Ludzie cały czas pytają mnie, jak robić rzeczy szybciej, lepiej i wydajniej oraz jakie narzędzia polecam, aby im to pomóc. Ale jest jedno pytanie, które otrzymuję o wiele mniej, co jest równie ważne: Jak mogę zaoszczędzić czas - robiąc mniej?
Rzeczywiście, wiedza o tym, czego nie należy robić, a czego nie robić, może mieć ogromny wpływ na twoje szczęście i wydajność.
Sprawdź się na poniższej liście siedmiu pytań, aby upewnić się, że dobrze inwestujesz swój czas.
1. Czy mówisz „nie”?
Większość ludzi ma głęboką potrzebę bycia lubianym. W rezultacie mówimy tak na prawie wszystko, co nas wymaga, co uniemożliwia robienie wszystkiego dobrze i pochłania nasz czas i produktywność. Spójrz na 10 ostatnich otrzymanych próśb (ignorując zadania od szefa, nad którymi możesz nie mieć kontroli). Jeśli powiedziałeś tak ponad połowie, prawdopodobnie nadszedł czas, aby zmusić się do mówienia „nie” (oto kilka sposobów, aby to zrobić ładnie).
2. Czy delegujesz wystarczająco dużo?
Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem, czy nie, możesz przekazać go współpracownikom. Jeśli robisz wszystko sam i myślisz, że „jest to dla mnie szybsze”, możesz być delegatofobem. Przyjrzyj się swoim zadaniom w ciągu ostatniego tygodnia - czy wszystkie z nich są naprawdę Twoim opisem pracy? Jeśli nie, zapoznaj się z moimi wskazówkami dotyczącymi udanej delegacji, aby zacząć odsuwać niektóre rzeczy od ciebie.
3. Czy wszystko na liście rzeczy do zrobienia jest konieczne?
Nie uważaj niekończącej się listy rzeczy do zrobienia za wyzwanie, aby to wszystko zrobić, podczas gdy w rzeczywistości jest to wyzwanie do ustalenia priorytetów. Jeśli nie wykonałeś zadania od tygodni lub zawsze jest to przesunięte na później, może to oznaczać, że tak naprawdę nie jest konieczne. Użyj swojego kierownika i współpracowników jako sondaży, aby spróbować usunąć niepotrzebne elementy z listy rzeczy do zrobienia, abyś mógł poświęcić więcej czasu na przedmioty o wysokim priorytecie, które posuną Twoje cele do przodu. Wskazówka: czy masz problemy z usuwaniem zadań w pracy? Przejrzyj każdy z nich i zanotuj jego wpływ (np. „Możliwość uzyskania przychodu” lub „wzrost liczby użytkowników”). Zdziwisz się, ile przedmiotów nie jest dopasowanych do celów firmy lub osobistych.
4. Czy wszystkie cykliczne spotkania w Twoim kalendarzu są konieczne?
Anuluj te, które nie mają wpływu lub które można zastąpić aktualizacją e-mail. W przypadku spotkań, które organizujesz, ponownie ocenisz, czy format, długość i uczestnicy przyczyniają się do ich skuteczności. Jak wyjaśnia przedsiębiorca Jim Belosic, oszczędza to zarówno czas, jak i pieniądze - godzinne spotkanie z 17 pracownikami, którzy zarabiają średnio 40 000 USD rocznie, kosztuje 22, 88 USD. Yikes.
5. Czy w przypadku spotkań jednorazowych Twoja domyślna długość jest zbyt długa?
Większość osób domyślnie przyjmuje 60-minutowe spotkania, kiedy początkowe rozmowy rzadko potrzebują tyle czasu. Spróbuj ustawić domyślny kalendarz na 30 lub 20 minut. Odzyskasz ten czas i najprawdopodobniej będziesz miał o wiele bardziej produktywne spotkania.
6. Czy w ogóle potrzebujesz spotkania?
Wiadomości flash: Nie musisz zgadzać się na każde spotkanie, na które jesteś proszony. Odnosi się to podwójnie do osób, które dodają spotkania do kalendarza bez pytania - masz pozwolenie na odrzucenie wszystkiego, co nie jest krytyczne dla twojej pracy. Ustaw wysoki pasek, aby dać ludziom swój czas, a przekonasz się, że więcej pytań jest rozwiązywanych za pośrednictwem poczty e-mail lub, często bardziej skutecznie, przez podniesienie telefonu.
7. Czy jesteś niewolnikiem swojej skrzynki odbiorczej?
Mówiąc o rzeczach, których nie musisz robić: nie musisz odpowiadać na każdy przychodzący e-mail. Daj sobie pozwolenie na archiwizowanie nieistotnych zimnych e-maili i wiadomości e-mail od twoich informacji. I kiedy już to robisz, zrezygnuj z subskrypcji wszystkiego, czego nie czytasz (nie, nie musisz czytać każdego biuletynu e-commerce, na który się zapisałeś). Powiedzenie „nie” na e-mail jest kluczem do znalezienia czasu na prawdziwą pracę.
Czasami produktywność nie polega na systemach, które instalujesz, ani na pobieranych aplikacjach - chodzi o to, aby dobrze przyjrzeć się, jak spędzasz czas i uwolnić swój harmonogram od niepotrzebnych zadań. Więcej godzin w ciągu dnia? Myślę, że wszyscy możemy się zgodzić, że to dobra rzecz.
