Przekazywanie pracownikom informacji zwrotnych nie musi być czasochłonnym, pochłaniającym energię, niewygodnym emocjonalnie doświadczeniem, którego obawiają się menedżerowie. W rzeczywistości badania pokazują, że więcej informacji zwrotnych w mniejszych dawkach działa lepiej dla wszystkich niż tradycyjne spotkania odprawowe, do których domyślnie stosuje się tak wielu szefów.
Teraz są dwa klucze - wraz z praktyką - o których należy pamiętać, gdy konstruktywnie krytykujesz. Najlepsza informacja zwrotna jest krótka i na temat, i obejmuje teraz coś, co pracownik może teraz wykorzystać, aby lepiej wykonywać swoją pracę.
Zastanawiasz się, jak być zwięzłym i pomocnym? Zapamiętaj tylko tę trzy-słowową formułę: praca wyjątkowo irytująca.
Praca
Rozpocznij sesję od widoku, jak pracownik sobie radzi przy wykonywaniu zadań związanych z opisem stanowiska. Dotykaj rzeczy, które mają robić, dzień po dniu. (Uwaga: jest to jedyna część procesu przekazywania informacji zwrotnych, która jest obowiązkowa, kolejne dwie kategorie są opcjonalne, w zależności od tego, co jest najbardziej istotne).
Dodatkowy
To oznacza dodatkowy wysiłek. Zanotuj wszelkie specjalne rzeczy, które zrobili poza codziennymi obowiązkami zawodowymi (przy założeniu, że to dotyczy).
Denerwujący
W razie potrzeby zakończ odnotowywanie wszelkich denerwujących lub problematycznych zachowań związanych z ich pracą, które zauważyłeś. Oczywiście nie użyjesz słowa „denerwujące”.
Oto przykład pokazujący tę formułę w akcji.
Megan była liderem zespołu ds. Sprzedaży i usług. Jej praca wymagała od niej wykonywania takich samych zadań jak wszyscy inni, a także zarządzania ich harmonogramami oraz nadzorowania ich jakości i wydajności oraz przeglądu codziennego wykonywania zadań przez grupę. Podczas cotygodniowej odprawy szef Megan zaczął od „opinii o pracy”, mówiąc:
„Megan, mogę powiedzieć Twojemu zespołowi, że świetnie sobie radzi, sprawdzając, jak dobrze ze sobą współpracują, i przeglądając ich codzienne raporty. Ważną częścią pracy jest przeglądanie i podpisywanie codziennych raportów. Podziwiam, jak dobrze radzi sobie twoja grupa, ale te raporty nie są opcjonalne, musimy je przejrzeć i podpisać, nawet gdy wszystko idzie dobrze. ”
Za pośrednictwem innego menedżera w firmie szef Megan dowiedział się, że spóźnia się, aby pomóc liderowi zespołu, który miał trudności z ustaleniem dobrego harmonogramu. Użyła tego jako swojej „dodatkowej opinii”:
„Dowiedziałem się, że pomagałeś Billowi uporządkować harmonogram jego zespołu. To wspaniale! Ten rodzaj pracy wykracza poza opis pracy i pomaga nam wszystkim ulepszyć. Dziękuję Ci!"
W kategorii „irytujące” szef Megan zauważył, że używa telefonu podczas spotkań, mimo że istniała dobrze znana, ale niepisana zasada, że jest to zabronione.
„Zauważyłem, że używasz telefonu więcej niż raz podczas spotkań. Kiedy to robisz, czy dzieje się tak dlatego, że stało się coś pilnego, czy jesteś wielozadaniowy, ponieważ część spotkania, która Cię dotyczy, dobiegła końca? Wiesz, że nie powinniśmy, więc jestem ciekawa, co się dzieje.
DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ, GDY JESTEŚ NOWYM MENEDŻEREM
Ale nie musisz tego uskrzydlać.
Współpracuj z trenerem już dziś
Korzystając ze wzoru „Job-Extra-Annoying”, szef Megan przekazał jej swoją opinię w zaledwie ośmiu zdaniach. Teraz mogą spędzić resztę czasu, rozmawiając o tym, jak pomóc Megan wprowadzić ulepszenia w wymienionych obszarach. (Powtórzmy, część dyskusji dotycząca „pracy” może być jedyną kwestią wymagającą omówienia, reszta może nie mieć zastosowania do każdej sesji opinii).
Jeśli nie masz pewności, jak zacząć destylować swoje myśli w udaną - i krótką - sesję opinii, oto prosty pięciostopniowy proces, który ułatwi to.
Najbardziej skuteczni menedżerowie regularnie identyfikują obszary wymagające poprawy, aby ich pracownicy mogli się rozwijać. Nie pozwól, aby ograniczenia czasowe Cię powstrzymały! Choć może się to wydawać trudne, możliwe jest prowadzenie naprawdę dobrych dyskusji z pracownikami w ciągu 5–10 minut.
Wypróbuj - i jestem pewien, że zobaczysz różnicę!
