Nawet jeśli nie pracujesz w dziale IT, prawie na pewno pracujesz z technologią w taki czy inny sposób - tworząc arkusze kalkulacyjne, aktualizując strony internetowe, sprawdzając informacje o klientach z baz danych lub po prostu czytając e-maile. I, jak zapewne zauważyłeś, technologia nie zawsze działa tak, jak tego chcesz, lub gorzej, tak jak powinna. Oznacza to, że czasami musisz współpracować z zespołem technicznym, aby rozwiązać problemy.
Jednak, jak wie każdy, kto uczestniczył w którejkolwiek z tych interakcji, nie zawsze przebiega to płynnie. Aby mieć pewność, że otrzymasz potrzebną pomoc i że eksperci techniczni zawsze chętnie Ci pomogą, oto praktyczne wskazówki dotyczące komunikacji z zespołem w sposób, który będzie dobrze działał dla obu stron.
1. Awaryjne
Przykład: „Witryna nie działa!”
Twój cyfrowy świat ulega awarii, a może po prostu serwer twojej firmy ulega awarii. Niezależnie od kryzysu, musisz natychmiast skontaktować się ze swoim zespołem technicznym - ale bez paniki, wariowania i przewracania biurek. Nie, musisz to zrobić we właściwy sposób, ponieważ jest to bardzo ważne. Oznacza to, że musisz przedstawić fakty zespołowi technicznemu tak szybko i wyraźnie, jak to tylko możliwe.
Ale słowo ostrzeżenia, zanim wyślesz ten e-mail wielkimi literami lub zadzwonisz do programisty w niedzielny poranek: upewnij się, że tak naprawdę jest to „życie lub śmierć”. W przypadku większości firm „życie i śmierć” ma zasadnicze znaczenie . Innymi słowy, czy jest to problem, który przeszkadza lub poważnie utrudnia Tobie, Twoim współpracownikom lub Twojej firmie prawidłowe obsługiwanie klientów? Tak? Kontynuować. Nie? Weź głęboki oddech.
Nie jesteś pewien, co uważa się za awarię? Zapytaj swojego szefa, czy istnieje polityka, a jeśli tak, to ustaloną procedurę postępowania w przypadku najgorszego. Jeśli żadna z tych rzeczy nie istnieje, zaplanuj szybką rozmowę z kierownikiem technicznym lub głównym deweloperem na temat możliwości skonfigurowania systemu. Istnieje prawdopodobieństwo, że zespół IT nie tylko doceni twoje zainteresowanie, ale będzie również szczęśliwy, że doprowadzi to do zmniejszenia liczby fałszywych alarmów w przyszłości. (Nawet entuzjaści technologii boją się awarii serwera o 23:00).
2. Błędy wewnętrzne
Przykład: „Kiedy kliknę przycisk„ Dalej ”, nie przejdę do następnej strony.”
Tym razem problem nie stanowi zagrożenia dla biznesu, ale jest to irytująca usterka, która sprawia, że wykonywanie zadań jest trudne. Możesz być w stanie zacząć dzień od obejścia błędu, ale nie powinieneś go po prostu ignorować.
Ponownie należy postępować zgodnie z dowolnym ustawionym protokołem do zgłaszania. (A wracając do numeru jeden, możesz pomóc w skonfigurowaniu systemu raportowania, jeśli taki obecnie nie istnieje.) Kiedy składasz raport, pamiętaj, aby podać jak najwięcej istotnych informacji.
Raport marzeń zawierałby następujące elementy:
- Co próbowałeś zrobić
- Co się stało, kiedy to zrobiłeś
- Urządzenie i system operacyjny, którego używasz
- Wszelkie zaangażowane oprogramowanie
- Zrzut ekranu przedstawiający problem
Chociaż napisanie tych informacji może być uciążliwe, pomoże zespołowi technicznemu szybciej zdiagnozować problem. Chcesz punktów bonusowych (a twoje problemy rozwiązywane szybciej)? Odśwież swoje warunki techniczne, aby porozmawiać o błędzie. Zaoszczędzi to wszystkim zgadywanki.
3. Pilna aktualizacja
Przykład: „Klient potrzebuje zaktualizowanej strony głównej EOD”.
Powrót do kryzysu centralnego. Ale tym razem to ty inicjujesz pośpiech. Oznacza to, że musisz być szczególnie wrażliwy na personel IT. Wyjaśnij, co należy zrobić. A jeśli potrzebujesz pomocy z kilkoma przedmiotami, daj zespołowi znać priorytet każdego z nich, na wypadek, gdyby wszystko nie mogło być zrobione jednocześnie.
Zamiast domagać się od zespołu technicznego porzucenia wszystkiego, by ci służyć, zapytaj, ile czasu potrzeba, aby dokonać zmiany. Jeśli nie można tego zrobić tak szybko, jak chcesz, powinieneś uzasadnić, dlaczego zadanie jest tak pilne (pamiętasz ten wynik końcowy?) I dać jasno do zrozumienia, że jesteś tutaj, aby pomóc jak najszybciej go wykonać.
Należy również pamiętać, że tylko dlatego, że czegoś potrzebujesz, nie zawsze jest to możliwe. Zawsze zakładaj, że zanim dotrzesz do swojego pilnego zadania, zespół techniczny pracował nad innym projektem (lub dwoma lub trzema) w terminie.
Tak, prawdopodobnie potrzebujesz czegoś od razu do zrobienia, ale czy istnieje tymczasowa lub szybka poprawka (jak tylko poprawianie literówek i uszkodzonych linków), która na razie by działała? Jeśli tak, idź z tym. Następnie ustaw harmonogram dla pozostałej części projektu, który będzie odpowiedni dla wszystkich zaangażowanych stron.
4. Sugestia (mała)
Przykład: „Powinniśmy stworzyć czytelnikom możliwość komentowania na naszym blogu przy użyciu ich profili na Facebooku”.
Masz pomysł, który Twoim zdaniem usprawniłby aplikację lub witrynę Twojej firmy? Możesz być na czymś. Ale to nie znaczy, że powinieneś spieszyć się do zespołu technicznego i oczekiwać pochwały za swój pomysł. Zamiast tego musisz być mądry i szanować swoje podejście.
Poinformuj programistów lub projektantów, dlaczego Twoim zdaniem warto wdrożyć Twój pomysł („Nasz zespół marketingowy właśnie udostępnił statystyki dotyczące aktywności naszych klientów na Facebooku i myślę, że może to pomóc nam zwiększyć zaangażowanie w witrynie”). Jednocześnie należy pamiętać o ograniczeniach czasowych i finansowych, z którymi zmagają się wszyscy. I pamiętaj, aby szanować wiedzę i opinie specjalistów IT. Rozważ użycie słowa „mógł” zamiast „powinien”, aby uniknąć brzmienia, jakbyś już znał wszystkie właściwe odpowiedzi.
Ponadto, jeśli wymyślanie tego rodzaju pomysłów jest regularną częścią pracy, spróbuj dowiedzieć się o rozwoju lub projektowaniu. Nawet podstawowa wiedza pomoże Ci przedstawić bardziej przydatne i realistyczne sugestie.
5. Wielki pomysł
Przykład: „Co powiesz na przeprojektowanie całej strony głównej?”
Czasami chcesz wstrząsnąć. Twoje spostrzeżenia jako outsider mogą (czasem) być właśnie tym, czego potrzebujesz, aby odświeżyć strategię lub markę Twojej firmy.
Ale nie dajcie się porwać swoim rewolucyjnym pragnieniom. Ponownie musisz powiedzieć zespołowi projektowemu lub programistycznemu, dlaczego uważasz, że zmiana jest konieczna. A ponieważ jest to poważny przegląd, o którym mówisz, powinieneś być przygotowany na uzasadnienie wydatków i czasu potrzebnego na jego realizację.
Możesz sprawić, by pomysł brzmiał bardziej atrakcyjnie, jeśli znajdziesz sposób na pomoc. Może możesz być testerem wersji beta. Lub możesz napisać kopię. Być może możesz pożyczyć stażyście zespół techniczny, aby pomógł zbadać kilka (prostszych) aspektów tego procesu. Jakikolwiek sposób, w jaki możesz się wprowadzić, zmniejszy ładunek, co oznacza, że Twój wielki pomysł może stać się rzeczywistością szybciej.
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz czasochłonnego zadania, czy tylko kreatywnej sugestii ulepszenia, wiedza o tym, jak skontaktować się z zespołem technicznym, gdy potrzebujesz pomocy, ułatwi zarówno pracę, jak i pomoże wszystkim lepiej współpracować - idealnie prowadząc do mniej mylących wiadomości e-mail, które stresuj wszystkich.
