W każdym nowym biznesie jest czas, kiedy trzeba założyć co najmniej tuzin czapek. Jest to całkowicie normalne i pochodzi z terytorium posiadania własnej firmy. „Główny kucharz i myjka do butelek”, jak mówi przysłowie.
Jednak większość przedsiębiorców nie jest dobra w rozpoznawaniu, kiedy nadszedł czas, aby wyjść z tej fazy i rozsądniej spędzić czas. Większość ludzi twierdzi, że chodzi o budżet, ale głębsze kopanie często ujawnia innego winowajcę: niepewność i zamieszanie co do tego, jak i co przekazać.
Dla wielu delegowanie jest drażliwym problemem, który uwikłany jest w poczucie kontroli, perfekcjonizmu i zaufania. Jednak zastanawianie się, jak skutecznie i wygodnie delegować zadania, jest jedną z najważniejszych lekcji, których przedsiębiorca może się nauczyć.
Pierwszym krokiem jest rzetelne spojrzenie na to, jak spędzasz czas. Oto krótkie ćwiczenie na początek: Zastanów się, co lubisz (a czego nie lubisz) robić i czego potrzebujesz (i nie musisz) robić. Wykonaj następujące kroki, aby go rozbić, a następnie zrozum, co zrobić z wynikami.
Przejrzyj swoje obowiązki
Weź czysty kawałek papieru i podziel go na ćwiartki za pomocą pióra. Oznacz jedną z pionowych kolumn „Lubię to robić”, a drugą pionową „Nie lubię tego robić”. Następnie oznacz jeden z poziomych rzędów „Musisz to zrobić”, a drugi „Nie musisz tego robić”. Powinieneś pozostać z czterema polami, z których każde reprezentuje inną kategorię:
Następnie poświęć 15 minut na przemyślenie działań, które składają się na twoją pracę, i posortuj je według poszczególnych pól. Pamiętaj, że wiadro „musisz zrobić” nie odnosi się do tego, czy Twoja firma potrzebuje tego zadania do wykonania. Odnosi się do tego , czy to ty musisz to zrobić. Na przykład wysyłanie comiesięcznego biuletynu jest ważne dla mojej firmy, ale nie wymaga ode mnie montażu i konfiguracji.
Po rozdzieleniu działań możesz łatwiej podsumować zadania, na które powinieneś spędzać czas, a które cię obciążają.
Oto, jak powinieneś myśleć o każdym z nich.
Lubię robić i trzeba robić (aka „The Good Stuff”)
Ta kategoria powinna stanowić większość twojej pracy i sposobu, w jaki spędzasz co najmniej 60% swojego czasu. Elementy w tym wiaderku powinny wyraźnie czerpać z twoich mocnych stron i reprezentować wyjątkowy wkład, jaki wnosisz w swój biznes. Im więcej czasu poświęcisz na te zadania, tym bardziej będziesz szczęśliwy i tym bardziej rozwinie się Twoja firma.
Nie lubię robić i trzeba to robić (aka „Niezbędne zło”)
Te zadania są niezbędnym złem towarzyszącym pracy. Być może są to bardziej nużące niż informacyjne przeglądy finansowe lub nowe podejście do biznesu jest bardziej wyczerpujące niż ożywcze.
Niestety, zawsze będą istniały ekscytujące części pracy, których nie można obejść lub zignorować, ale można maksymalnie zmniejszyć ich wpływ. Możesz zminimalizować czas, który im poświęcasz, zwiększyć efektywność na nich poprzez szkolenie lub coaching, a może sprawić, że będą one smaczniejsze, zmieniając sposób myślenia (lub nagradzając siebie!). Podsumowując, ten koszyk nie powinien stanowić więcej niż 25% twojego czasu. W przeciwnym razie będziesz prawdopodobnie nieszczęśliwy w pracy.
Lubię robić i nie trzeba robić (aka „The Guilty Pleasures”)
Być może nadal wykonujesz pewne zadania, ale - jeśli jesteś naprawdę ze sobą szczery - tak naprawdę nie musisz tego robić. Być może czerpiesz wielką satysfakcję z pisania menu tablicy w kawiarni lub wybierania prezentów, które zostaną wysłane do klientów. I nie, biznes nie ucierpiałby, gdybyś ich nie zrobił, ale osobiście możesz.
Tak długo, jak wykonywanie tych zadań nie ma znaczących wad (są zbyt czasochłonne, mają niezamierzone konsekwencje, a tak naprawdę lepiej byłoby, gdyby ktoś inny je wykonał), to idź dalej. Pamiętaj jednak, że podobnie jak większość winnych przyjemności, ważne jest, aby trzymać je pod kontrolą - i nie powinny zajmować więcej niż 20% twojego czasu.
Nie lubię robić i nie trzeba robić (aka „Strata czasu”)
To najsłodsze miejsce delegacji. Idealnie, to wiadro powinno być całkowicie puste. Jeśli nie, nadszedł czas, aby zastanowić się, jak najszybciej utracić te zadania, usuwając je, delegując lub automatyzując.
Oto jak zaatakować tę listę:
Następnie podaj cokolwiek, co zdecydujesz się zostawić na talerzu, datę ważności lub związany z nim cel dotyczący przychodów. Na przykład: „Będę składać nasze cotygodniowe zamówienia na nie więcej niż trzy miesiące” lub „gdy zarabiamy kolejne 1000 USD miesięcznie, znajdę kogoś, kto będzie zarządzał mediami społecznościowymi”.
Ale rób to również ostrożnie. W końcu za każdym razem, gdy spędzasz na tych zadaniach, nie spędzasz czasu na budowaniu i rozwijaniu działalności. Każda godzina pracy stanowi okazję do postępu, a Ty chcesz spędzić ten czas, robiąc to, co najlepsze dla ciebie i firmy - nie pozostając w chwastach.
Pamiętaj, że okazją do przedsiębiorczości jest wykonywanie pracy, którą kochasz każdego dnia na twoich warunkach. Biorąc pod uwagę cały czas i energię (nie wspominając o pieniądzach), które inwestujesz w swoją firmę, zasługujesz na nic innego jak wymarzoną pracę.
