Nie jest już szaleństwem nosić dżinsy w miejscu pracy lub pić napoje z szefem po godzinach, ale jeśli chodzi o używanie emoji w e-mailu, linie stają się nieco rozmyte.
Poruszanie się po tajnikach profesjonalnej etykiety e-mailowej może być trudne. Ale najprawdopodobniej jest to główny sposób łączenia się z szefem i współpracownikami (poza tym, wiesz, osobiście). A to oznacza, że każda wysłana wiadomość jest szansą wywarcia dobrego wrażenia … lub złego.
Oto dziewięć zasad pracy z pocztą e-mail, których musisz przestrzegać - jeśli chcesz zachować swoją reputację online.
1. Zacznij od stałej linii tematu
Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do jednego ze swoich przełożonych, pamiętaj, że prawdopodobnie mają w skrzynce odbiorczej setki wiadomości.
Co więc robi twój szef z większością z nich? Naciśnij klawisz usuń lub zaznacz je na później (i nigdy nie czytaj ich). Oznacza to, że masz tylko jedną szansę, aby zwrócić na siebie uwagę: kusząca tematyka może pomóc w jej otwarciu.
2. Uważaj na słowa
Czy kiedykolwiek dostałeś SMS-a, który zakończył się kropką? Jeśli tak, prawdopodobnie myślałeś, że osoba, która go do ciebie wysłała, była na ciebie zła (nawet jeśli tak naprawdę starała się używać poprawnej interpunkcji).
Wynika to z tego, że rodzaj używanych słów może natychmiast kogoś uspokoić lub zdenerwować. Unikaj używania słów takich jak „hej” lub „pilny” i zamiast tego używaj słów „ty” lub „dzisiaj”. (Mylić? Więcej wyjaśnień poniżej.)
3. Napisz jak redaktor
Być może nie piszesz pracy studenckiej, ale to nie znaczy, że nie dostajesz oceny. Zła gramatyka, błędy ortograficzne, a nawet brak wstępu, treści i wniosków sprawiają, że brzmisz tak, jakbyś próbował dostać się do skrzynki odbiorczej zero, a nie być odpowiedzialnym pracownikiem.
4. Bądź uprzejmy wobec czasu osoby
Jeśli masz zamiar wysłać komuś wiadomość e-mail, powiedz jej, dlaczego ją wysyłasz.
Jeśli na przykład dołączasz prezentację, powiedz im dokładnie, jakie mają być ich kolejne kroki (Czy potrzebujesz ich zgody? Czy chcesz, aby dodali slajd?). Jeśli idziesz do kogoś CC, powiedz mu, dlaczego zostali uwzględnieni.
5. Używaj emotikonów ostrożnie
Chodzi o emoji: nie każdy jest ich fanem. Nawet jeśli pracujesz w nieformalnym otoczeniu, nadal znaczny procent populacji pracującej uważa je za nieprofesjonalne. Nie ryzykuj, jeśli nie masz pewności, jak zostanie odebrany.
6. Załącz załącznik
Wydaje się to oczywiste, ale wszyscy byliśmy winni tego naruszenia adresu e-mail niejednokrotnie.
Sprawdź przed naciśnięciem przycisku wyślij: Czy załączyłeś załącznik, o którym mówiłeś, że chcesz dołączyć? (Powiedz, że 10 razy szybko.)
7. Uzupełnij swój podpis (bez zwykłego „najlepszego”)
Musisz zakończyć swój e-mail, wylogowując się, ale to nie znaczy, że musisz powiedzieć „najlepiej” lub „dziękuję” na końcu każdej wiadomości (szczególnie jeśli nie masz za co być wdzięczny).
Zamiast tego wybierz pozdrowienie, które jest profesjonalne, ale funkcjonalne. Spróbuj „pozdrowienia”, „z szacunkiem” lub „Porozmawiamy wkrótce”.
8. Użyj profesjonalnego podpisu (nawet na telefonie)
Jeśli właśnie stworzyłeś profesjonalny, dobrze napisany e-mail, dlaczego chcesz zakończyć go słowem „Wysłane z mojego iPhone'a”? Zamiast tego wybierz prosty, wciągający podpis, który zawiera Twój tytuł, profile w mediach społecznościowych, witrynę internetową, a może nawet zdjęcie Twojej twarzy.
9. Wiedzieć, kiedy nie wysyłać wiadomości e-mail
Oczywiście, bez względu na to, jak dobra jest twoja etykieta, wszystko jest na nic, jeśli wysyłasz e-mailem coś, czego nie powinieneś.
Na przykład, jeśli potrzebujesz bardzo szybkiej odpowiedzi od kogoś, zadzwoń do niego. A jeśli chcesz poprosić szefa o podwyżkę, umów się na spotkanie (nie chcesz rozmawiać przez e-mail).
Tak długo, jak będziesz przestrzegać tych dziewięciu zasad, prawie zawsze będziesz otrzymywać e-maile i odpowiadać na nie. I hej, po prostu możesz zrobić dobre wrażenie na swoim szefie, gdy jesteś przy nim!
