Większość ludzi akceptuje fakt, że spotkania są częścią pracy - ale to nie znaczy, że im się podobają. Jak pokazuje ta infografika, menedżerowie spędzają od 35-50% swojego czasu na spotkaniach, a nawet cztery godziny tygodniowo tylko na aktualizacjach statusu. Ci sami szefowie uważają 67% spotkań za porażki.
Spróbuj, jak możesz, uciec przed nimi, są również niezwykle ważne dla Twojej kariery. Spotkania to etap profesjonalny - tam inni widzą twoje zdolności przywódcze. W jaki sposób osiągniesz swój punkt widzenia, poradzisz sobie z trudnymi pytaniami i ułatwisz dyskusję, mów dużo o swojej zdolności. Ludzie wykorzystują ten czas, aby oceniać i oceniać innych. Nawet jeśli siedzisz cicho i słuchasz, wysyłasz wiadomość.
Niezależnie od powodów, dla których zmagają się ze spotkaniami, doświadczeni specjaliści wiedzą, że muszą znaleźć sposób, aby z nich skorzystać, aby zdobyć i zwiększyć swoją wiarygodność. Zamiast próbować uchylać się lub odkładać na bok, oto pięć sposobów na jak najlepsze wykorzystanie każdego spotkania, na którym się znajdujesz.
1. Wcześnie zabierz głos w pokoju
Dynamikę spotkań ustalają wcześnie najbardziej głośni mówcy. Postaraj się więc zabrać głos w ciągu pierwszych pięciu minut, aby okazać pewność siebie i ustalić swój głos. Nie tylko czerpiesz korzyści z rozpowszechniania swoich pomysłów, gdy wszyscy są jeszcze świezi i zwracają uwagę, ale Twoje komentarze będą również częściej omawiane później, zapewniając ci inne możliwości do wysłuchania.
2. Opieraj się na innych myślach
Dialog na spotkaniach może przebiegać szybko, a pomysły są szybko wyrzucane. Jeśli inni ludzie uważają, co chciałeś powiedzieć, możesz poczuć, że musisz poczekać na prawdziwie oryginalną, kreatywną myśl. Ale to wysoki pasek i może trzymać cię na uboczu (może przez całe spotkanie).
Zamiast tego zwróć uwagę na to, co mówią inni i poszukaj wspólnych wątków, które mogą poprowadzić rozmowę do przodu. Może to być tak proste, jak powiedzenie: „Słyszałem, jak trzy osoby wspominają o modyfikacjach produktu, jak to może wyglądać?” Lub „Jeśli cofniemy się o krok, jedynym punktem, w którym utkniemy, jest oś czasu”. może być również pomocnym sposobem na powstrzymanie ludzi przed rozmowami i zachęcenie ich do znalezienia obszarów porozumienia.
3. Zadaj potężne pytania
Powszechną krytyką spotkań jest to, że mają za dużo mówienia i za mało słuchania. Kiedy ludzie nadmiernie koncentrują się na wydostawaniu się z szeregu pomysłów, możesz się wyróżnić, zachęcając grupę do wzajemnego słuchania. Jest to rola rzadko grana, ale potrzebna i doceniana - pokazuje pewność siebie, aby wszyscy zatrzymali się i zastanowili.
Jednym prostym sposobem na to jest zadawanie silnych pytań. Są to pytania „jak” i „jakie”, a nie „dlaczego”. Ponieważ nie narażają ludzi na defensywę ani nie zagłębiają się w fakty, zachęcają ludzi do otwarcia się i myślenia w sposób rozległy.
Na przykład możesz zapytać:
- Jaki jest najważniejszy aspekt tej decyzji?
- Jak zmierzymy sukces tego?
- Czym różni się ta sugestia od tego, czego próbowaliśmy wcześniej?
- Jakie pojawiają się motywy?
4. Bądź przygotowany (ale bądź elastyczny)
Jeśli przygotowujesz się do spotkań, natychmiast wchodzisz z pozycji siły. Może to oznaczać zapoznanie się z agendą, wcześniejsze badania lub wcześniejsze pomysły.
Większość z nas wie, że jeśli chcemy budować wiarygodność, zebranie naszych myśli przed czasem pomoże nam pokazać się z pewnością siebie. Musimy jednak również uwzględnić zmienność spotkań. Podczas wszystkich naszych przygotowań, bardziej prawdopodobne jest, że sprawy nie pójdą dokładnie tak, jak zaplanowano przy tak dużej liczbie osób i czynników (brak czasu, technologia nie działa, kluczowi gracze się nie pojawiają).
Powinieneś więc zarówno przygotować się na spotkanie, jak i być elastycznym.
Na przykład, jeśli masz 15 minut na prezentację, przygotuj zarówno pełną, jak i skróconą prezentację na wypadek, gdyby Twój czas się wyczerpał. Jeśli prowadzisz badania w tle na temat spotkania, badaj również styczne tematy, które mogą się pojawić. Jeśli temat, którym chcesz się zająć, zostanie rzucony pod stół, zapytaj, czy możesz osobno dotrzeć do uczestników, aby omówić dalej.
Bycie przygotowanym pokazuje twoje strategiczne myślenie, a elastyczność pokazuje, że jesteś szybki na nogach - oba kluczowe atrybuty wielkiego lidera.
5. Podkreśl kolejne kroki
W mojej pracy coachingowej największą skargą, jaką słyszę o spotkaniach, jest to, że nic z nich się nie dzieje. Jasne, wszyscy wiedzą, że powinny zakończyć się przekazaniem obowiązków, ale tak naprawdę niewielu tak. Ponieważ chcemy, aby czas naszego spotkania był naprawdę przydatny, przydatne jest, gdy ktoś podejmie inicjatywę, aby poprosić o kolejne kroki i zadania przed jego zakończeniem.
Jeśli prowadzisz spotkanie, jest to łatwe do zrobienia. Jeśli jesteś tylko uczestnikiem, może być trudniej.
Nie pozwól, żeby cię to powstrzymało. Pokazuje przywództwo w stwierdzeniu: „Nie jestem pewien, jakie są kolejne kroki dla każdego z nas; pomocne byłoby wyjaśnienie, zanim skończymy. ”Możesz nawet zaoferować śledzenie kolejnych kroków dla grupy, jeśli to właściwe, co daje dodatkową możliwość zabrania głosu na następne spotkanie.
Chociaż nigdy nie możesz się doczekać nadchodzącego spotkania, wykorzystując je jako okazję do spotkania się jako lider, zaczną czuć się bardziej cenni (i bardziej produktywni).
