Kiedy Adrean Turner rozpoczęła nową rolę księgowego kosztów, jednym z zadań przekazanych jej przez jej poprzednika był miesięczny raport, którego skompilowanie zajęło prawie dwa tygodnie. Przez pierwsze kilka miesięcy spędzała w firmie wiele godzin każdego miesiąca w firmie, mimo że na biurku leżały inne obowiązki.
Potem coś zrozumiała. Nikt - nawet jej szef - nie przekazał jej żadnej opinii na temat raportu. Okazuje się, że nie patrzyli na to, nie mówiąc już o zagłębianiu się w dane, które dostarczała. Szczerze mówiąc, miała lepsze rzeczy do roboty niż spędzać tyle czasu i wkładać tyle wysiłku w coś, z czego nikt nic nie wyniósł.
„Szukałem sposobów na zwiększenie efektywności i wydajności”, mówi Turner, trener kariery Muse i autor FIT for Success. Jednym z takich sposobów byłoby zwolnienie miejsca w jej harmonogramie na rzeczy, które wywarły większy wpływ.
Wszyscy moglibyśmy skorzystać z dokładniejszego zapoznania się z listami rzeczy do zrobienia i godzinami w naszych dniach. W duchu wiosennego sprzątania lub sprzątania o każdej porze roku, oto siedem wskazówek, które pomogą Ci opanować harmonogram.
1. Zrób zapasy i śledź swój czas
Nie możesz naprawdę wyczyścić swojego harmonogramu, jeśli nie wiesz, co jest w nim zawarte - a to obejmuje wszystkie rzeczy w twoim dosłownym i oficjalnym kalendarzu oraz wszystkie rzeczy, które nie są. „Zawsze mówię, że jeśli chcesz lepiej spędzać czas, musisz dowiedzieć się, jak spędzasz teraz swój czas” - mówi Laura Vanderkam, autorka Off the Clock: Poczuj się mniej zajęty, gdy robi się więcej . „Ludzie mają wiele historii, które opowiadają sobie o swoim czasie” - dodaje, ale te historie nie zawsze są dokładne.
Dlatego zaleca śledzenie godzin przez tydzień lub nawet kilka dni za pomocą aplikacji, arkusza kalkulacyjnego lub kartki papieru. Po obiektywnym spojrzeniu na to, dokąd zmierza twój czas, możesz zacząć sortować i decydować, co należy zrobić.
Vanderkam mówi, że możesz poprowadzić Marie Kondo - czy te zajęcia jogi w środy wywołują radość? Co z tym programem, który oglądasz z uporem? - ale tylko do pewnego stopnia. „To niedorzeczne myśleć, że wszystko przyniesie radość. Możesz kochać swoją pracę, ale dojazdy do pracy nie wywołają radości. Kochasz swoje dzieci, ale zmiana pieluchy nie wywoła radości - mówi. Chodzi o to, aby zapytać: „Co powoduje najwięcej bólu? I z czym właściwie mogę coś zrobić?
Turner wykonuje podobne ćwiczenie z klientami, którzy chcą zmienić karierę lub kontynuować to czy tamto, ale czują, że są tak zajęci, że nie mają czasu na poświęcenie się swoim celom. Kazała im prowadzić dziennik czasu do pół godziny przez dwa tygodnie. Często zdają sobie sprawę, że czas, który spędzili na przeglądaniu mediów społecznościowych lub rozmowach na temat swojego ulubionego programu telewizyjnego na Slacku, to kilka godzin, które mogliby spędzić, robiąc coś bardziej produktywnego, a nawet po prostu coś, co naprawdę im się podoba.
2. Oczyść cykliczne spotkania i zadania
Kiedy już wiesz, co jest w twoim kalendarzu, możesz i powinieneś zapytać, dlaczego , mówi Heather Yurovsky, trener kariery Muse i założyciel Shatter & Shine. „Jaki jest cel każdej rzeczy tutaj? Czy to osiągamy, czy też coś musi się zmienić? ”Wyjaśnia. „Klucz nie boi się kwestionować tego, co jest w twoim kalendarzu.”
Zacznij od powtarzających się spotkań, które mogą bardzo łatwo zbudować i przejąć Twój kalendarz, ponieważ jak zauważa Vanderkam, „każde nie musi się usprawiedliwiać”.
Jeśli jesteś inicjatorem cyklicznego spotkania, Yurovsky zachęca cię do pauzy raz w miesiącu i pytania: „Czy to ma sens? Czy osiągamy to, co zamierzaliśmy osiągnąć? Czy ludzie są zaangażowani i wnoszą swój wkład? (Znakiem, że spotkanie nie musi się odbywać, jest to, że nikt inny nie mówi.) ”Jeśli odpowiedzi na te pytania są przeczące, rozważ anulowanie spotkania, skrócenie lub rzadsze spotkanie lub przekazanie odpowiednich informacji pocztą e-mail .
Nawet jeśli nie odpowiadasz, nadal możesz podjąć działania, tak jak zrobił to Turner z tym miesięcznym raportem. A jeśli robisz to, sugerując rozwiązania, a nie tylko stawiając pytania lub przedstawiając problemy, Turner mówi: „sprawia, że wyglądasz, jakbyś był zainwestowany w to, co robisz”. Jeśli jest to spotkanie kogoś innego, poproś o harmonogram i jeśli jest coś, o czym powinieneś przeczytać lub przygotować się do dyskusji. Możesz po prostu przypomnieć organizatorowi, aby zakwestionował te spotkania, które zawsze tam były.
3. Sortuj rzeczy według ważności i pilności
Jeśli śledziłeś swój czas, ale masz problem z obejściem tego, co powinno zostać, a co powinno, Turner sugeruje zastosowanie macierzy zarządzania czasem opisanej w klasycznej książce biznesowej Stephena Covey'a 7 nawyków bardzo skutecznych ludzi: potężne lekcje osobistych zmian . Chodzi o to, aby posortować działania według ważności i pilności i umieścić je w jednej z czterech ćwiartek:
- Kwadrant I: Ważne, Pilne obejmują takie sytuacje, jak kryzysy, spotkania w ostatniej chwili w ważnych terminach
- Kwadrant II: Ważne, nie pilne obejmuje takie rzeczy, jak planowanie strategiczne, ustalanie celów długoterminowych
- Kwadrant III: Nieważne, Pilne obejmują takie wiadomości e-mail, połączenia telefoniczne, spotkania i wydarzenia
- Kwadrant IV: Nieważne, nie pilne obejmuje takie rzeczy, jak bezmyślne przewijanie w mediach społecznościowych, oglądanie telewizji, na której tak naprawdę nie zależy
„W rzeczywistości musisz określić, co musisz zrobić więcej, a co mniej, aby zapewnić maksymalną produktywność” - mówi. Na przykład możesz być zaskoczony tym, że większość twoich codziennych czynności przypada na ćwiartki III i IV, więc twoim celem może być zmniejszenie ich, aby zrobić miejsce na ćwiczenia w ćwiartkach I i II.
4. Minimalizuj lub outsourcing
W niektórych przypadkach możesz po prostu odmówić (ładnie) dodania określonego wydarzenia do kalendarza lub zadania do listy. Inne rzeczy po prostu trzeba zrobić. Ale to nie znaczy, że nie możesz zmusić ich do poświęcenia mniej czasu lub że musisz być tym, który je wykona.
Czy w pracy jest zadanie, które możesz przekazać lub zlecić na zewnątrz? Jako menedżer łatwiej jest natychmiast przekazać zadanie jednemu z twoich bezpośrednich raportów. Ale nawet jeśli nie zajmujesz stanowiska nadzorczego, pomyśl o małych sposobach na zrobienie tego samego. Czy spędzasz godziny ręcznie aktualizując bazę danych lub system? Czy byłoby możliwe nawiązanie współpracy z inżynierem w celu znalezienia bardziej zautomatyzowanego procesu? A może możesz zrezygnować z tego żmudnego prac domowych, aby nikt nie utknął za każdym razem?
Jeśli nie możesz hurtowo przekazać niektórych zadań innym, spróbuj zminimalizować wymagany czas i wysiłek. Aby powrócić do przykładu Turnera, pracowała ze swoim szefem, aby ulepszyć proces raportowania, tak aby wysyłała szybkie miesięczne migawki i tylko sporządzała bardziej szczegółowe raporty kwartalne. To pozwoliło jej zaoszczędzić czas, jednocześnie zapewniając szefowi i współpracownikom potrzebne informacje. Cokolwiek wydaje się, że wkracza w harmonogram, sprawdź, czy jest sposób, aby zrobić mniej.
5. Utwórz bloki
Łatwo jest odwrócić wzrok i wrócić do kalendarza pełnego różnych spotkań i obowiązków. Niezależnie od tego, czy to ty, czy koledzy upuszczacie tam każdy pojedynczy przedmiot, pozostawia ci tylko kilka krótkich głów i mało nadziei na wykonanie niektórych z największych zadań na twoim talerzu. Częścią sprzątania twojego harmonogramu jest znalezienie strategii, które zapobiegną jego zaśmieceniu - tak jak w przypadku organizowania fizycznej przestrzeni.
Chelsea Williams, trener kariery i konsultant ds. Talentów Muse, zaleca blokowanie dużych ilości czasu w kalendarzu, gdy nie będzie można odbierać wiadomości e-mail ani telefonów ani uczestniczyć w spotkaniach. Możesz go użyć do planowania na wyższym poziomie lub do skoncentrowanego czasu projektu (pomyśl działania w ćwiartce II). Ponieważ jest już zarezerwowany i widoczny w kalendarzu, zapobiega gromadzeniu się innych rzeczy i utrudnia im czas, którego potrzebujesz. „Tworzysz przestrzeń” - mówi. I jeśli sprawisz, że te bloki będą się powtarzać, dodaje, stają się one naturalną częścią twojego tygodniowego rytmu.
„Jestem wielkim fanem blokowania czasu”, mówi Jurowski, który sugeruje także przewidywanie i zaspokajanie innych potrzeb dzięki tej strategii. Jeśli na przykład wychodzisz z biura zaniepokojony i niespokojny, zaleca się zablokowanie ostatnich 30 lub 45 minut dnia. Możesz uniknąć wybiegania za drzwi natychmiast po spotkaniu i dać sobie szansę na uspokojenie się i przejście płynniej. „Gdziekolwiek blokujesz czas, zaczynasz czuć się odświeżony.”
6. Nie zapomnij o przestojach
Zarządzanie czasem nie polega tylko na wrzuceniu jak największej ilości pracy do harmonogramu lub całkowitym wyczyszczeniu go, abyś nie mógł zrobić absolutnie nic. Chodzi również o zrobienie miejsca na rzeczy, które kochasz, i te, które pozwalają na doładowanie.
„Chcesz świadomie wybrać czas przestoju”, mówi Vanderkam. „Pomyśl o tym, co naprawdę mnie odmładza?” Może to być natura, ćwiczenia, przyjaciele, sztuka, pieczenie lub cokolwiek innego, co sprawia ci przyjemność, i które wypełnia twoje metaforyczne baterie. Dla Vanderkama czytanie jest jedną z tych rzeczy. „Dostałem dużo lepiej, upewniając się, że mam dobre książki do przeczytania”, mówi, ponieważ „kiedy mam dobrą książkę, czytam, to właśnie robię jako domyślny wybór czasu przestoju”., ona (jak wielu z nas) pada ofiarą bezmyślnego zwoju mediów społecznościowych.
Nie chodzi o to, że niekoniecznie musisz zapisywać przestoje w swoim kalendarzu (lub, po prostu, kliknij i wpisz go tam) - chociaż jeśli tak wolisz, to idź! Pamiętaj tylko, że powinna to być celowa część równania. „Mamy tendencję do zapełniania otwartej przestrzeni, ponieważ porównujemy to, o co jesteśmy proszeni lub myślimy o robieniu niczego” - mówi Vanderkam. „To nie jest właściwe porównanie. Porównanie dotyczy wszystkich innych rzeczy, które możesz robić. ”
7. Udawaj, że przyszłość jest obecna
Kiedy mówisz o czwartku za trzy tygodnie, łatwo pomyśleć: „Och, na pewno jestem wolny, brzmi świetnie!” I wrzuć to do swojego kalendarza, nie zastanawiając się, czy poczujesz się tak samo w środę trzy tygodnie minus dzień od teraz.
Ale „kiedy myślisz o czymś w przyszłości, zadaj sobie pytanie, czy zrobiłbyś to jutro”, mówi Vanderkam. „Wiesz, ile masz teraz energii i zakładasz, że jutro będzie podobnie. To pozwala ci być bardziej rozsądnym. ”Krótko mówiąc, jeśli nie byłbyś podekscytowany, aby zrobić to dzisiaj lub jutro, prawdopodobnie nie będziesz podekscytowany, aby zrobić to za trzy miesiące od teraz, więc podejmij odpowiednie decyzje. Ponieważ „w końcu przyszłość będzie jutro”.
To powiedziawszy, Vanderkam ostrzega przed nawykaniem się do anulowania długo utrzymywanych planów w ostatniej chwili. „Jeśli zobowiązałeś się do zrobienia czegoś i to z ludźmi, których cenisz, być może powinieneś traktować to jako doświadczenie edukacyjne” - mówi. „Przypomnij sobie, że to nie jest dobre uczucie i jak mogę tego uniknąć w przyszłości?”
Innymi słowy, uporządkowanie harmonogramu nie zawsze polega na usuwaniu rzeczy, które już tam są - potencjalnie może to spowodować uszkodzenie relacji zawodowych lub osobistych. Chodzi o opanowanie czasu i utrzymanie porządku w ruchu.
Pomyśl o czyszczeniu harmonogramu jako celu długoterminowym. „Zachęcam ludzi do odważności” - mówi Vanderkam. Jeśli jesteś trochę odważny i bardzo celowy, będziesz mógł robić mniej tego, czego nie lubisz, i więcej tego, co robisz.
