Jeśli dopiero zaczynasz zarządzać, prawdopodobnie bezpiecznie jest powiedzieć, że miałeś problem z delegowaniem uprawnień. Ponieważ wydajność twojego zespołu odbija się bezpośrednio na tobie, musisz upewnić się, że poradzisz sobie ze wszystkim, prawda?
Zgaduję, że nie masz takiego czasu. Plus, ten zespół ludzi, którymi zarządzasz? Cóż, masz je z jakiegoś powodu.
Wiem, wiem - trudno puścić kontrolę. Ale przekazując zadania osobom wokół ciebie, możesz pomóc im być bardziej produktywnym, zapewnić im możliwości rozwoju i pozwolić im być integralną częścią osiągnięć Twojej firmy - wszystko to jako część pracy menedżera. Dodatkowo, jako bonus, zyskasz trochę czasu, by zostać szefem.
Jeśli jesteś maniakiem kontroli, nadszedł czas, aby cofnąć się i usunąć niektóre z tych dokuczliwych zadań. Oto jak przygotować się do udanej delegacji.
Porzuć swoje wymówki
Jeśli wahasz się przed delegowaniem, ponieważ nie uważasz, że ktokolwiek może wykonać to zadanie „dobrze”, nie wykonałeś swojej pracy jako szef. Częścią twojego opisu pracy jest nauczanie, prowadzenie i szkolenie pracowników, aby zdobyli umiejętności niezbędne do wykonywania zadań, a także (lub lepiej niż) Ciebie.
A może obawiasz się, że przekazanie zbyt wielu zadań sprawi, że Twoja pozycja będzie nieistotna - co powinieneś zrobić z pustą listą rzeczy do zrobienia?
Nie martw się też o tę sytuację. Ważne jest, aby mieć czas na najważniejsze rzeczy: kierowanie projektami zespołu, pomaganie w osiąganiu większych celów, zatrudnianie odpowiednich ludzi i utrzymywanie płynności procesów. Ponadto, gdy masz trochę wolnego czasu, będziesz mógł poświęcić go na szkolenie członków zespołu jeden na jednego, co sprawi, że wszyscy będą bardziej skuteczni na dłuższą metę. Pamiętaj, że nawet jeśli sam nie wykonujesz zadań i projektów, masz decydujący wpływ na wynik końcowy.
Wybierz odpowiednią osobę do pracy
Jest to zasada nr 1, jeśli chodzi o delegowanie: przydzielanie zadań w oparciu o najlepsze umiejętności każdej osoby lub - w razie potrzeby - w oparciu o umiejętności, które ludzie starają się rozwinąć. Na przykład, jeśli delegujesz decyzje dotyczące zbliżającego się wydarzenia konferencyjnego, wybierz osobę, która konsekwentnie poprawia logistykę i która jest dobra w stosunku do dostawców, lub powierz ją osobie, która poprosiła o możliwość objęcia większej roli w planowaniu wydarzeń.
Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę bieżące obciążenia pracowników. Być może od jakiegoś czasu nikt nie otrzymał dużego zadania i nie wydawał się w pełni zaangażowany. Objęcie jej odpowiedzialnością za kolejny ważny projekt wypełni jej czas znaczącą pracą i da jej szansę zabłysnąć, co może zapewnić bardzo potrzebny wzrost wydajności. Z drugiej strony, jeśli ktoś jest przeciążony projektami, nie wykona swojej najlepszej pracy, bez względu na to, jak wspaniała jest.
Gdy wybrany pracownik ma umiejętności (i czas) do wykonania powierzonego mu zadania, jest bardziej prawdopodobne, że odniesie sukces - a ty poczujesz się o wiele bardziej pewny, że pozwolisz jej przejąć kontrolę.
Pokaż im duży obraz
Zanim zaczniesz rozdawać zadania, ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, co przydzielasz. Nie oznacza to, że musisz zdecydować, w jaki sposób dane zadanie zostanie wykonane (to właśnie delegujesz!), Ale powinieneś odpowiedzieć na następujące pytania: O co konkretnie prosisz? Dlaczego trzeba to zrobić? Jaki jest najlepszy wynik? Jaki jest termin na gotowy produkt?
Następnie przekaż te informacje wybranej osobie. Pracownicy odnoszą większe sukcesy, gdy widzą ogólny obraz, ponieważ dokładnie rozumieją, jak ich część będzie pasować do ogólnego celu. Stamtąd mogą zdecydować, jak wykonać to zadanie, aby w pełni spełnić oczekiwania (i firmy).
Podaj tylko wystarczające wskazówki
Po oddaniu zadania oprzyj się chęci mikromanagowania. Wiem, że to kuszące, zwłaszcza gdy zauważysz coś, co zrobiłbyś inaczej, ale pamiętaj: to nie ty to robisz.
Jest tu cienka linia. Chociaż powinieneś odpowiadać na pytania i upewnić się, że praca jest wykonywana, nie powinieneś obciążać drobiazgów (przynajmniej jeszcze nie) - szczególnie, jeśli nie zostaniesz o to poproszony. Na przykład, jeśli poprosiłeś kogoś o napisanie raportu, zatrzymaj się i sprawdź, jak idzie. Jeśli zapyta cię, skąd zwykle pobierasz numery sprzedaży, możesz podzielić się tymi informacjami, które będą pomocne, ponieważ wskażą jej właściwy kierunek. Ale nie zastanawiaj się nad jej liczbami, kiedy „po prostu przechodzisz”, ani nie zaczynaj omawiać drugiego zdania w czwartym akapicie trzeciej strony.
Ponadto, po delegowaniu zadań, musisz upewnić się, że Twój pracownik nie używa Twoich wskazówek jako kuli. Czasami pracownicy denerwują się podejmowaniem decyzji i zgłaszają się do ciebie na każdym kroku, ale przypominaj im (i sobie), dlaczego powierzyliście im projekty w pierwszej kolejności: ponieważ wiedziałeś, że wykonają świetną robotę. Dowiesz się, że masz pełne zaufanie do swojego zespołu, a poczucie zaufania zwiększy ich motywację do odniesienia sukcesu.
Dalsze informacje zwrotne
Kiedy wszystko jest już powiedziane i zrobione, ważne jest, aby przekazać opinię na temat gotowego produktu Twoich pracowników. Czy słuchali twoich instrukcji? Czy dotrzymali terminów? Czy projekt cię zaskoczył i zastanawiasz się, dlaczego wcześniej go nie przekazałeś? A może miałeś kogoś, kto nie był w stanie i mógł użyć konstruktywnej krytyki. Niezależnie od wyniku, musisz się zameldować po każdym projekcie, aby wyjaśnić swoje przemyślenia.
Powinieneś również skorzystać z okazji, aby poprosić o opinię na temat swoich umiejętności delegowania. Czy dostarczyłeś wystarczających wskazówek? Czy rzeczywiście pozwoliłeś swoim pracownikom samodzielnie poradzić sobie z pracą? Co możesz zrobić inaczej następnym razem? Jedynym sposobem, w jaki proces przekazania uprawnień może być łatwiejszy, jest otwarcie komunikować, co poszło dobrze i co można zrobić lepiej.
Delegowanie może otworzyć godziny dodatkowego czasu, umożliwiając Tobie i Twojemu zespołowi zwiększenie wykładniczej wydajności. Tak więc, o ile chcesz zachować kontrolę nad każdym ostatnim zadaniem, daj swojej drużynie szansę podejść do tablicy. Hej, mogą cię zaskoczyć! I pamiętaj: kiedy im się powiedzie, dobrze wykonałeś swoją pracę.
