Biorąc pod uwagę, że e-mail jest podstawową formą komunikacji w większości biur, nie zawsze wybieramy nasze słowa pisane tak mądrze, jak powinniśmy. Zwłaszcza, gdy próbujemy szybko przejść przez zapakowaną skrzynkę odbiorczą lub odpowiedzieć na wiadomości między spotkaniami na naszych telefonach, łatwo jest być irytującym, szorstkim lub zwyczajnie niegrzecznym, nie zdając sobie z tego sprawy. Po wpisaniu (lub pominięciu) kilku słów szybki e-mail może przejść od przyjaznej wiadomości do całkowitej katastrofy.
Czas na interwencję mailową. Oto kilka najczęstszych błędów popełnianych w miejscu pracy, które nieświadomie wprowadzamy, oraz kilka szybkich strategii pozwalających ich uniknąć w przyszłości.
1.
Czy kiedykolwiek otrzymałeś wiadomość e-mail zawierającą tylko temat? Widziałem, że rozmawiasz przez telefon - zadzwoń, gdy będziesz miał szansę, lub gdzie jest twój raport na koniec miesiąca? Tak - i prawdopodobnie uważasz, że to odrażające, denerwujące lub jedno i drugie. Pamiętaj, że niezależnie od tego, czy jesteś współpracownikiem, czy menedżerem, wysyłanie e-maili i SMS-y to nie to samo - i nigdy nimi nie będzie. A wiadomość e-mail z tematem napisanym jak tekst zawsze wysyła tę samą wiadomość: Nie jesteś wart mojego czasu.
Szybka poprawka: Wszyscy mamy szalone dni w biurze, kiedy wystarczy skontaktować się z kolegą lub bezpośrednio zgłosić bez pisania powieści. Więc nie rób tego. W treści wiadomości użyj jednego lub dwóch słów, takich jak Spotkanie lub Koniec miesiąca, z krótkim lub dwoma wierszami:
Takie podejście zawsze i na zawsze będzie warte dodatkowych 15 sekund twojego czasu.
2)
Gdy masz ważny projekt lub raport, o którym rozmawiasz za pośrednictwem poczty elektronicznej, wypowiadanie pełnych słów we wszystkich wielkich stolicach ( POTRZEBUJĘ Twojego podpisu DO KOŃCA DZISIAJ ) oraz podkreślanie, pogrubianie lub podkreślanie pełnych zdań może się wydawać mówieniem do twoich kolegów.
Kiedyś pracowałem z kimś, kto wyśle mi e-maile z POTRZEBĄ ZATWIERDZENIA na czerwono i wszystkimi literami w całej jej wiadomości lub z pełnymi akapitami zaznaczonymi na żółto. Starała się informować i podawać ważne szczegóły, ale jej podejście okazało się zbyt przesadne.
Szybka poprawka: użyj pogrubionych lub kursywą nagłówków lub wypunktowania, aby przywołać ważne projekty lub punkty, które tworzysz - i zachowaj formatowanie w kilku słowach, a nie w całych akapitach. Jeśli obawiasz się, że czytelnik może przeskanować wiadomość e-mail i pominąć pilne elementy, upewnij się, że używasz informacyjnego tematu wiadomości e-mail, takiego jak Projekty wymagające zatwierdzenia na koniec dnia. Wreszcie, upewnij się, że twoje e-maile są szybkie i zwięzłe, co zwiększy prawdopodobieństwo, że odbiorca otrzyma wszystkie niezbędne informacje.
3)
Gdy wysyłasz do kolegi e-maila z pomocną wskazówką lub szczegółem, który został przeoczony w poprzedniej wiadomości, naciśnij „odpowiedz wszystkim” może sprawić, że przyjacielski wkład lub rada okażą się protekcjonalne lub konkurencyjne, szczególnie gdy menedżer danej osoby jest podporządkowany. (Kopiowanie czyjegoś szefa za pomocą e-maila z poprawką to w zasadzie to samo, co krytykowanie go, gdy jej szef tam stoi - nikt go nie docenia).
Szybka poprawka: jeśli masz sugestię dla nadawcy, napisz do niej bezpośrednio, najlepiej w innym wątku, aby nie było ryzyka przypadkowego trafienia „odpowiedz wszystkim”. Jeszcze lepiej, podnieś telefon! Szybka rozmowa telefoniczna ułatwia wyczyszczenie szczegółów - bez ryzyka obrażenia kogoś.
4
Wiem, że kiedy spieszysz się z czasem i przeglądasz swoją skrzynkę odbiorczą, może wydawać się niepotrzebnym krokiem do wpisania Dziękuję, twoje imię , szczególnie gdy jest tam podpis e-mail. Zrób to mimo wszystko. Zakończenie e-maila bez twojego imienia przypomina odejście od rozmowy bez pożegnania. Sprawia, że wyglądasz pośpiesznie i niechlujnie, i jest niegrzeczny.
Szybka poprawka: dodaj podziękowania i swoje imię i nazwisko do podpisu firmowego oraz skonfiguruj je, aby automatycznie wypełniać e-mail po naciśnięciu przycisku wysyłania. Wylogowanie w przyjazny, profesjonalny sposób zostanie wykonane za każdym razem - bez konieczności robienia czegokolwiek.
5
Wysyłanie wiadomości e-mail, których nie chciałbyś widzieć od swojego menedżera, może sprawić, że staniesz się profesjonalistą, jeśli wiadomość zostanie przesłana dalej. I tak, to powinno być oczywiste, ale wciąż tak się dzieje. Mój przyjaciel pracował z kobietą, która narzekała na nią w łańcuchu e-mail, i zgadnij co? Ten e-mail ostatecznie trafił do jej skrzynki odbiorczej.
Pamiętaj również, że firmowy adres e-mail jest własnością firmy i jest uważany za uczciwą grę, jeśli dział zasobów ludzkich zdecyduje, że potrzebuje dostępu do Twojego konta. Szczera rada dla kolegi, skargi na współpracowników lub szczegóły dotyczące planów weekendowych nigdy nie powinny nigdy opuszczać skrzynki nadawczej.
Szybka poprawka: bądź doskonałym profesjonalistą i udawaj, że twój szef jest zapisywany w każdym wysłanym e-mailu. Koniec opowieści.
