Wszyscy wiedzą, że prowadzenie firmy jest jednym z najtrudniejszych koncertów. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy międzynarodową korporację, dyrektorzy generalni muszą zarządzać czasem, zasobami i wieloma wymaganiami, jednocześnie znajdując czas i przestrzeń do podejmowania decyzji i opracowywania strategii, które określą przebieg ich działalności.
Co oznacza, że opracowali niektóre systemy master i sztuczki, aby zmaksymalizować ich wydajność.
Dlaczego więc nie możemy ukraść kilku ruchów z ich podręczników? Niezależnie od tego, czy chcesz prowadzić własny biznes, czy chcesz być bardziej produktywny w swojej obecnej pracy, zapoznaj się z listą sprawdzonych przez CEO wskazówek, które możesz zastosować do każdego aspektu swojego życia.
1. Rób przerwy co 90 minut
Tony Schwartz, prezes Energy Project, sugeruje robić przerwy co 90 minut, aby zmaksymalizować wydajność. Powód? Ciała ludzkie mają cykl energetyczny, który działa w 90-minutowych odstępach w ciągu dnia. Kiedy pracujemy nad czymś przez półtorej godziny lub dłużej, naturalne jest, że nasze poziomy czujności spadną, a nasza uwaga zacznie wędrować lub poczujemy się senni (lub zaczniemy sprawdzać Twittera lub Facebooka).
Nieintuicyjnym sekretem trwałej doskonałej wydajności jest życie jak sprinter. W praktyce oznacza to pracę z najwyższą intensywnością rano, nie dłużej niż 90 minut, a następnie przerwę.
Więc następnym razem, gdy twoje oczy się błyszczą, zamiast sięgać po kolejną filiżankę kawy, zamiast tego odejdź od pracy na kilka minut. Możesz być zaskoczony, ile zrobisz na dłuższą metę.
2. Czasem bądź nieprzerwany
Nie ma nic bardziej frustrującego niż w końcu wejście do strefy pracującej nad dużym projektem - a następnie przerwanie jej przez współpracownika lub szefa, który wpadnie do twojego biurka. Co gorsza, badania pokazują, że powrót do normy po przerwie może potrwać do 25 minut.
I właśnie dlatego Andrew Marsh, CEO Fifth Column Games, opracował system zapewniający, że wszyscy w jego biurze mogą pracować bez przeszkód. Umieszczając na biurkach „stożek ciszy”, pracownicy mają namacalny symbol, który informuje, że nie należy im przeszkadzać, chyba że jest to nagły wypadek.
Używam stożka ciszy, kiedy pracuję nad złożonym projektem, na którym muszę się skoncentrować. Możliwość intensywnej koncentracji bez przerw jest cennym narzędziem zwiększającym produktywność dla wszystkich w grach Fifth Column Games.
Niezależnie od tego, czy musisz koncentrować się na intensywnych zadaniach przez kilka godzin dziennie, czy pracujesz nad dużym projektem, skorzystanie z systemu, który poinformuje o tym ludzi, pozwoli im przyzwyczaić się do wysyłania wiadomości e-mail w celu wykonania pilnych zadań. zamiast wpadać przy biurko.
3. Zarządzaj swoją energią, a nie tylko czasem
Wiesz, że ważne jest rozsądne zaplanowanie swojego czasu - ale tak naprawdę efektywniejsze może być również zarządzanie energią. Nasza własna dyrektor generalna, współzałożycielka Muse, Kathryn Minshew, jest fanem optymalizacji swojego dnia pracy, wykonując swoje najbardziej intensywne zadania w godzinach szczytu, w tych złotych godzinach, kiedy jej poziom energii jest najwyższy. Z drugiej strony spotkania są czymś, czego unika w tych godzinach i oszczędza na inne pory dnia.
Uważam, że niezwykle pomocne było zwrócenie uwagi na to, kiedy w ciągu dnia jestem najbardziej produktywny (w jakich godzinach, w jakich warunkach) i agresywnie pilnuje tego czasu do skoncentrowanej pracy.
Jeśli jesteś poranną osobą, wykonaj swoje najważniejsze zadania w pierwszej kolejności i zachowaj żmudne, bezmyślne zadania na później w dniu, w którym Twoja energia słabnie. Nie jesteś pewien, jakie są twoje godziny szczytu? Spróbuj mapowania energii, aby dowiedzieć się i jak najlepiej wykorzystać swój dzień pracy.
4. Nie bądź niewolnikiem poczty e-mail
Gina Trapani, założycielka ThinkUp, jest fanem sprawdzania poczty e-mail tylko w określonych porach dnia. Czemu? Zamiast czuć, że musisz odpowiadać na wiadomości e-mail od momentu, gdy trafią one do skrzynki odbiorczej, możesz zaoszczędzić czas i skupić się, ustawiając harmonogram sprawdzania wiadomości e-mail i odpowiadania na nie (na przykład raz rano i raz na koniec dnia) ).
Zamknij program Outlook, wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail na BlackBerry i zrób wszystko, co musisz, aby stłumić przerwy w wysyłaniu wiadomości e-mail.
W zależności od twojego stanowiska może to nie wydawać się opcją - szczególnie jeśli twój szef lub koledzy polegają na tobie w przypadku szybkich odpowiedzi. Ale możesz być zaskoczony tym, jak ludzie będą wspierać cię w nowej strategii produktywności, kiedy im to wyjaśnisz. Tim Ferriss, autor „Czterogodzinnego tygodnia pracy” , sugeruje wysłanie e-maila do współpracowników, aby powiadomili ich o nowym harmonogramie wysyłania e-maili, wyjaśniając, że powodem tego jest zwiększenie wydajności, i proszą, aby zadzwonili do ciebie w pilnych sprawach. Możesz również skonfigurować autoresponder z komunikatem wyjaśniającym, kiedy ponownie sprawdzisz pocztę e-mail i jak ludzie mogą się z Tobą skontaktować, jeśli jest to ważne w międzyczasie.
5. Zadbaj o to, aby wiadomości były krótkie i słodkie
Dyrektorzy generalni nie mają czasu na czytanie e-maili o powieści lub na ich pisanie. Andrew Torba, współzałożyciel Kuhcoon, posuwa się nawet do tego, że czasami pisze e-maile zawierające jedno słowo i sugeruje, aby traktować je tak, jakby miały ten sam limit 140 znaków na Twitterze.
Podejmij wyzwanie krytycznego i wydajnego myślenia podczas łączenia za pośrednictwem poczty elektronicznej lub innej formy komunikacji.
Dzięki krótkim wiadomościom e-mail nie tylko zaoszczędzisz dużo czasu na pisanie, ale także zaoszczędzisz swoim współpracownikom dużo czasu na czytanie. Jeśli problem jest zbyt skomplikowany dla krótkiej wiadomości e-mail, zaplanowanie krótkiej (5–10 minut) rozmowy telefonicznej może być znacznie wydajniejsze niż długa wymiana wiadomości e-mail w obie strony.
6. Delegat, delegat, delegat
Łatwo jest zostać przytłoczonym poczuciem, że musisz zrobić wszystko sam. Delegowanie jest jednak jednym z najlepszych sposobów zarządzania czasem. Przekazywanie projektów innym członkom zespołu zmniejsza obciążenie i pozwala skupić się na projektach, które najlepiej wykonujesz. Przedsiębiorca Daniel Tan Kh idzie o krok dalej i radzi nie tylko delegować zadania, ale naprawdę ufać, że nowy właściciel weźmie na siebie pełną odpowiedzialność za ich wykonanie.
Delegacja jest najważniejszym paliwem dla wydajności.
Delegowanie nie oznacza próby wyjścia z pracy - ale jeśli masz zbyt wiele do zrobienia, przekazanie jednego z zadań innemu członkowi zespołu może pomóc poświęcić więcej uwagi bardziej pilnym projektom. Nie masz współpracownika, który mógłby podjąć się twojego zadania? Matt DeCelles, seryjny przedsiębiorca, sugeruje outsourcing swoich przerażających zadań do freelancera na Fiverr.com.
Zajmowanie się listą rzeczy do zrobienia może czasem wydawać się niemożliwe, ale jeśli spróbujesz wprowadzić te małe zmiany od mistrzów, będziesz zaskoczony, jak wiele możesz osiągnąć w ciągu dnia roboczego.
