Jestem pewien, że większość z was jest pewna w kwestii etykiety e-mail. Wiesz, kiedy przesłać notatkę współpracownikowi, a kiedy wysłać CC szefowi w wątku. Wiesz nawet, kiedy wdrożyć czasami mylącą opcję BCC (a ty?). W zależności od tego, z kim korespondujesz, prawdopodobnie wiesz także, kiedy odpowiedzieć, a kiedy nie.
A jednak okazuje się, że CC / BCC / Reply All wciąż podnieca ludzi - i to nie tylko nowych absolwentów, którzy dopiero zaczynają się rozkręcać. Po wysłuchaniu moich kolegów rozmawiających o żenujących chwilach „ups” e-maili, skontaktowałem się z moją siecią, aby zobaczyć, jakie inne zdarzenia miały miejsce na przestrzeni lat. Okazało się? Cóż, te małe etykiety e-mail mogą mieć duży wpływ, zarówno dobre, jak i całkowicie katastrofalne - i duże lekcje dla reszty z nas.
Rozpocznijmy od anegdoty od Felipe, twórcy stron internetowych, którego współpracownik nauczył się na własnej skórze, że myślenie przed Tobą CC i wysyłaniem prasy jest nie tylko ostrożne, ale i oszczędza karierę:
Na rocznicę 11 września mój współpracownik Judd wyszedł z pracy. Ponieważ był to 11 września, jeden z jego współpracowników, Larry, zilustrował kreskówkę przedstawiającą Judda jako przestraszonego, terroryzującego dziecko terrorystę. Przedstawiał Judda chowającego się pod łóżkiem i ściskającego misia. Larry wysłał to do małej grupy współpracowników i ich kierownika jako żart. Z jakiegoś dziwnego powodu kierownik wątku przesłał kreskówkę e-mailem i napisał do całej firmy . Firma zatrudniała ponad 500 pracowników. Kilka godzin później kierownik CC-wszyscy został zwolniony i na dobre wyprowadził się z budynku. Ups!
A zatem, lekcja pierwsza: Jeśli wybierzesz CC całą grupę ludzi, upewnij się, że zostanie dobrze przyjęty.
Danielle, dyrektor ds. Usług kariery w szkolnictwie wyższym, właśnie to robi. Używa pola CC, aby świętować osiągnięcia swoich kolegów. „Wysyłanie wiadomości e-mail do całego naszego kampusu, w razie potrzeby wykrzykiwanie, jest dobre dla morale”, mówi Danielle, która również lubi opcję CC, pomagając komuś pozostać w pętli i zachęcając go do proaktywności.
Słowo ostrzeżenia: Podczas gdy krzyki zwykle powodują krzyki typu piggy-back, czasem wystarcza. Amanda, koordynator ds. Pozyskiwania talentów, wspomina pracę w banku, w której „Mieli tego jednego faceta, który był niesławny za to, że odpowiedział wszystkim, aby powiedzieć„ dziękuję ”lub„ bardzo docenia ”… Każdy. Pojedynczy. E-mail. Nawet gdyby było 50 osób CC. Mówił o nim żart i naprawdę denerwował ludzi - wyjaśnia. W końcu jeden z jej sfrustrowanych współpracowników wezwał osobę, która go uraziła, i wyjaśnił podstawy e-maila.
James, redaktor kopiujący, zbyt dobrze zna problemy, które mogą powstać, gdy przesyła się zbyt wiele osób. Przypomina incydent z lat studenckich, kiedy rada studencka spoza kampusu przypadkowo wysłała wiadomość do całej listy, a nie do wszystkich członków BCC. Wynik? Tydzień chaosu odpowiedzi dla 3000 studentów. „Dobre czasy” - mówi James, kręcąc głową, bez wątpienia przypominając sobie najpełniejszą skrzynkę odbiorczą, jaką kiedykolwiek miał.
Jednak dla niektórych osób BCC to po prostu zły interes. Jessica, specjalistka od wczesnego dzieciństwa z Brooklynu, ma o tym do powiedzenia:
Nie lubię BCCing. Lubię przezroczystość. Zrujnują go zawsze ludzie, którzy są zadowoleni z odpowiedzi. W mojej obecnej roli muszę wysyłać grupowe wiadomości e-mail, aby przekazywać informacje o czasie i lokalizacji, a także okresowo prosić o informacje zwrotne. Nawet jeśli piszę pogrubioną kursywą u góry wiadomości e-mail: „Nie odpowiadaj na wszystkie wiadomości e-mail”, nieuchronnie ktoś zawsze to robi. Westchnienie. Dlatego zabrałem się do BCCing wszystkich i tylko CCing mojego zespołu. W ten sposób, jeśli ktoś „odpowie wszystko”, nie wszyscy będą podlegać jego myślom, opiniom i uczuciom.
Pisarka i redaktorka Sara nie czuje się tak mocno na temat korzystania z BCC jak niektórzy, ale uważa, że jest w tym pewien sposób:
Za każdym razem, gdy chcesz wysłać BCC komuś w celu pokazania mu e-maila przeznaczonego dla kogoś innego, zadaj sobie pytanie: czy mogę wysłać e-mail do zamierzonego odbiorcy (bez BCC), a następnie przekazać go dodatkowemu kontaktowi? Wydaje się to o wiele bardziej uczciwe, ponieważ zamiast wyglądać, jakbyś ukrywał, komu udostępniasz e-maila, wygląda na to, że wysłałeś go jak zwykle, a potem pomyślał: „Och, może powinienem podzielić się tym z moim szefem dla niej odniesienie.' To bardziej „Pozwól mi upewnić się, że mój menedżer jest zapętlony”, a mniej „Szpieg w mojej komunikacji z tym i tym”, co zawsze jest miłe. Plus, w ten sposób jesteś objęty ubezpieczeniem, jeśli BCCer kiedykolwiek go podniesie!
Nie tylko CC i BCC powodują zamieszanie. Zwodniczo prosta „odpowiedź” powoduje, że więcej niż kilka osób się poci. Rebecca, menedżerka konta, przyznaje się do naciskania „Odpowiedz”, kiedy ma zamiar nacisnąć „Przekaż”. Jako przewodnicząca klubu na uczelni, który organizował wielkie wydarzenie, Rebecca z przerażeniem dowiedziała się, że miejsce, które klub planował wykorzystać, zostało podwójnie zarezerwowane. W pośpiechu, by podzielić się swoją furią z resztą ekipy wykonawczej, Rebecca napisała mnóstwo przekleństw skierowanych do właścicieli klubu, ale przeznaczonych tylko dla oczu jej kolegów, i zamiast przekazywać, przypadkowo odpowiedziała! Rebecca nauczyła się wielu rzeczy z tego incydentu, w tym: „Upewnij się, że wysyłasz wiadomości do właściwej osoby”, „Nie wysyłaj wiadomości e-mail, gdy jesteś zły”, a co najważniejsze, „Nie bądź niedojrzałym idiotą wysyłając e-maile do prawdziwych ludzi. ”
Upewnij się, że wysyłasz wiadomości do właściwej osoby. Mark, menedżer sprzedaży, żałuje, że nie zwrócił uwagi kilka miesięcy temu, zanim wysłał niewłaściwe zmiany w umowie. Uświadomiwszy sobie swój błąd i przerażając się tym, że stracił nie jedną, ale dwie umowy, Mark wysłał wymagane przeprosiny i pospieszył, by naprawić szkody, które wyrządził przez nieostrożność. Dotarł tylko do jednej z dwóch umów i szybko mówi, że firma, która wycofała się z powodów budżetowych, nie zrobiła tego z powodu swojego błędu - „choć jestem pewien, że to nie pomogło”.
Chociaż może istnieć różnica zdań co do tego, kiedy użyć danego pola, z tych kolorowych anegdot można wyciągnąć wnioski. A jeśli chcesz mojej opinii? Nie bądź taką odrażającą osobą, unikaj power CC i nie zapomnij przenieść kogoś do BCC, jeśli mówisz, że to robisz.
