Nie jestem matematykiem, ale szacuję, że otrzymuję od 100 do 4 miliardów e-maili dziennie. I chociaż chciałbym odpowiedzieć na każdy z nich, to po prostu niemożliwe. Nie, jeśli chcę robić inne rzeczy w moim życiu, na przykład przejrzeć listę rzeczy do zrobienia i nawiązać kontakt wzrokowy z innymi ludźmi.
Jak więc zdecydować, kto otrzyma odpowiedź, a kto zgubi się w mojej skrzynce odbiorczej na zawsze? Noszę kostium Boga, zamykam oczy i widzę, co się stanie.
Żartuję, że hack produktywności okazał się całkowitym popiersiem. Zamiast tego przetwarzam moje wiadomości z najlepszymi intencjami. Nacisk na najlepsze intencje, ponieważ przedmioty prześlizgują się przez pęknięcia. A jeśli tak, to zwykle z następujących powodów:
1. Nie wziąłeś pod uwagę mojej dostępności
Widzę ten komunikat i myślę „Jasne!” Jednak otwieram załącznik i widzę, że ma on 65 stron. A to o około 64 strony więcej niż mogę przeczytać w ciągu 10 wolnych minut, które mam dzisiaj.
W idealnym świecie wyczyściłem swój harmonogram, rozwinąłem umiejętność podwojenia mojej prędkości czytania i udzielę wam najbardziej błyskotliwych informacji zwrotnych. Ale o wiele bardziej prawdopodobne jest to, że założę, że będę w stanie „znaleźć czas” w pewnym momencie, a potem nie będę w stanie tego zrobić, a następnie nie będę pamiętał o otrzymaniu notatki, dopóki spotkanie się nie skończy.
Jak tylko dowiesz się, że będziesz chciał czyichś „myśli”, wyślij to: Chciałbym uzyskać opinie na temat mojej 65-stronicowej prezentacji przed następnym piątkiem. Wiem, że to dużo do przeczytania, więc daj mi znać, kiedy nadejdzie dobry moment, aby to wysłać.
2. W ogóle o nic nie pytałeś
Powiedziałeś, że Twoja prezentacja na przyszły tydzień jest tutaj. I rzeczywiście jest tutaj, jak obiecano, dołączony do tego przesłania.
Ale nie jestem do końca pewien, czego ode mnie teraz potrzebujesz. Czy chcesz uzyskać ogólną opinię? Potwierdzenie, że to widziałem? Być może emoji mrugającej twarzy?
Każdy e-mail powinien zawierać kolejny krok (nawet jeśli „nie jest wymagana odpowiedź”). Nigdy nie chcesz, aby odbiorca myślał: „Um, OK, dziękuję?”
Wypróbuj to dla rozmiaru: Oto moja prezentacja na następny piątek. Bardzo bym cieszył się twoją wiedzą w wyborze odpowiedniego mema SFW. Daj mi znać, jeśli masz jakieś pomysły!
3. Nie wyjaśniłeś, dlaczego zostałem zaproszony na imprezę CC
Cześć, cześć, dlaczego tu jestem? Chociaż zawsze mam zaszczyt być włączonym do tego, co prawdopodobnie zmieni się w niekończący się łańcuch e-maili, który prześladuje moje marzenia, widzę to i natychmiast jestem zdezorientowany. Po raz pierwszy słyszę o tym projekcie i bez żadnego kontekstu nie mogę w przybliżeniu nic powiedzieć o tym, dlaczego jestem zapętlony.
Zamiast „zapętlać ludzi” i mieć nadzieję, że się zorientują, sprecyzuj, co chcesz od wszystkich: Jenni: Czy poniższy harmonogram pomaga Twojemu memu SFW? TOM: Czy możesz dwukrotnie sprawdzić, czy faktycznie są one bezpieczne do pracy?
4. Nie wykorzystałeś terminu
Chociaż mam zamiar odpowiedzieć na to, prawdopodobnie nie zrobię tego. I to nie dlatego, że poprosiłeś o pożyczenie kota absolutnie bez kontekstu. Ale raczej dlatego, że zanim zdołam pomyśleć o udzieleniu odpowiedzi, muszę wrócić do wszystkich, którzy wpadli do mojej skrzynki odbiorczej z wyraźnym terminem. Tak więc ten będzie nadal spadał na moją listę, dopóki nie zapomnę, co w ogóle oznacza „wyślij szczegóły kota Dave'a”.
Zrób sobie przysługę i podaj godzinę lub datę, do której potrzebujesz odpowiedzi. To tak proste, jak możesz dać mi znać do czwartku po południu, jeśli masz kota, który mogę pożyczyć na prezentację w piątek?
5. Nie użyłeś wystarczająco dużo słów, które znam
Nie odpowiem na to, ponieważ nie mogę na to odpowiedzieć.
Częściowo dlatego, że nawet nie wiedziałbym od czego zacząć w mojej odpowiedzi, a częściowo dlatego, że nie jestem pewien, czy to spowoduje wirusa z dowolnego robota włamującego się do Twojej skrzynki odbiorczej.
Podaj szybko swój e-mail i upewnij się, że każde słowo ma co najmniej jedną samogłoskę. OK, w porządku, jesteś zajęty - upewnij się, że większość słów.
Z bardzo rzadkim wyjątkiem twoi współpracownicy nie są czytelnikami umysłu. Nie są też idealni. To tylko ludzie tacy jak ty, którzy starają się pozostać na szczycie skrzynki odbiorczej, wykonując swoją pracę, debatując, co będą jeść na obiad, ponieważ obiad był godzinę temu i już są głodni (och, tylko ja?).
Chociaż nie mogę zagwarantować, że wykonanie wszystkich moich zaleceń da ci 100% wskaźnik odpowiedzi, daje ci znacznie lepszy strzał. A jeśli możesz to zrobić, wpisując kilka dodatkowych słów, dlaczego nie wziąć tego?
Czy coś pominąłem? Powiedz mi na Twitterze!
