Konfrontacja (szczególnie konfrontacja zawodowa) nigdy nie jest zabawna dla nikogo. Ale jeszcze bardziej niewygodne niż próba powiedzenia komuś twarzy czegoś nieprzyjemnego jest próba wyrażenia tych uczuć za pośrednictwem wiadomości e-mail.
Jako współzałożyciel całkowicie wirtualnej organizacji, która ma ponad 120 współpracowników na całym świecie, miałem swój dość niezręczny e-mail z konfrontacją. Co więc zrobić, jeśli znajdziesz się w trudnej sytuacji związanej z wysyłaniem wiadomości e-mail? Oto kilka wskazówek.
1. Nie uciekaj się do wiadomości e-mail, chyba że musisz
To powinno być oczywiste, ale ważne: e-mail nigdy nie powinien być pierwszym wyborem do komunikacji konfrontacyjnej. W rzeczywistości należy go używać tylko w ostateczności.
Nie wysyłaj do kogoś wiadomości e-mail z konfrontacją, chyba że próbujesz się z nim skontaktować w każdy możliwy sposób bezskutecznie, lub jeśli problem jest tak pilny, że należy natychmiast powiadomić o tym osobę jedyną dostępną opcja to email. Ponadto wiadomości e-mail z konfrontacją należy wykorzystywać tylko w przypadku mniejszych problemów, a nie dużych, zmieniających życie wydarzeń (takich jak strzelanie do kogoś; najlepiej, gdyby były to co najmniej na Skypie lub platformie, na której można zobaczyć czyjąś twarz).
Istnieją dwa główne powody tego uzasadnienia. Po pierwsze, bezpośrednia interakcja (nawet jeśli odbywa się za pośrednictwem Skype'a lub Google Hangouta) pozwala drugiej osobie na poznanie wskazówek dotyczących twarzy i mowy ciała, co może pomóc w lepszym zrozumieniu. Po drugie, słowa w e-mailu można bardzo łatwo wyjąć z kontekstu (podobnie jak kontekst samego e-maila) i nie chcesz, aby sytuacja wybuchła Ci w twarz (wskazuj drugiej osobie, która idzie do szefa, aby narzekać) Twój email).
Jednak na pewno będą chwile, kiedy będziesz musiał użyć poczty e-mail i zaufaj mi, w takich sytuacjach lepiej komunikować się za pośrednictwem poczty e-mail, niż wcale.
2. Bądź tak bezpośredni i konkretny, jak to możliwe
Najważniejszą częścią pisania wiadomości e-mail jest po prostu powiedzenie tego, co chcesz powiedzieć. Wyjmij z tego swój komentarz lub inne przemyślenia (to nie powinna być powieść) i przejdź od razu do rzeczy. Cały e-mail konfrontacyjny powinien składać się tylko z kilku zdań, a celem powinno być jak najszybsze przeniesienie komunikacji offline i do prawdziwego życia.
Co to znaczy? Nie owijaj w bawełnę, nie wymiotuj słowami wszystko, co przychodzi ci do głowy, i zdecydowanie nie przepraszaj za to, co mówisz. Nadal możesz to zrobić, nie będąc wrednym - na przykład sprawdź poniższy e-mail, który wysłałem jednemu z moich autorów.
Ponadto, jeśli uważasz, że nie możesz wyjaśnić swojej sprawy w sześciu lub krótszych zdaniach, być może temat jest zbyt duży i włochaty, aby można go było przesłać e-mailem. W końcu nie chcesz zminimalizować delikatnej sytuacji. Krótki adres e-mail dotyczący przekroczonych terminów, jakości zadania, nieobecności lub postępu jest w porządku - ale możesz sobie tylko wyobrazić, jak okropnie byłoby wysłać wiadomość e-mail z napisem: „Hej, tacy a tacy, chciałem cię tylko poznać są spisywane. Fajne."
3. Oferta bycia dostępnym na czacie
Innym problemem, który pojawia się, gdy rozmawiasz z kimś za pośrednictwem poczty elektronicznej, jest to, że komunikacja online jest bardzo jednostronna. Ktoś inny nie może od razu się z tobą nie zgodzić; zamiast tego odbierają Twój e-mail, czytają go, odpowiadają i tak dalej. Dlatego obie strony mogą zająć trochę czasu, aby zdobyć swoje punkty, i zazwyczaj nie osiąga się wiele.
Nawet jeśli wysłałeś konfrontację e-mailem, powinieneś dać drugiej osobie możliwość odpowiedzi za pośrednictwem innego medium. Kończąc list z napisem „Zdecydowanie daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania, a jeśli chcesz to omówić dalej, możemy absolutnie zjeść lunch lub wskoczyć na Skype”.
4. Zastanów się, zanim wyślesz
Zanim wyślesz e-maila śmigającego w cyberprzestrzeni, zastanów się: Gdyby moi przełożeni to zobaczyli, co by pomyśleli o tym, co powiedziałem? Takie postępowanie może uniemożliwić wysłanie wiadomości e-mail, która jest zbyt surowa lub emituje inny klimat niż się spodziewałeś. Jeśli uważasz, że Twój szef dostanie niewłaściwą wiadomość, patrząc na Twój e-mail bez kontekstu, czas wrócić do tablicy kreślarskiej.
Jeśli to możliwe, spróbuj napisać swój e-mail dziennie (lub co najmniej kilka godzin) przed wysłaniem. Jeśli piszesz korespondencję pośród gniewu, będziesz potrzebować trochę czasu na ochłodzenie się, zanim inna osoba zobaczy Twoją wiadomość. Niewiele wspaniałych decyzji jest podejmowanych w ogniu gniewu, a na pewno nie chcesz, aby twoja reputacja była zagrożona, ponieważ wysłałeś jeden nie tak starannie sformułowany e-mail.
5. Przygotuj się na odpowiedź (lub nie)
Oczywiście e-maile są dwukierunkowe; upewnij się, że jesteś gotowy na wszelkie reakcje, gdy wysyłasz jakąkolwiek konfrontację. Ponadto poświęć trochę czasu na przemyślenie tego, co zamierzasz zrobić w różnych scenariuszach, na przykład jeśli osoba po drugiej stronie nie zareaguje lub jeśli wybuchnie po 10 minutach.
Na przykład, jeśli autor, do którego wysłałem powyższą wiadomość e-mail, nie odpowie w ciągu trzech lub czterech dni, wyślę później wiadomość e-mail z terminem lub ultimatum (coś w rodzaju „Jeśli nie otrzymam odpowiedzi od ciebie przez, Założę się, że nie jesteś już zainteresowany pisaniem do The Prospect ”). Wywiera to nieco większy nacisk na drugą osobę, aby zareagowała.
W przypadku, gdy otrzymasz niegrzeczną lub gniewną odpowiedź, poświęć trochę czasu (przynajmniej kilka godzin), zanim odpowiesz. Odpalenie może być kuszące, a jedna wiadomość może łatwo zmienić się w strefę wojenną e-mail. I znowu, Twoim głównym celem powinno być wyjście zza tarczy e-maila i rozmawianie o tym twarzą w twarz.
