Podnieś rękę, jeśli w tym momencie masz przynajmniej jeden e-mail, który powinieneś już wysłać - dzień temu, tydzień temu, a nawet (eek!) Miesiąc temu.
Wiem, że jest kilka wiadomości, które spóźniam się z wysłaniem. Jednak zawsze wygodnie wymykają mi się z myśli, dopóki nie pójdę spać - w tym momencie obiecuję sobie, że wyślę je jutro rano.
Potem czas mija i mija jeszcze trochę, a zanim się zorientuję, stoję w obliczu sytuacji, w której odpowiedź jest prawie krępująca. Czy nie lepiej udawać, że został złapany w spamie?
Nie. Aby trochę ułatwić wysyłanie tego e-maila, stworzyłem kilka szablonów, które zarówno ocalą twoją reputację zawodową, jak i sprawią, że odbiorca lepiej zrozumie opóźnienie.
1. W przypadku „przyjaznych” wiadomości e-mail, które z technicznego punktu widzenia nie wymagają odpowiedzi
Odpowiadanie na tego rodzaju e-maile jest bardzo proste, ponieważ codzienne obowiązki zwykle mają pierwszeństwo. Ale zaufaj mi, lepiej wysłać późną odpowiedź niż nigdy jej nie wysyłać. Po prostu przeproś za szczere przeprosiny i udowodnij, że pomimo twojej opóźnionej odpowiedzi interesujesz się życiem drugiej osoby.
2. W przypadku wiadomości e-mail z żądaniem
Gdy ktoś poprosi cię o informacje lub pomoc, a ty zapomnisz odpowiedzieć (lub odłożysz je, ponieważ nigdy nie jest to właściwy moment), możesz czuć się całkiem winny. Pokaż osobie, która wyciągnęła rękę, że nie jesteś palantem, robiąc wszystko, co w jej mocy, aby jej pomóc.
3. W przypadku wiadomości e-mail zawierających złe wiadomości
Niezwykle łatwo jest odłożyć na bok złe wiadomości (i znaleźć milion powodów, aby to zrobić). Jednak w końcu musisz oderwać tę Band-Aid. Najpierw przeproś, a następnie spróbuj wyjaśnić sytuację, a na koniec postaraj się pomóc!
4. Dla każdego innego e-maila
W przypadku wszystkich różnych e-maili, och, naprawdę muszę odpowiedzieć, możesz użyć tego szablonu jako startera.
Odpowiedź na późny e-mail zawsze wymaga niewielkiej siły woli. Ale wiesz, że poczujesz się lepiej, gdy to zrobisz - a teraz, gdy masz te szablony, nie ma wymówki, aby nie naciskać „wyślij”.
