Staramy się traktować nową technologię jak Świętego Graala, latarnię świetlną i odpowiedź na wszystko, co jest powolne, nieefektywne i stare. I może być - jeśli jest wdrożony z dużą ilością planowania i foresightu.
Ale wszyscy wiemy, jak to idzie.
Podczas moich lat w rządzie, w których czasami czułem się, jakbyśmy grali w technologiczne doganianie, którego nie można wygrać, dowiedziałem się, co może się stać, gdy ten foresight będzie uważany za pewnik. Wygląda trochę mniej jak Święty Graal, a bardziej jak przekroczenie kosztów, opóźnienia i skomplikowane rozwiązania prostych problemów.
Jak się dowiedziałem, jednym z głównych kluczy do udanego projektu technologicznego jest harmonijne relacje między zespołem biznesowym a zespołem technologicznym. Z mojego doświadczenia wynika, że zespół biznesowy często kierował zmianą (potrzebujemy na przykład bardziej złożonego systemu do śledzenia federalnych wydatków na dotacje), ale nie mogliśmy osiągnąć odrobiny postępu bez programistów i kierowników projektów IT, którzy byliby w stanie to zrobić zdarzyć. Projekty często były dalekie od harmonijnych, co było wynikiem mówienia różnymi językami i utrzymywania bardzo różnych oczekiwań (na przykład zmiana, która wydawała mi się niewielka, często okazała się znacząca dla programistów).
Ale biznes i technologia mogą - i muszą - być przyjaciółmi. Dobre wieści? Osiągnięcie harmonii naprawdę nie jest tak skomplikowane. Jak każda współpraca, ma ona związek z częstotliwością i jakością komunikacji, wspólnie uzgodnionym zestawem celów oraz planem radzenia sobie z prawie nieuniknioną zmianą tych celów. Oto kilka podstawowych wskazówek dotyczących zarządzania podziałem technologii i biznesu.
1. Staraj się spełnić wymagania za pierwszym razem
Pomyśl o wymaganiach biznesowych jako o schemacie. Nie narysowałbyś szkicowego zestawu planów dla domu, nie dostarczyłbyś go kontrahentowi i życzyłby mu powodzenia. Nie wrócisz trzy tygodnie na budowę i poprosisz go o dodanie trzeciego piętra i czwartej łazienki, a może wykuszowego okna w salonie. I na pewno nie narysowałbyś swoich planów bez wkładu architekta i inżyniera.
Projekt technologiczny nie różni się tak bardzo. Musi być zaprojektowany z precyzją, a po rozpoczęciu opracowywania nie zawsze łatwo jest uwzględnić zmiany bez wpływu na cały fundament. Dlatego tak ważne jest, aby od samego początku mieć jak największą wszechstronność i uzyskać niezbędny wkład i wiedzę, zastanawiając się, czego będzie wymagać rozwiązanie. Przeprowadzaj wywiady z użytkownikami końcowymi, aby zrozumieć stojące przed nimi wyzwania i dokładnie, w jaki sposób będą musieli korzystać z nowej technologii. Nie rób założeń i nie zostawiaj żadnych części planowania na później.
2. Ale rozpoznaj, że tęsknisz za niewielu
To powiedziawszy, stwierdziłem, że prawie niemożliwe jest wyobrazenie sobie każdej funkcji potrzebnej podczas abstrakcyjnych etapów planowania. Nieuchronnie, gdy system był w fazie rozwoju, zdaliśmy sobie sprawę, że zapomnieliśmy poprosić o zaawansowaną funkcję wyszukiwania lub przycisk „zapisz i kontynuuj”. Kiedy zwróciliśmy się do programistów, aby uprzejmie poprosili ich o uwzględnienie tych nowych próśb, często spotykaliśmy się z frustracją. Być może nowa zmiana wymagałaby od nich cofnięcia już wykonanej pracy i ponownego zaprojektowania części rozwiązania. Być może przewidzieliśmy, że zajmie to dwie godziny, podczas gdy w rzeczywistości zajmie to dzień.
Możesz nie być w stanie zapobiec tym objawieniom w późniejszej fazie gry, więc najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to zbudować bufor, aby je uwzględnić. Dodaj dodatkowy tydzień do początkowej osi czasu i dodatkowe 5-10% do swojego budżetu. Wiele organizacji, zdając sobie sprawę z tego, jak często zmieniają się oczekiwania, przyjęło zwinne podejście do rozwoju, wdrażając technologię etapami, aby umożliwić okresową ponowną ocenę. Niezależnie od tego, jakie masz podejście, nie popełniaj błędu, myśląc, że od samego początku myślałeś o wszystkim. To prawie nigdy się nie zdarza.
3. Poznaj zakres pełzania, gdy go zobaczysz
W miarę postępu projektu i ujawnienia się nowych potrzeb ważne jest rozróżnienie między tymi, których naprawdę potrzebujesz, a tymi, których po prostu chcesz. Proszenie deweloperów o uwzględnienie każdego dzwonka i gwizdka, który umysł może wymarzyć, zazwyczaj prowadzi do niekończących się projektów i zbyt skomplikowanych rezultatów końcowych. Każde nowe żądanie, przed jego złożeniem, powinno mieć priorytet.
Zastanawiając się nad funkcją, zadaj sobie kilka podstawowych pytań: czy system będzie działał bez niej? Ile czasu zajmie wdrożenie i ile korzyści ostatecznie przyniesie użytkownikowi końcowemu? Jeśli poczekamy, aż w przyszłości pojawi się odpowiedź, czy coś zostanie utracone? Jest to ćwiczenie polegające na ustalaniu priorytetów i wszystko może mieć status wysokiego, średniego lub niskiego. Jeśli jest niski, umieść go na symbolicznym parkingu - słyszałem o firmach, które mają dokumenty z prośbą o opracowanie marzeń, do których każdy może dodać pomysły, a inżynierowie mogą przeglądać w wolnym czasie. Zawsze można go ponownie przejrzeć jako część serii ulepszeń, które należy wprowadzić, gdy projekt znajdzie się na ziemi i zakończy się powodzeniem.
4. Opracuj wspólny język
Każdy nowy system ma zestaw celów biznesowych. Umożliwi to przechwycenie większej ilości danych, usprawnienie istniejącego procesu lub zaoferowanie nowych usług klientom. Bardzo ważne jest, aby zespół biznesowy i zespół technologiczny usiedli przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy i przekazali te cele. Cele biznesowe nie mogą zagubić się w morzu gadżetów technicznych i muszą pozostać w pamięci na każdym etapie pracy.
Opracowanie wspólnego języka oznacza nie tylko wspólne ustalanie celów, ale także śledzenie postępów w sposób, który działa dla wszystkich. Biznes i technologia mogą używać różnych narzędzi do mierzenia swojej pracy, ale musi być co najmniej jeden wspólny pogląd na postęp. Może to być tak proste, jak plan projektu lub arkusz kalkulacyjny z uzgodnionymi polami, takimi jak daty, cele i procent ukończenia, dzięki czemu każdy ma dostęp do statusu każdego zadania do wykonania. Celem jest uniknięcie sytuacji, w której zespół biznesowy uważa, że jest w połowie drogi, a zespół techniczny mówi, że to tylko jedna czwarta - wszyscy powinni mieć takie samo zrozumienie tego, co zostało zrobione, a co pozostało do zrobienia.
Możesz mówić w biznesplanach i PowerPointach, a oni mogą mówić w kodzie, ale jeśli nie komunikujesz się wyraźnie od samego początku, nigdy nie wyjdziesz z Babel. Udany projekt technologiczny dotyczy spotkania umysłów - nie tylko na początku, ale na każdym kroku. Uznaj swoje założenia i staraj się nie robić zbyt wielu. Im mniejsza jest różnica między biznesem a technologią, tym łatwiej będzie razem przekroczyć mosty.
