Skonfiguruj automatyczną odpowiedź poza biurem w programie Outlook

Ustaw odpowiedź na nieobecność w biurze w Outlooku, a program odpowie na wszystkie nowe wiadomości e-mail, które otrzymasz podczas nieobecności.

Zabranie twojego e-maila ze sobą jest łatwe; To, co twarde, to zostawić za sobą

Gdziekolwiek jesteś, zabieranie wszystkich wiadomości e-mail ze sobą w małym, poręcznym pakiecie jest łatwe. Pozostawienie go na dużym, nieporęcznym komputerze jest trudne i często rozsądne.

Jeśli pragniesz zdrowych zmysłów, Outlook jest tutaj, aby pomóc: podczas gdy bierzesz urlop z codziennego zalewu e-maili, Outlook automatycznie odpowie na nadchodzące wiadomości - biorąc ten ciężar z ramion, nawet po powrocie.

Oczywiście program Outlook nigdy nie mógłby odpowiedzieć w spójny, przekonujący i zwięzły sposób, jak można osobiście, ale będzie reagować sumiennie, pozwalając nadawcom wiedzieć, że jesteś poza biurem, może kiedy wrócisz i czy powinni podążać- wtedy (jeśli nadal są istotne) lub skieruj ich do innego kontaktu w sprawach wymagających szybszej odpowiedzi.

Skonfiguruj automatyczną odpowiedź z wakacji w Outlooku na konto POP i IMAP

Aby skonfigurować autoresponder w Outlooku dla konta e-mail IMAP lub POP (dla Exchange, patrz niżej), najpierw skonfiguruj komunikat używany do odpowiedzi:

1. Utwórz nową wiadomość (kliknij nowy e-mail ) w programie Outlook.

2. Wprowadź żądany Przedmiot i wiadomość o automatycznej odpowiedzi programu Outlook poza biurem.

   • Jeśli to możliwe i stosowne, uwzględnij to, kiedy ludzie wysyłają wiadomości, możesz oczekiwać osobistej odpowiedzi lub oczekiwać odpowiedzi w ogóle. To może trochę potrwać po twoim powrocie.
   • Możesz także dodać DW: i UDW: odbiorców, aby otrzymać kopię każdej automatycznej odpowiedzi.
   • Jeśli ustawisz automatyczną odpowiedź programu Outlook poza biurem, aby wysłać ją w odpowiedzi na całą przychodzącą pocztę (zamiast tylko wiadomości od wybranych kontaktów), weź pod uwagę, że ujawnianie zbyt dużej ilości informacji stanowi zagrożenie.

3. Kliknij Plik (lub PLIK ).

4. Wybierać Zapisz jako na wyświetlonym arkuszu.

5. Upewnić się Szablon Outlooka jest wybrany w ramach Zapisz jako typ: .

6. Opcjonalnie wpisz nazwę szablonu w polu Nazwa pliku: (Outlook domyślnie wybrał temat szablonu).

7. Kliknij Zapisać .

Przejdź do tworzenia reguły automatycznego reagowania w Outlooku:

1. Kliknij Plik (lub PLIK ) w widoku Poczta programu Outlook.

2. Upewnij się, że Informacje kategoria jest otwarta.

3. Kliknij Zarządzaj regułami i alertami pod informacje o koncie .

4. Upewnij się, że jesteś na Reguły wiadomości e-mail zakładka w Reguły i alerty okno.

5. Teraz upewnij się, że konto, dla którego chcesz utworzyć wakacyjną odpowiedź, jest wybrane w sekcji Zastosuj zmiany do tego folderu :.

   Możesz łatwo zastosować regułę do wszystkich swoich kont; patrz poniżej, krok 21.

6. Kliknij Nowa zasada…

7. Upewnić się Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości jest wybrany w ramach Zacznij od pustej reguły .

8. Kliknij Dalej> .

9. Upewnić się Gdzie moje nazwisko jest w polu To jest sprawdzany pod Krok 1: Wybierz warunki .

   Możesz pozostawić wszystkie pola niezaznaczone i sprawić, że program Outlook nie będzie odpowiadał na wszystkie wiadomości przychodzące, lub możesz sprawdzić Gdzie moje nazwisko znajduje się w polu Do lub DW do wiadomości e-mail, których jesteś, ale do DW: odbiorca.

10. Kliknij Dalej> .

11. Upewnić się odpisz, używając konkretnego szablonu jest sprawdzany pod Krok 1: Wybierz akcję (s) .

12. Kliknij konkretny szablon pod Krok 2: Edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość) .

13. Upewnić się Szablony użytkownika w systemie plików jest wybrany w ramach Zaglądać: .

14. Zaznacz szablon utworzony wcześniej.

15. Kliknij otwarty .

16. Teraz kliknij Dalej> .

17. Upewnić się chyba że jest to automatyczna odpowiedź jest sprawdzany pod Krok 1: Wybierz wyjątki (w razie potrzeby) .

18. Kliknij Dalej> .

19. W polu wpisz nazwę dla filtra automatycznego odpowiadania Krok 1: Podaj nazwę tej reguły .

20. Upewnić się Włącz tę regułę jest zaznaczone, aby umożliwić natychmiastowe odpowiadanie na wakacje; możesz odznaczyć Włącz tę regułę , oczywiście, i angażuj automatyczną reakcję tylko wtedy, gdy jest to konieczne.

    Aby włączyć filtr w dowolnym momencie, otwórz Reguły i alerty okno jak wyżej i upewnij się, że reguła odpowiadająca na wakacje jest sprawdzana Reguły wiadomości e-mail patka.

21. Opcjonalnie włącz Utwórz tę regułę na wszystkich kontach .

    Należy jednak pamiętać, że filtry mogą nie działać z niektórymi typami kont (dla których program Outlook ich nie utworzy, nawet po zaznaczeniu tego pola).

22. Kliknij koniec .

23. Kliknij dobrze .

Wyłącz regułę "Wakacje na wakacje"

Aby wyłączyć automatyczną odpowiedź nieobecności w biurze, którą skonfigurowałeś (i włączyłeś) w programie Outlook:

1. Wybierz Plik (lub PLIK ) w widoku poczty programu Outlook.

2. Idź do Informacje Kategoria.

3. Kliknij Zarządzaj regułami i alertami (obok Reguły i alerty ).

4. Upewnij się, że Reguły wiadomości e-mail karta jest zaznaczona.

5. Wybierz konto, dla którego chcesz wyłączyć opcję automatycznego reagowania w obszarze Zastosuj zmiany do tego folderu: ( Musisz wyłączyć odpowiedź o wakacjach dla każdego konta osobno).

6. Upewnij się, że reguła automatycznego reagowania, którą utworzyłeś, aby włączyć odpowiedź, nie jest zaznaczona na liście reguł.

7. Kliknij dobrze .

Alternatywa: dodatki typu Outlook Vacation Responder

Zamiast ręcznie konfigurować regułę w programie Outlook, można użyć narzędzia, takiego jak obiekt odpowiadający za pośrednictwem poczty e-mail (FreeBusy) lub Menedżer automatycznej odpowiedzi.Narzędzia te są zazwyczaj inteligentne w wysyłaniu tylko koniecznych autoodpowiedzi poza biurem.

Należy wziąć pod uwagę, że sam Outlook wyśle ​​automatyczną odpowiedź na każdy adres tylko raz na sesję; druga automatyczna odpowiedź może zostać wysłana dopiero po zamknięciu i ponownym otwarciu Outlooka. Ponadto program Outlook nie odpowie automatycznie nadawcy za pomocą dwóch różnych komunikatów.

Skonfiguruj automatyczną odpowiedź z urlopu poza biurem w przypadku konta Exchange

Jeśli używasz Outlooka z kontem Exchange, możesz ustawić automatyczną odpowiedź poza biurem bezpośrednio na serwerze:

1. Kliknij PLIK w głównym oknie Outlook.

2. Otworzyć Informacje Kategoria.

3. Kliknij Automatyczne odpowiedzi .

4. Upewnić się Wysyłaj automatyczne odpowiedzi jest zaznaczone.

5. Aby automatycznie reagował na automatyczne uruchamianie i zatrzymywanie:

   • Upewnić się Wysyłaj tylko w tym przedziale czasowym: sprawdzone.
   • Wybierz żądaną datę i godzinę rozpoczęcia automatycznego odpowiadania w ramach Czas rozpoczęcia: .
   • Wybierz żądaną datę końcową i czas poniżej Koniec czasu: .

6. Wprowadź wiadomość o autoodzywaniu poza biurem w sekcji Wewnątrz mojej organizacji .

   Ten e-mail zostanie wysłany do osób w Twojej firmie.

7. Aby wysyłać automatyczne odpowiedzi także do osób spoza firmy:

   • Otworzyć Poza moją organizacją patka.
   • Upewnić się Automatyczna odpowiedź dla osób spoza mojej organizacji jest sprawdzane, jeśli nie masz nic przeciwko zagrożeniom bezpieczeństwa.
   • Wprowadź wiadomość wysłaną do osób spoza firmy.

8. Kliknij dobrze .

Aby zachować odpowiedzi na nieobecności w biurze centralnie na serwerze Exchange (w tym szablony zawierające pola połączone z Active Directory), możesz wypróbować program Symprex Out-of-Office Manager.

(Testowane z Outlook 2013 i Outlook 2016)