uważają, że należą do tej ostatniej kategorii. Niestety, ta szalona gra polegająca na wysyłaniu pocztą e-mail gorących ziemniaków jest całkowicie bezproduktywna.
Jak polepszyć
Wiem, że presja, by wracać do ludzi, może być wysoka i nie próbuję ci mówić, żeby wiadomości pozostały bez odpowiedzi.
Zamiast tego, jeśli nie jesteś w miejscu, w którym możesz udzielić wysokiej jakości odpowiedzi, wyślij krótką notatkę z informacją, że w nią patrzysz, a otrzymasz odpowiedź z bardziej szczegółową odpowiedzią, gdy tylko ją otrzymasz.
Ten krok eliminuje presję związaną z koniecznością natychmiastowej reakcji, jednocześnie dając ci czas na poświęcenie odpowiedniej uwagi temu przesłaniu.
2. Pokazując swoje poczucie humoru
Przez e-mail nikt nie chce brzmieć jak martwy robot. I, zaufaj mi, zdecydowanie doceniam te groźne i nieszablonowe notatki, które pojawiają się w mojej skrzynce odbiorczej.
Nie ma jednak gwarancji, że inni odbiorcy poczują to samo. Musisz pamiętać, że wiadomościom pisanym brakuje niewerbalnych i innych wskazówek kontekstowych, które zazwyczaj pomagają wylądować Twojemu humorowi.
Dlatego ważne jest, aby znać swoich odbiorców przed posypaniem e-maila tym, co jestem pewien, że masz poczucie humoru. Byłbym zachwycony tym wspaniałym GIF-em psa w czapce imprezowej. Twoi członkowie zarządu? Może nie tak bardzo.
Jak polepszyć
Ponownie, zrozumienie odbiorcy jest tutaj kluczowe. Ale jeśli masz choć trochę wątpliwości co do tego, jak zostanie odebrany Twój śmieszny dowcip lub uwaga, usuń go.
Lepiej jest być bezpiecznym niż żałować, i nadal możesz być przyjazny i przyjazny w e-mailu - bez rutyny standup!
3. Poruszanie się w kółko
Wiem, że może to wydawać się cienką linią do chodzenia. Słyszysz tyle gadania o tych przerażających spotkaniach, które mogły się odbyć za pośrednictwem poczty e-mail, że łatwo jest poczuć presję, aby za wszelką cenę unikać przysiadów.
Jednak ta próba pominięcia wszystkich kontaktów osobistych często powoduje pojawienie się długich wiadomości e-mail. Zanim się zorientujesz, stworzyłeś arcydzieło na 3000 słów, które zagłębia się w każdy szczegół nadchodzącej prezentacji sprzedaży. Ostrzeżenie spoilera: Nikt go nie przeczyta.
Jak polepszyć
Czasami dłuższe wiadomości są nieuniknione. W takich przypadkach, takie jak punkty wypunktowania, krótkie akapity i podtytuły, mogą pomóc utrzymać porządek i łatwość strawienia.
Ale biorąc pod uwagę, że idealna długość wynosi od 50 do 125 słów, cokolwiek dłuższego może uzasadniać spotkanie lub rozmowę telefoniczną.
4. Wpisywanie wiadomości e-mail, której nikt nie chciałby widzieć
Wraz ze skrzynką odbiorczą istnieje fałszywe poczucie prywatności. Zakładasz, że zamierzony odbiorca będzie jedynym, który zobaczy ten wredny komentarz na temat twojego szefa.
Słuchaj bardzo uważnie: to nie tylko niegrzeczne, ale i ryzykowne przedsięwzięcie. Niezależnie od tego, czy jest to ewentualny problem techniczny, dział HR Snoopy, czy nawet plotkarski współpracownik, istnieje duża szansa, że twoje niezbyt przyjazne uwagi ostatecznie trafią w niepowołane ręce lub przed niewłaściwe gałki oczne.
Jak polepszyć
Ten, który musisz tylko zatrzymać - zimny indyk.
Jeśli masz ochotę wpisać w wiadomości coś nieco odbarwionego (nawet żartobliwie!), Zadaj sobie następujące pytanie: Jak zareagowałbyś, gdyby ktoś (np. Szef lub inny kolega) zobaczył ten komentarz?
Jeśli ta myśl trochę cię niepokoi, nadszedł czas, aby nacisnąć klawisz Backspace.
5. Ślub w skrzynce odbiorczej
W porządku, ten ostatni błąd nie ma nic wspólnego z treścią wysyłanych wiadomości. Ale nadal należy pamiętać.
Ponownie, chęć aktywnego zarządzania skrzynką odbiorczą to świetna jakość (jestem pewien, że wszyscy ludzie z tysiącami nieprzeczytanych wiadomości e-mail są zazdrośni o twoje zaangażowanie). Nie daje to jednak darmowego biletu, dzięki któremu nie odrywasz wzroku od telefonu podczas kolacji, spotkania, wakacji lub wesela (tak, widziałem, jak to się dzieje).
Twoje kompulsywne odświeżanie skrzynki odbiorczej nie tylko zmusza Cię do przegapienia prawdziwych rozmów i doświadczeń, ale także jest naprawdę nieważne dla osób, z którymi spędzasz czas.
Jak polepszyć
Odpowiedź tutaj jest prosta: odłóż telefon. Wiem, wydaje się to niemożliwe. Ale, jak dowiedziałem się w tym eksperymencie, jest więcej niż warte tego.
Oto dobra wiadomość: wszystkie te faux pas to rzeczy, które możesz rozwiązać, pod warunkiem, że zechcesz nauczyć się i zmienić swoje nawyki. Nie jesteś przeznaczony na całe życie, że jesteś kompletnym popsutym e-mailem.
Zastosuj tę radę (a gdy już będziesz przy niej, zapoznaj się z podstawowymi zasadami etykiety e-mailowej!), A będziesz na dobrej drodze do zwiększenia swojej gry pocztowej o kolejny poziom.
