Jest kilka rzeczy bardziej frustrujących niż spędzanie godzin na pisaniu (oraz usuwaniu i ponownym pisaniu) idealnego e-maila składającego się z pięciu zdań, a następnie nie otrzymywaniu oczekiwanej odpowiedzi. Myślałeś, że twój menedżer będzie zachwycony, ale zamiast tego ona brzmi, cóż, zirytowana.
Co się stało? Czy wysłałeś wiadomość w niewłaściwym czasie? Czy Twoja prośba nie była wystarczająco jasna? Czy twoje powitanie było zbyt przyjazne? Czy oddałeś zły klimat?
Co zaskakujące, problem może sprowadzać się do czegoś znacznie prostszego: kilku słów. Słowa, które są bardzo prawdopodobne w e-mailu, który już dziś wysłałeś.
Niedawno napisałem artykuł o słowach, które wywołują błędne wrażenie w wiadomościach e-mail, i byłem zszokowany, ilu specjalistów (zwłaszcza pracodawców i menedżerów ds. Zatrudnienia) napisało na Twitterze tweety z dodatkowymi sugestiami, jak dodać do tej listy.
Jakie były najczęściej przywoływane słowa? Czytaj je i płacz.
1. Również
Przyznaję: mam uzależnienie od słowa „także”. Doszło do tego, że muszę zrobić specjalną korektę wiadomości e-mail, aby upewnić się, że nie zawarłem jej więcej niż raz w żadnej wiadomości. Zbyt częste używanie „również” może wydawać się przesadnym żądaniem, a jeśli otrzymujesz wszystkie te elementy akcji, podejmowanie decyzji, z czym musisz się zmierzyć, może być przytłaczające.
Słowa przejściowe są jednak niezbędne w przypadku wiadomości e-mail, więc co zrobić nadawca wiadomości e-mail? Kilka moich ulubionych alternatyw to „dodatkowo”, „ponadto”, „bazując na tym” i „na innej nucie”.
2. Prawdopodobnie
Podobnie jak „mam nadzieję” (o czym mówiłem w innym artykule), to słowo dodaje pewien stopień niepewności do tego, co mówisz, kiedy nie musi być.
Na przykład zamiast wysyłać wiadomość e-mail z informacją „Prawdopodobnie mógłbym to zrobić dzisiaj do godziny 17:00”, bądź bardziej konkretny w swoim terminie. Całkowicie wyjmij „prawdopodobnie”. Lub, jeśli naprawdę nie jesteś pewien, czy dotrzymasz terminu, daj sobie nowy termin lub przynajmniej trochę więcej elastyczności. Nawet powiedzenie, że skończysz do „końca dnia dzisiejszego” lub „do jutra, kiedy dotrzesz do biura”, brzmi o wiele łatwiej niż „prawdopodobnie”. Scenariusz najgorszego przypadku: przeceniasz potrzebny czas i dostarczasz towary wcześnie. W historii pracy nikt nigdy nie narzekał na to.
3. Spróbuj lub Spróbuj
Yoda powiedział kiedyś: „Rób lub nie rób, nie ma próby” i miał rację.
„Próbuj” lub „próbuj” mieści się na tym samym terytorium, co „prawdopodobnie”, ponieważ nie daje żadnej wskazówki, że czujesz się pewnie w tym, co robisz. W rzeczywistości kilku pracodawców, którzy napisali do mnie na Twitterze, zauważyli, że kiedy pracownik używa jednej z fraz, po prostu zakłada, że nie może zrobić tego, o co prosił, kropka.
Czy naprawdę chcesz, żeby szef wątpił w ciebie z powodu jednego słowa? Pozwól, że odpowiem za Ciebie: Nie. Następnym razem, gdy użyjesz słowa „spróbuj” w wiadomości e-mail, wyjmij go. Jeśli naprawdę nie masz pewności, czy możesz to zrobić, zadaj sobie pytanie, dlaczego - jeśli to dlatego, że brakuje Ci istotnych informacji lub konkretnych umiejętności, skontaktuj się z odpowiednimi stronami i dowiedz się, co musisz zyskać lub osiągnąć, aby zmienić swoją „Spróbuj” w „zrób”. Jeśli nie jest to możliwe, kierownik będzie chciał natychmiast wiedzieć. Tak długo, jak wyjaśnisz dlaczego (przykład: „Nie mam pozwolenia na dostęp do tego wspólnego dysku”), on lub ona zrozumie i albo pomoże ci usunąć przeszkodę, albo po prostu ponownie przydzieli zadanie.
4. Szczerze
Gdyby było jakieś słowo konkurujące z „dosłownie” dla najczęściej niewłaściwie używanego terminu, „szczerze” byłoby na górze. Ludzie cały czas rozsypują go na e-maile jako wypełniacze, a po pewnym czasie dążenie do wykazania się uczciwością zaczyna być nieautentyczne - tak jakbyś wpuszczał kogoś do wielkiej tajemnicy, która wcale nie jest tajemnicą.
Szczerze mówiąc, wytnij to.
5. Pomyśl
Ludzie cały czas mówią o kwalifikujących się frazach („Nie jestem pewien, czy to dobry pomysł, ale…”), ale ten, który wydaje się często pojawiać, brzmi „Myślę, że…” Tak naprawdę nie myślałem o tym dopóki kierownik działu rekrutacji nie napisał do mnie tweeta, więc przeglądałem e-maile od moich pracowników, aby sprawdzić, czy to prawda.
Rzeczywiście, było. „Myślę, że powinniśmy iść naprzód.” „Myślę, że powinniśmy usiąść i porozmawiać o tym.” „Myślę, że zbliżamy się.” Było kilka e-maili, w których ludzie używali tego wyrażenia trzy razy w górę w jednym akapicie. I chociaż zauważyłem, że używają go obie płcie, kobiety częściej pisały „myślę”.
Następnym razem, gdy wysyłasz wiadomość, po prostu upuść „Myślę, że…” i podziel się swoimi opiniami. W końcu, jeśli wiadomość e-mail pochodzi od ciebie, do kogo jej wysyłasz, natychmiast przypisuje ci wszelkie przemyślenia!
Mówią, że mniej znaczy więcej, i szczerze sądzę, że prawdopodobnie próba skrócenia wiadomości e-mail jest również najlepszym sposobem. Widzisz co zrobiłem?
