Któregoś dnia wysłałem e-maila do kolegi z kilkoma pytaniami i otrzymałem odpowiedź: „Jestem raczej osobą telefoniczną - możesz do mnie zadzwonić?”
Muszę powiedzieć, że byłem trochę zszokowany.
Nieczęsto spotyka się kogoś, kto woli odbierać telefon w celu prowadzenia działalności. Biorąc pod uwagę wybór, domyślam się, że większość pracowników w typowym miejscu pracy wybrałaby pocztę e-mail zamiast połączenia telefonicznego każdego dnia. Ma to sens: poczta e-mail jest szybka, wydajna i nie ma szansy na niezręczną ciszę lub rozpraszający hałas w tle.
Ale pomimo zdecydowanej preferencji dla poczty e-mail, istnieje kilka sytuacji, które po prostu lepiej działają po podniesieniu telefonu.
1. To pilne
Około 60% osób czeka dwa pełne dni na odpowiedź na wiadomość e-mail związaną z pracą. Jeśli więc wyślesz wiadomość e-mail, która wymaga odpowiedzi JAK NAJSZYBCIEJ - nawet z tematem zawierającym „Pilne!” - istnieje duża szansa, że będziesz odświeżać swoją skrzynkę odbiorczą przez kolejne 48 godzin, kciuki odpowiedź.
Z drugiej strony, telefonowanie w krytycznej sprawie może pomóc ci przekazać poczucie pilności, upewnić się, że druga osoba dokładnie wie, co musi zrobić, i odpowiedzieć na wszelkie pytania bez uciekania się do niekończącego się łańcucha wiadomości e-mail . Do czasu zakończenia połączenia możesz mieć pewność, że wszyscy są na tej samej stronie i rozumieją, co należy zrobić, aby rozwiązać problem.
2. Nie otrzymujesz odpowiedzi
Być może wysłałeś e-maila z prośbą, która nie jest szczególnie pilna, ale w pewnym momencie potrzebujesz odpowiedzi - i po kilku dniach milczenia odczuwasz niepokój.
Jest tylko tyle razy, kiedy możesz wezwać prośbę wraz z innym e-mailem z informacją: „Hej, chciałem tylko to kontynuować - czy miałeś okazję to zobaczyć?”
Jeśli po otrzymaniu oryginalnej wiadomości e-mail i jednej wiadomości zwrotnej nie otrzymasz odpowiedzi, domyślnie jest to rozmowa telefoniczna. Będziesz miał znacznie większą szansę na uzyskanie natychmiastowej odpowiedzi - lub przynajmniej umieszczenie jej na radarze współpracownika jako kwestii, która wymaga jego uwagi.
3. Potrzeba więcej niż kilka zdań
W którymś momencie prawdopodobnie otrzymałeś powieść e-maila, której przeczytanie zajęło ci 20 minut - a na koniec pozostawiłeś pytania z podpisem. Nie poddawaj innych torturom.
Jeśli wszystko, co musisz przekazać, zajmuje więcej niż kilka akapitów - powiedzmy, że wyjaśnisz niuanse zadania lub wyjaśnisz proces działu komuś innemu zespołowi - często skuteczniej jest odebrać telefon. Pozwoli to drugiej osobie zadawać pytania, a po tonie jej głosu, kiedy się rozłączysz, możesz być pewien, że ona całkowicie rozumie.
4. Chcesz szczerej opinii
Być może masz genialny pomysł na artykuł lub ofertę sprzedaży i chcesz zobaczyć, co myśli Twój kolega, zanim zaczniesz.
W przypadku wiadomości e-mail może pojawić się odpowiedź „OK. To brzmi dobrze. ”Chociaż odpowiedź jest pozytywna, nie budzi żadnych obaw ani nie wzbudza żadnych dodatkowych sugestii. Krótko mówiąc, niezbyt przydatne informacje zwrotne.
Jednak telefon - który z natury wymaga czegoś więcej niż szybkiej, niezobowiązującej odpowiedzi - pozwoli ci usłyszeć ton głosu współpracownika, zagłębić się w niuanse twojego pomysłu, odpowiedzieć na wszelkie pytania, które ma twój kolega i, ogólnie, otrzymuj bardziej przemyślane, szczere opinie.
5. Chcesz zbudować związek
E-mail doskonale nadaje się do szybkiej i wydajnej komunikacji. Ale czasem potrzebujesz bardziej osobistego kontaktu - na przykład, gdy kontaktujesz się z nowym zdalnym współpracownikiem lub klientem firmy.
Jasne, możesz napisać idealnie miły wstępny e-mail. Ale rozmowa telefoniczna może pomóc Ci przekazać ciepło i autentyczność, której e-mail nie potrafi - a to nie może pomóc w budowaniu rzeczywistych relacji z osobą po drugiej stronie, zamiast stać się kolejnym kontaktem e-mail w jego książce adresowej .
6. Nie chcesz zapisu rozmowy
Na dobre lub na złe, e-maile są zawsze przechowywane gdzieś tam, gotowe do zacytowania lub przekazania w mgnieniu oka.
Tak więc, jeśli chcesz omówić poufne lub poufne informacje, które nie są jeszcze w formie pisemnej - jak pogłoski o fuzji firmy lub współpracownika rekrutowanego przez konkurencyjną firmę - najlepiej zadzwonić.
Odnosi się to również do przypadkowych rozmów, które wolisz zachować prywatność, na przykład gdy potrzebujesz pomocy współpracownika, aby spełnić prośbę z ostatniej chwili i chcesz wyjaśnić okoliczności tej sytuacji - na przykład: „Nienawidzę cię pytać o przysługę o 16:45, ale mój menadżer upuścił piłkę na propozycję Smitha i dziś musimy ją zebrać. ”
To może być prawda i na pewno pomaga wyjaśnić kontekst żądania, ale nie jest to dokładnie coś, co powinno wrócić do Twojego menedżera za pośrednictwem przekazanego łańcucha e-mail. Przez telefon możesz być szczery, nie ryzykując, że twoje słowa dotrą do niewłaściwego miejsca (tak długo, jak długo zamykasz drzwi do biura).
Aaron Kwittken, CEO i partner zarządzający w Kwittken, może podsumować to najlepiej: „Wszystko, co musisz przemyśleć dwa razy, wszystko, co myślisz, może być wrażliwe, wszystko, co myślisz, wymaga umiejętności relacji… absolutnie powinieneś odebrać telefon”.
