Podróże służbowe zabiorą Cię nie tylko z dala od biura, ale także z dala od zwykłej rutyny. Kiedy nie śpisz w tym samym łóżku, jesz to samo jedzenie lub pracujesz przy tym samym biurku, może być trudno wejść w typowy, pracowity sposób myślenia.
Jednak pomimo opóźnień i spotkań, które prawdopodobnie zaplanowałeś, istnieje kilka łatwych kroków, które możesz podjąć, aby uczynić każdą podróż służbową produktywną. Aby dowiedzieć się więcej, rozmawiałem z czterema odnoszącymi sukcesy wojownikami szosowymi, którzy ujawnili swoje sekrety dotyczące szybkiego rozpoczynania działalności, koncentracji i wykonywania świetnej pracy - nawet gdy jesteś w drodze.
1. Niech technologia będzie Twoim asystentem
Zanim odejdziesz, zdecyduj, który z gadżetów będzie ci najlepiej służył w podróży, i odpowiednio zapakuj. Czy potrzebujesz laptopa do trudnych projektów pisania, czy może wystarczy Twój smartfon i tablet? W zależności od celu podróży możesz zmniejszyć ładunek i pozostawić niektóre urządzenia w domu.
Cokolwiek zdecydujesz się zabrać ze sobą, niezbędny jest dostęp do niezawodnego Wi-Fi. Większość dużych linii lotniczych oferuje tę usługę jako usługę podczas lotu, ale przed zarezerwowaniem lotu sprawdź dwukrotnie dostępność i ceny. W przypadku osób często podróżujących Amanda Augustine, ekspert ds. Poszukiwania pracy w TheLadders, zaleca zakup planu w usłudze takiej jak Gogo, usługa internetowa na pokładzie obejmująca wiele linii lotniczych. Oczywiście musisz także pracować po locie - upewnij się więc, czy masz dostęp do Wi-Fi w swoim hotelu, centrum konferencyjnym i miejscu spotkań.
2. Zaplanuj wszystko
Nawet w erze elektronicznej wciąż obowiązują długoterminowe podejścia biznesowe. „Przed wyjazdem przygotuj listę rzeczy, które musisz zabrać ze sobą”, sugeruje Meryl Pearlstein, właścicielka MDP Publicity. Zastanów się nad wszystkim, czego możesz potrzebować - od strojów biznesowych i materiałów biurowych po kosmetyki i ładowarki - tak, aby wszystkie Twoje niezbędne rzeczy były wiernie przy Tobie, nawet w odległości wielu kilometrów od domu. Wielu wojowników drogowych lubi też przynosić z domu kilka wygód (np. Poduszkę z domu lub ulubioną wygodną bluzę), aby pomóc im szybko dostosować się do warunków przebywania poza domem.
A ponieważ podróże nigdy nie wydają się odbywać dokładnie tak, jak zaplanowano, upewnij się, że na liście przyniesionych osób znajdują się informacje o potencjalnych sytuacjach awaryjnych i opóźnieniach. Jeśli sprawdzasz torbę, zapakuj zmianę ubrania, szczoteczkę do zębów, makijaż i wszystko, czego potrzebujesz do pierwszego dnia pracy w swoim bagażu podręcznym. (Lub dowiedz się, jak pakować wydajniej i zabieraj tylko ze sobą!)
Oprócz niezbędnych rzeczy, Dawn Wilcox, dyrektor zarządzająca ds. Wpływu społecznego w Allison + Partners, lubi przechowywać folder z rozkładem lotów i szczegółami podróży w swoim bagażu podręcznym, aby ułatwić dostęp. W związku z tym sugeruje również, aby zawsze rezerwować lot bezpośredni, a nie lot łączony. Tak długo, jak dodatkowe sześć godzin przy dźwiękach lotniska w Las Vegas, opóźnienia mogą poważnie wpłynąć na Twój nastrój, wydajność i harmonogram spotkań.
3. Skontaktuj się ze swoim biurem przed wyjazdem
Jedną z najtrudniejszych części podróży służbowych jest dotrzymywanie normalnego obciążenia pracą, gdy codzienna rutyna nagle przestaje być normalna. Tak więc przygotowanie jest kluczowe, aby upewnić się, że wszystko w biurze jest na dobrej drodze, gdy Cię nie ma.
Przed wyruszeniem na spotkanie spotkaj się z zespołami projektowymi, aby uzyskać aktualizacje statusu i przejrzeć nadchodzące terminy. Augustine podkreśla, że niezwykle ważne jest komunikowanie się z zespołem, kiedy będziesz dostępny przez telefon lub sprawdzając pocztę e-mail i kiedy będziesz całkowicie niedostępny. Daj też wszystkim znać, jak chcesz lubią kontaktować się w nagłych przypadkach (SMS-em? E-mailami oznaczonymi jako „Pilne?”), abyś mógł rozwiązywać pilne problemy między spotkaniami.
Następnie ustaw wiadomość o nieobecności, aby wskazać osobę odpowiedzialną za zapytania i ustaw oczekiwania dotyczące komunikacji (np. „Jeśli masz pytanie dotyczące konferencji sprzedażowej w przyszłym miesiącu, skontaktuj się z Amandą Johnston. Odpowiem na ogólne pytania, kiedy W poniedziałek wracam do biura. ”)
4. Zapoznaj się z miejscem docelowym
Zanim faktycznie przyjedziesz, dowiedz się, gdzie się zatrzymasz i co jest w pobliżu. Gdzie jest najbliższy sklep spożywczy, w którym można kupić przekąski? Czy centrum konferencyjne znajduje się w odległości spaceru? Pearlstein sugeruje zastanowienie się, jak trudno będzie znaleźć taksówkę, szczególnie w nocy (jeśli nie znajdujesz się w strefie o dużym natężeniu ruchu, lepiej zorganizować serwis samochodowy).
Znajomość tych informacji przed przyjazdem pozwoli ci zaoszczędzić cenny czas, kiedy tam dotrzesz - dzięki czemu możesz się osiedlić i zabrać do pracy. (Ale ponieważ prawdopodobnie nadal będziesz musiał podejmować decyzje w locie, załaduj telefon lub tablet z aplikacjami, które znacznie ułatwiają podróż, takimi jak OpenTable do rezerwacji obiadów i Uber do obsługi samochodów.)
5. Ustaw czynności do wykonania w trakcie trasy
Wykorzystaj czas dojazdu do pracy, aby być produktywnym, zamiast oszczędzać go w miejscu docelowym. „Zrób listę celów związanych z tym, co zamierzasz robić w transporcie”, zaleca Randi Brill, dyrektor generalny Quarasan i założyciel Teacher Peach w Chicago. „Jeśli powiesz:„ Zrobię to, kiedy dotrę do hotelu ”- dodaje, prawdopodobnie nie dojdziesz do tego - po całym dniu podróży będziesz wyczerpany. Ale nie męcz się - Wilcox woli pracować przez pierwsze trzy czwarte swojego lotu, a potem spędzić ostatnią nogę na relaksie.
Aby zwiększyć produktywność transportu, rozważ zapisanie się do programów lojalnościowych dla hoteli lub linii lotniczych lub biznesowych kart kredytowych oferujących dodatkowe korzyści. Susan Baroncini-Moe, strateg biznesowa z Indianapolis i autorka Business in Blue Jeans, w miarę możliwości korzysta z salonów klubowych swojej linii lotniczej, ale „zainwestowała również w wysokiej jakości słuchawki redukujące hałas”, które pomagają jej dobrze pracować w zatłoczonych przestrzeniach.
6. Znajdź swój cel
Po wylądowaniu i odprawie zrób wszystko, aby zoptymalizować swój czas i komfort, mówi Baroncini-Moe. Niezależnie od tego, czy natychmiastowe rozpakowanie pomoże Ci poczuć się lepiej zorganizowanym, czy zaopatrzenie małej lodówki w mrożoną kawę sprawi, że poczujesz się dobrze w pracy, zrozum, co pomaga ci się osiedlić - i zrób to.
Gdy pracujesz w pokoju hotelowym, Pearlstein sugeruje usiąść przy biurku lub stole i ustawić go tak, aby przypominał zwykłe miejsce do pracy: rozpakuj laptopa, znajdź gniazdko dla telefonu i ładowarek komputerowych, połącz się z Wi-Fi, zorganizuj twoje pliki i ułóż potrzebne materiały biurowe. Gdy Twoje biurko jest gotowe do pracy, łatwiej będzie ci wrócić do pracy, gdy wpadniesz do pokoju hotelowego między spotkaniami.
Ale bez względu na to, jak jesteś produktywny, ważne jest, aby dowiedzieć się, jak się zrelaksować pod koniec długiego dnia. Baroncini-Moe woli zregenerować siły w spokoju: spokojna kolacja, dobra książka, rozmowa telefoniczna z mężem i medytacja. Kiedy znajdziesz czas na relaks w nocy, następnego dnia będziesz bardziej czujny, produktywny i pełen energii.
Wreszcie „skorzystaj z faktu, że podróżujesz”, sugeruje Pearlstein. Pod koniec podróży do Vancouver, podczas dwugodzinnego postoju na lotnisku, Pearlstein postanowiła wybrać się na wycieczkę po mieście, wracając w samą porę, aby złapać swój lot. Oczywiście głównym powodem podróży są podróże służbowe, ale to nie znaczy, że nie możesz zobaczyć zabytków.
