Większość z nas w pewnym momencie doświadczyła chwili, dnia lub nawet dłuższego okresu czasu, kiedy czuliśmy się, jakbyśmy byli całkowicie okropni w komunikacji. Może ktoś nie zrozumiał twoich intencji. Lub rozmowy nie potoczyły się tak, jak chcesz. Lub wyniki, o które prosiłeś, nie przyszły zgodnie z oczekiwaniami.
Możesz spróbować wskazać palcem na coś innego, ale jeśli zauważysz spójny wzorzec niepowodzeń w komunikacji z różnymi ludźmi, istnieje prawdopodobieństwo, że to robisz. (I nawet jeśli jesteś dobry w wyrażaniu siebie, zawsze możesz stać się trochę lepszy).
Oto pięć typowych błędów i wszystkie sposoby ich poprawiania już dziś:
1. Nie zwracasz uwagi
Wiesz, co chcesz osiągnąć - i szczerze mówiąc, to jedyna połowa rozmowy, na której naprawdę się koncentrujesz. W rezultacie słyszysz tylko to, co mówią ludzie wokół ciebie i nie angażujesz się skutecznie w rozmowę.
Rozwiązanie
Zwracanie uwagi na innych ludzi i słuchanie tego, co mają do powiedzenia, ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia wzajemnego zrozumienia i przepływu rozmów. Teraz jest wiele porad na temat tego, jak wyglądać na zaangażowanego, na przykład częsty kontakt wzrokowy lub kiwanie głową w zgodzie. Ale moją ulubioną wskazówką jest martwienie się o poznanie zainteresowania i faktyczne dostrojenie się. Jak powiedziała Celeste Headlee w niedawnym przemówieniu TED: „Nie ma powodu, aby nauczyć się pokazywać, że zwracasz uwagę, jeśli w rzeczywistości zwracasz uwagę. ”
Więc zminimalizuj rozproszenie i odłóż telefon. Sprawdź się, próbując powtórzyć punkt drugiej osoby za pomocą frazy „Jeśli rozumiem, co mówisz…”
2. Nie docierasz do sedna
Albo trąbisz na temat czegoś nieistotnego, albo w inny sposób udostępniasz szczegóły, które nie są konieczne. W rezultacie twoje znaczenie jest wypaczone, a druga osoba traci zainteresowanie.
Rozwiązanie
Staraj się komunikować tak krótko i zwięźle, jak to możliwe. Jest to skuteczne z wielu powodów. Po pierwsze, zmusza cię do zrozumienia, co naprawdę próbujesz przedostać: jeśli nie pozwolisz sobie na jakiekolwiek poruszanie się lub odejście od tematu, będziesz trzymać się najważniejszych informacji. Po drugie, zmniejsza możliwość nieporozumień. Jeśli piszesz tylko dwa zdania, o wiele trudniej jest stracić sens, niż gdybyś napisał sześć akapitów. Po trzecie, pokazuje szacunek dla czasu drugiej osoby. Wreszcie zachęca do wzajemności. Mówiąc bardziej zwięźle, zachęcisz innych w organizacji lub grupie do podobnego zwięzłości. Niezależnie od tego, czy piszesz wiadomość e-mail, czy przygotowujesz się do wygłoszenia przemówienia, zadaj sobie pytanie, czy możesz wyciąć dodatkowy puch.
Powiązane : 5 porad dotyczących pisania krótszych wiadomości e-mail, które nie przychodzą tak niegrzecznie, jak i nagle
3. Nie zachęcasz do dwukierunkowej komunikacji
Jeśli jesteś szefem, który wydaje tylko polecenia, lub pracownikiem, który nigdy nie zadaje pytań, zamykasz drzwi sensownym dialogiem. Większość pracy wymaga jakiejś formy wymiany i nie chcesz być postrzegany jako niedostępny.
Rozwiązanie
Nie sugeruję, abyś odpowiadał na każdą wiadomość e-mail, ani że musisz zadać dwa pytania dotyczące każdego przypisanego zadania. Zamiast tego skup się na zachęcaniu ludzi do zadawania pytań lub dostarczania dodatkowych informacji. Wskazówka: Jednym ze sposobów zachęcania do takiego zachowania jest modelowanie go. Jeśli zrobisz pierwszy krok, inni poczują się bardziej komfortowo, robiąc to samo.
4. Nie używasz odpowiedniej platformy
Istnieją dziesiątki różnych mediów do przekazywania wiadomości, a większość z nas korzysta z nich codziennie, bez względu na to, czy rozmawia się z naszymi przyjaciółmi, bliskimi, współpracownikami czy znajomymi. I większość ludzi ma preferencje („Nie dostaję Twittera!” „Nie dzwonię, tylko piszę”. „Nigdy nie sprawdzam mojego osobistego adresu e-mail.”)
Rozwiązanie
Zamiast wybierać osobistego faworyta, zawsze powinieneś starać się wybrać medium, które najbardziej pasuje do sytuacji. Na przykład może nie być konieczne zwołanie spotkania osobistego, aby poinformować pracowników o nowej zmianie zasad, gdy wystarczy e-mail. Możesz pominąć wiadomości błyskawiczne swoim współpracownikom późno w nocy, gdy nie potrzebujesz odpowiedzi przed godzinami pracy. Zanim wybierzesz e-mail, rozmowy telefoniczne, spotkania osobiste, wiadomości błyskawiczne, tweety lub SMS-y, zastanów się, czy twoja metoda komunikacji wpłynie na reakcję drugiej osoby.
5. Nie pytasz o opinie
Nikt nie jest doskonały. Możesz postępować zgodnie ze wszystkimi wskazówkami dotyczącymi „najlepszych praktyk”, które można znaleźć w Internecie, ale zawsze będzie kilka osobistych obszarów do poprawy.
Rozwiązanie
Staraj się prosić kolegów i przełożonych o opinie (może to być tak formalne lub tak nieformalne, jak chcesz). Na przykład możesz poprosić o wskaźniki podczas corocznego przeglądu wyników lub możesz swobodnie zaangażować swoich klientów w rozmowę i zapytać ich, czy jest coś, co możesz zrobić, aby wzmocnić partnerstwo lub bardziej przejrzyste parametry, lub możesz nawet poprosić kolegów bezpośrednio, jak wolą otrzymywać informacje. Nigdy nie będziesz perfekcyjny, ale każdy krok w celu poprawy jest krokiem we właściwym kierunku.
Kiedy zaczniesz stosować te strategie, nie zniechęcaj się, jeśli nie widzisz natychmiastowego zwrotu. Jak każda inna umiejętność, komunikacja wymaga praktyki, aby zobaczyć poprawę; i nawet jeśli poprawisz, zmiany będą niewielkie i subtelne na początek. Po konsekwentnych, zmierzonych wysiłkach odkryjesz, że robisz lepsze pierwsze wrażenie i masz wrażenie, że jesteś w stanie przejść przez swój punkt widzenia. Nie tylko to, ale ludzie wokół ciebie też to zauważą, a to sprawi, że cała twoja ciężka praca będzie tego warta.
