Nawet jeśli twoje e-maile nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi, niektóre osoby tak myślą.
Kiedy więc jesteśmy poza zasięgiem sieci na kilka godzin - być może z powodu wizyty u lekarza lub spotkania bez laptopa - ludzie zaczynają się zastanawiać, czy żyjemy i mamy się dobrze (a co ważniejsze w ich głowach, dlaczego nie jesteśmy wracając do nich).
Właśnie dlatego przydatna jest wiadomość OOO! Poważnie - nie tylko na wakacjach. Mogą pomóc złagodzić cios, gdy masz potrzebującego klienta lub dokuczliwego pracownika, i zapewnią, że szybko wrócisz do ludzi, nawet jeśli to tylko po to, aby powiedzieć im, że odpowiesz później.
Oto sześć zaskakujących przypadków, w których powinieneś użyć jednego (i szablonów, aby stworzyć ten doskonały profesjonalny przekaz):
1. Podczas podróży (do pracy)
Jesteś więc na dyżurze, ale nie możesz odebrać telefonu, ponieważ stewardesy powiedziały ci, żebyś tego nie robił. Korzystanie z wiadomości OOO może dać ludziom znać, że dostałeś ich e-mail, zrozumieć, że jest to ważne, i skontaktuje się z nimi, gdy tylko wylądujesz.
Cześć,
3. Gdy jesteś w złym zasięgu Wi-Fi
Nie ma nic bardziej denerwującego niż zdobycie obracającego się koła, gdy naciskasz przycisk „wyślij” kluczową wiadomość e-mail. Zakładając OOO, pokazujesz, że próbujesz odpowiedzieć, ale dosłownie nie możesz.
Cześć,
4. Kiedy masz (długie) spotkanie
Na wypadek gdyby wizyta u dentysty trwała w porze lunchu, załóż OOO, aby ludzie wiedzieli, że nie masz prowizji.
Cześć,
5. Kiedy wykonujesz pracę głową w dół
Wszyscy wiemy, że e-mail może poważnie obniżyć produktywność, więc jeśli wydaje się to właściwe w twoim biurze, skorzystaj z OOO, aby powiedzieć innym, że próbujesz się skoncentrować, a tym samym nie sprawdzać wiadomości przez kilka godzin.
(Zanim to jednak zrobisz, skontaktuj się z szefem, aby upewnić się, że nie wpłynie to na przepływy pracy).
Cześć,
6. Kiedy jest poza godzinami pracy
A jeśli okaże się, że klienci nie szanują twoich wieczorów lub weekendów (a w opisie stanowiska pracy wyraźnie widać, że nie musisz być wtedy dostępny), spróbuj użyć tego, aby przeszkolić ich, aby kontaktowali się z Tobą tylko w godzinach pracy. Ponownie skonsultuj się z szefem, aby upewnić się, że jest to dozwolone.
Cześć,
Użycie wiadomości OOO w codziennych (ale czasochłonnych) sytuacjach nie tylko uspokoi wszystkie zmartwienia twojego kontaktu, ale także zapewni utrzymanie doskonałej reputacji online. Ponadto pomoże ci stworzyć zdrowsze nawyki e-mailowe - ponieważ nie zdajesz sobie sprawy, że większość e-maili nie jest tak pilna, nie będziesz potrzebować OOO, aby wiedzieć, że nie jest możliwe natychmiastowe odpowiadanie.
