Korespondencja seryjna to narzędzie, które upraszcza tworzenie zestawu dokumentów, które są podobne, ale zawierają unikalne i zmienne elementy danych. Osiąga się to przez połączenie bazy danych zawierającej te elementy danych z dokumentem, który zawiera pola scalania, w których będą zapełniane te unikatowe dane.
Korespondencja seryjna oszczędza czas i wysiłek, automatyzując proces wprowadzania standardowych dokumentów, takich jak nazwiska i adresy do dokumentu. Na przykład można połączyć list w formie formularza z grupą kontaktów w programie Outlook; ta litera może zawierać pole scalające dla każdego adresu kontaktowego i jedno dla nazwy odpowiedniego kontaktu w ramach powitania listu.
Wykorzystuje korespondencję seryjną
Korespondencja seryjna dla wielu osób wywołuje myśli o wiadomościach śmieciowych. Podczas gdy sprzedawcy niezaprzeczalnie korzystają z korespondencji seryjnej, aby szybko i łatwo generować duże ilości wiadomości, wiele innych zastosowań może zaskoczyć Cię i zmienić sposób tworzenia niektórych dokumentów.
Za pomocą korespondencji seryjnej można tworzyć wszelkiego rodzaju drukowane dokumenty, a także dokumenty i faksy rozprowadzane elektronicznie. Rodzaje dokumentów, które można utworzyć za pomocą korespondencji seryjnej, są praktycznie nieograniczone. Oto kilka przykładów:
- Katalogi
- Zapasy
- Faktury
- Etykiety
- Koperty
- I, oczywiście, listy
Inteligentne wykorzystanie korespondencji seryjnej może znacznie poprawić wydajność. Może również zwiększyć efektywność tworzonych dokumentów. Na przykład, dostosowując litery z nazwiskami odbiorców lub innymi elementami, które są specyficzne dla każdego odbiorcy, prezentujesz wypolerowany, osobisty obraz, który ustawia etap dla pożądanego rezultatu.
Anatomia scalenia korespondencji
Połączenie korespondencji seryjnej składa się z dwóch głównych części: dokumentu i źródła danych, zwanego także bazą danych, Microsoft Word upraszcza pracę, umożliwiając korzystanie z innych aplikacji Office, takich jak Excel i Outlook, jako źródeł danych. Jeśli masz pełny pakiet Office, użycie jednej ze swoich aplikacji jako źródła danych jest łatwe, wygodne i wysoce zalecane. Korzystanie z kontaktów, które już wprowadziłeś do kontaktów programu Outlook, na przykład, pozwoli Ci uniknąć ponownego wprowadzania tych informacji do innego źródła danych. Korzystanie z istniejącego arkusza kalkulacyjnego programu Excel zapewnia jeszcze większą elastyczność w porównaniu z danymi tworzonymi przez źródło danych Word.
Jeśli masz tylko program Word, możesz nadal korzystać z funkcji korespondencji seryjnej. Program Word ma możliwość tworzenia w pełni dostosowywalnych źródeł danych, z których można korzystać w korespondencji seryjnej.
Konfigurowanie korespondencji seryjnej
Scalanie korespondencji seryjnej może wydawać się skomplikowane i skomplikowane - dokumenty zawierające duże ilości danych, które mogą być oparte na dużych bazach danych. Program Word upraszcza jednak konfigurację korespondencji seryjnej do typowych zastosowań, udostępniając kreatory, które przeprowadzą użytkownika przez proces łączenia dokumentu z bazą danych. Ogólnie rzecz biorąc, możesz wykonać ten proces w mniej niż 10 dość prostych krokach, w tym wyszukiwaniu i korygowaniu błędów. To mniej niż ręczne przygotowanie dokumentu, a także znacznie mniej czasu i kłopotów.
