Pamiętam czas, kiedy musiałem wejść do biura szefa i powiedzieć jej, że podpaliłem drukarkę, i że migał komunikat z napisem „Spalanie atramentu”.
Na szczęście był to tylko podstęp, aby personel mógł zaśpiewać jej „Happy Birthday”, ale raczej niesamowitą częścią historii była jej reakcja. Nic nie zrobiła - poza proszeniem mnie o opuszczenie spotkania. Dopiero po raz drugi wróciłem w pełnym trybie (fałszywej) paniki, że w końcu zeszła do pokoju wypoczynkowego i zobaczyła cały personel stojący wokół talerza babeczek.
Kiedy zapytałem ją, dlaczego na początku nie zstąpiła - mam na myśli, że pożar jest dość poważny, prawda? - powiedziała: „Pomyślałem, że wydarzy się jedna z dwóch rzeczy: albo to rozwiążesz, albo dym włączy się alarm i wszyscy będziemy musieli się ewakuować. Ale zanim to się stało, zamierzałem zakończyć spotkanie. ”Znaczy, zeszła na dół po raz drugi, ponieważ znalazłem coś, co naprawdę zasługiwało na jej uwagę - myśl, że rzucę napaść we wspólny obszar.
Ucz się z mojego doświadczenia: jeśli masz złe wieści i naprawdę potrzebujesz uwagi swojego szefa, zawsze powinieneś wziąć pod uwagę trzy rzeczy.
1. Wybierz swoją chwilę
Podczas spotkania zaplanowaliśmy niespodziankę mojego szefa, ponieważ wszyscy byli w to zaangażowani i był to dla nas idealny moment. Ale źle oceniliśmy wierność mojej szefowej wobec jej zobowiązań. Po pierwsze, bardzo ważne jest, aby znaleźć czas, który będzie najbardziej sensowny dla twojego przełożonego (ponieważ tak, może się różnić od tego, kiedy będzie dla ciebie działał) i rozważyć kwestię pilności nie z punktu widzenia, ale z jej punktu widzenia .
Załóżmy na przykład, że zawiesiłeś serwer. Możesz pomyśleć, że musisz w tej chwili powiedzieć swojemu szefowi - ale czy lepiej byłoby najpierw zadzwonić do pomocy technicznej i sprawdzić, czy można to łatwo naprawić? A może masz brzydkie starcie z dużym klientem. Być może będziesz potrzebować trochę czasu na przetworzenie i ponowne przeanalizowanie go z kolegą, ale jeśli istnieje szansa, że klient zadzwoni do twojego przełożonego jak najszybciej, prawdopodobnie powinieneś przekazać wiadomości, zanim pojawią się jakieś niezbyt przyjemne niespodzianki.
Jeśli musisz natychmiast porozmawiać z szefem - szczególnie z powodów osobistych - staraj się wyrazić, że są to szczególne okoliczności. Rozpocznij rozmowę od: „Wiem, że to może nie być najlepszy czas, ale mam coś poważnego do omówienia”.
2. Mądrze wybieraj słowa (i dźwięki)
Teraz, gdy znalazłeś właściwy czas, musisz przygotować wiadomość. Zawsze najpierw opowiadaj koniec historii: „Przeszedłem przez prezentację, którą wygłosiłem dziś po południu, i mogłem powiedzieć, że nasz klient nie był zadowolony”. Następnie przeproś (jeśli to właściwe) i opisz problemy, które Twoim zdaniem przyczyniły się do powstania snafu. Zakończ, sugerując proponowane kroki działania lub prosząc o radę.
Pamiętaj, że sposób, w jaki dostarczasz trudne wiadomości, kieruje reakcją twojego szefa. W porządku, jeśli twój ton odzwierciedla powagę sytuacji, ponieważ ludzie doceniają szczerość. Ale opierajcie się pokusie przesadzenia z problemem, który udało się opanować (bez względu na to, ile wysiłku to wymagało). Na przykład: „Zdałem sobie sprawę, że w bazie danych była usterka, i spędziliśmy poranek na jej naprawianiu”, wystarczy. Im bardziej jesteś wyważony w sposobie wyrażania swoich wiadomości, tym bardziej będziesz zdolny.
Jeśli sytuacja jest poważna i ma charakter osobisty - np. Rezygnujesz lub musisz natychmiast wyjść z powodów osobistych - rozpocznij spotkanie od podejścia mniejszego niż większego. W trakcie rozmowy możesz zawsze podać więcej informacji.
3. Nakreśl kolejne kroki
Gdy pojawia się problem, rozmowy mogą odbywać się na dwa sposoby: mogą dotyczyć problemu lub rozwiązania. I chociaż nie możesz kontrolować, w jaki sposób szef kieruje swoimi pytaniami - np. „Jak to się stało?” W porównaniu z „Co według ciebie powinniśmy z tym zrobić?” - możesz wybrać, w jaki sposób ustrukturyzujesz swoje odpowiedzi.
Po omówieniu tego, co poszło w dół, zmień biegi, mówiąc: „Oto, co przewiduję na kolejne kroki”. Jeśli twój szef wciąż cię przyciąga do problemu, użyj przyszłościowych zwrotów, takich jak: „Właśnie dlatego myślę powinniśmy podjąć następujące kroki, aby to się więcej nie powtórzyło. ”
Trudne sytuacje można (zwykle) złagodzić, gdy masz plan na to, co będzie dalej. Jeśli nie znasz kolejnych kroków, przynajmniej umiesz określić, jakiego wsparcia potrzebujesz teraz lub w przyszłości - ponieważ w końcu oboje pragniesz udanego rezultatu.
Radzenie sobie ze złymi wiadomościami jest wystarczająco trudne - dzielenie się nimi z szefem może być wręcz bolesne. Ale skorzystaj z tych wskazówek, aby przeprowadzić produktywną rozmowę, a zminimalizujesz wszelkie dalsze szkody.
