Poczta e-mail zastąpiła pocztę ślimaka dla wielu firm i osobistej komunikacji. Aby wysyłać najlepsze e-maile, musisz znać kilka zasad. E-mailowa etykieta policji nie przyjdzie po ciebie, jeśli nie będziesz ich przestrzegać, ale są to wskazówki, które pomogą ci uniknąć błędów, takich jak obrażanie kogoś, gdy nie masz na myśli, i nieporozumienia, takie jak bycie obrażonym, gdy nie masz na celu .
Te podstawowe zasady etykiety e-mailowej pomagają nam lepiej komunikować się za pośrednictwem poczty elektronicznej i warto je poznać.
01 z 25Zrób drugie spojrzenie zanim wyślesz wiadomość
Wpisz jeden raz, spójrz dwa razy i unikaj krępujących e-maili, które zawierają niewłaściwy tekst do niewłaściwego odbiorcy lub odbiorców. Więc:
- Zatrzymaj się chwilę po wypełnieniu e-maila.
- Spójrz na nazwiska odbiorców.
- Przeczytaj wiadomość e-mail.
Tylko wtedy powinieneś wybraćWysłać. Uncja prewencji warta jest funta wyleczenia.
W Gmailu i kilku innych usługach e-mail możesz włączyć funkcję wyświetlania, która daje kilka sekund na cofnięcie potencjalnych szkód, nawet po wysłaniu błędnego e-maila. Jeśli nie jest to możliwe, spróbuj zostawić pole Do puste lub wpisując własny adres e-mail, aby przypomnieć, aby przed wysłaniem sprawdzić ostateczny wygląd.
02 z 25Nie domyślnie, aby odpowiedzieć wszystkim
Jeśli "Odpowiedz" jest dobre, to "Odpowiedz wszystkim" musi być lepsze. Czy to prawda?
Uważaj na skrzynki odbiorcze odbiorców i nie wysyłaj swojej odpowiedzi osobom, które ich nie potrzebują.
03 z 25Nie zamawiaj e-maili
Nie zastraszaj odbiorców zbyt dużą ilością tekstu. Zamiast tego zredaguj krótką i łatwą do uchwycenia wiadomość.
04 z 25Użyj funkcji Quote Judiciously
Czy uważasz, że cytowanie oryginalnego tekstu w odpowiedziach na e-mail to dużo pracy? Nie jest. Czasami jest to ważne dla ciągłości. Twój adresat może nie wiedzieć, na co odpowiadasz, ale jeśli zacytujesz fragment wiadomości nadawcy w odpowiedzi, twoja intencja jest jasna.
W większości przypadków możesz skopiować część adresu e-mail nadawcy, a następnie w odpowiedzi wpisać "Wklej jako cytat" (lub podobny słowniczek). Jeśli wiadomość od nadawcy była długa, zwykle nie musisz podawać całej treści.
05 z 25Napisz efektywne linie tematyczne wiadomości e-mail
Czy robisz głupie błędy w swoich tematach e-mailowych? Okazuje się, że kluczem do otrzymania wiadomości nie jest spryt. Zamiast tego skoncentruj się na podawaniu dolnej linii wiadomości lub podsumuj komunikat. Nie martw się i pomijaj niepotrzebne słowa. Jeśli chcesz, aby odbiorca podjął działanie, powiedz to w temacie.
06 z 25Czyszczenie wiadomości e-mail przed ich przekazaniem
Przekazywanie e-maili to świetny sposób na dzielenie się pomysłami, ale upewnij się, że oryginalny pomysł nie zatraca się w obfuskacji. Całkiem dobrze jest używać ciężkiego rozdania przy edytowaniu części łańcuchów wiadomości e-mail, które nie mają zastosowania do adresata przekazującego - o ile usunięte części nie zmieniają intencji wiadomości.
07 z 25Jeśli masz wątpliwości, wyślij zwykły e-mail tekstowy, niezbyt bogaty HTML
Nie wszyscy mogą otrzymywać sformatowane wiadomości e-mail. Niektórzy mogą nawet być zirytowani. Aby być bardziej bezpiecznym niż żałować, wysyłaj zwykłe wiadomości tekstowe w razie wątpliwości. Jest to szczególnie ważne w środowisku biznesowym, w którym czas może być ograniczony.
08 z 25Nie wysyłaj fałszywych wiadomości e-mail
Prawdopodobnie podejrzewasz, gdy w skrzynce odbiorczej pojawia się zbyt zaskakujący e-mail. Nie popełnij błędu, przesyłając pocztą e-mail żadnych historii, których sam nie zbadałeś i potwierdziłeś, że są prawdziwe.
09 z 25Nie rozpowszechniaj wirusów
Upewnij się, że nie rozprzestrzeniasz robaków i wirusów za pośrednictwem poczty elektronicznej lub nie działaj jako narzędzie do rozprzestrzeniania spamu. Wszystko to może być spowodowane złośliwymi wiadomościami e-mail. Na szczęście jest ochrona: korzystaj z oprogramowania antywirusowego, aktualizuj je i skanuj pojedyncze pliki za darmo.
- Najlepsze oprogramowanie antywirusowe dla systemu Windows
- Najlepsze oprogramowanie antywirusowe dla komputerów Mac
- VirusTotal do skanowania plików i adresów URL w trybie online
Wyjaśnij, dlaczego do przodu
Lepsza komunikacja zapewnia lepsze relacje. Aby przekazywać e-maile i linki w taki sposób, aby udostępniać istotne informacje i budować więzi, należy je podać na górze wiadomości, dlaczego uważasz, że odbiorca znajdzie interesujące Cię informacje.
11 z 25Daj znać ludziom, że ich e-mail został odebrany
Filtry zakresu są mile widzianymi dodatkami do usług e-mail, ale nie są idealne. Od czasu do czasu otrzymają ważny e-mail. Oszczędźcie innym tego dokuczliwego niepokoju i dajcie znać, że macie ich e-mail.
12 z 25Zapytaj przed wysłaniem ogromnych załączników
Nie blokuj systemów poczty e-mail, wysyłając olbrzymie załączniki lub rób to tylko za zgodą.
13 z 25Porozmawiaj o jednym temacie tylko na e-mail
Spraw, aby świat był mniej zagmatwany. Staraj się mówić o jednym temacie tylko za wiadomość. Aby uzyskać inny temat, rozpocznij nową wiadomość e-mail.
14 z 25Interpunkcja ma znaczenie
Przecinek, dwukropek, łącznik i średnik - wszystkie istnieją z jakiegoś powodu: ułatwiają zrozumienie zamierzonego znaczenia zdania. Nie czyń życia trudniejszym i być może mniej interesującym dla odbiorców wiadomości e-mail. Zwróć uwagę na interpunkcja.
15 z 25Skromnie używaj akronimów
DYK? Nie każdy zna każdy akronim, a skróty te nie oszczędzają tak wiele czasu. Tak więc użyj tylko kilku akronimów i tylko wtedy, gdy jesteś pewien, że odbiorca zna ich znaczenie. To niegrzeczne, aby ktoś szukał czegoś w e-mailu.
16 z 25Zmień rozmiar zdjęć na poręczne proporcje dla wiadomości e-mail
Gdy Twoje zdjęcia wyglądają dobrze w e-mailu, wyglądasz dobrze. Zachowaj załączone obrazy e-mail nie większe niż ekran, zmieniając ich styl - w trybie online i za darmo.
17 z 25Pisanie we wszystkich Caps Is Shouting
Nie krzycz w swoich e-mailach, chyba że chcesz. Tekst ustawiony wielkimi literami jest interpretowany jako krzykliwy i jest również trudny do odczytania.
18 z 25Bądź ostrożny z Irony w wiadomościach e-mail
Nie naprawdę! Mam na myśli to. Szczerze!
Medium, które oferuje mały kontekst, taki jak e-mail, nie jest dobrze dostosowane do ironii i sarkazmu, nawet jeśli znasz odbiorcę.
19 z 25Złap literówki, drukując wiadomości e-mail
Aby uzyskać ważne, oficjalne wiadomości e-mail o charakterze kariery lub listy miłosne, wydrukuj wersję roboczą przed kliknięciemWysłać.
Na wydrukowanym egzemplarzu i z ołówkiem w ręku często można znaleźć literówki lub spóźnione przecinki, a Ty i sprawdzający pisownię nie złapiecie. Zapisane zadanie / relacja może być twoją własnością.
20 z 25Ustaw swój zegar systemowy
Upewnij się, że nie wysyłasz wiadomości z 1981 lub 3078.
21 z 25W razie wątpliwości, Zakończ e-maile z "podziękowaniem"
Jeśli nie wiesz, jak się pożegnać na końcu e-maila, jest jedna rzecz, która prawie zawsze będzie odpowiednia. Dzięki.
22 z 25Gdzie umieścić swój podpis
Bez linii z napisem "zarejestruj tutaj", w jaki sposób decydujesz, gdzie umieścić podpis e-mailowy? Umieść go tuż pod końcem tekstu.
23 z 25Zastanawiasz się "Jak to zrobić w pisaniu?" Użyć tego"
Czy zauważyłeś, jak ludzie, których dobrze rozumiesz, kiedy ich słuchasz, stają się tajemniczy i gadatliwi, kiedy zaczynają pisać?
Nie bądź taki jak oni. Powiedz to tak, jak jest i powiedz to w taki sam sposób, jak w rozmowie twarzą w twarz. Teraz nie jest czas, aby zaimponować im swoim opanowaniem języka angielskiego. Idź na krótko i słodko.
24 z 25Kompresuj pliki
Małe jest piękne, przynajmniej jeśli chodzi o załączniki wiadomości e-mail. Zmniejsz pliki, zanim wyślesz je pocztą e-mail.
25 z 25Unikaj wiadomości "mnie w tym wieku"
"Ja też" nie jest wystarczającą treścią, by zagwarantować e-mail. To jest denerwujące. Zaczekaj, aż będziesz mieć coś do dodania do rozmowy, aby odpowiedzieć.
