Niezależnie od tego, czy próbujesz zaimponować swojemu nowemu szefowi, czy starasz się o awans, może być trudno odmówić dalszej pracy. W końcu chcesz, aby wszyscy widzieli twoją pracowitą, pełną wyzwań postawę na wszystko. Niestety, każdy nowy projekt, na który się zgodzisz, nadchodzi z nadejściem terminu - i zanim się zorientujesz, ledwo utrzymasz głowę nad wodą.
Kiedy wydaje Ci się, że projekty zaczynają wymykać się spod kontroli lub po prostu nie możesz dać z siebie wszystkiego, ponieważ jesteś zbyt rozrzedzony, poświęć trochę czasu, aby poradzić sobie z sytuacją, zanim Twoja lista rzeczy do zrobienia stanie się najlepsza. Oto kilka sposobów radzenia sobie z przytłaczającym obciążeniem i powrotu na właściwe tory.
1. Utwórz harmonogram
Zachowaj ogólny harmonogram wszystkich swoich ostatecznych terminów, ustawiając kalendarz w Kalendarzu iCal lub Google lub używając ładnego terminarza (uwielbiam konfigurację cotygodniowych notatników Moleskine). Widzenie wszystkiego w jednym miejscu może pomóc Ci w ustaleniu priorytetów czasu, ponieważ dokładnie wiesz, co nadchodzi, z kilkudniowym wyprzedzeniem.
Ale nie poprzestawaj na tym - sztuczka w organizowaniu czasu polega na rozbiciu projektów na mini-cele, które łatwiej będzie osiągnąć. Małe, osiągalne cele pomogą ci przejść przez trudne projekty i pozostać na dobrej drodze.
Na przykład planowanie dużego wydarzenia roboczego wymaga koordynacji wielu grup, zarówno w biurze, jak i poza nim. Zamiast wyznaczać jeden wielki termin w dniu wydarzenia, zaplanuj go na mniejsze zadania w tygodniach poprzedzających wydarzenie, na przykład upewnij się, że Twój dostawca ma menu, sfinalizuj poprawną liczbę pracowników i wydrukuj materiały promocyjne. Osiągnięcie tych mini-bramek po drodze sprawi, że nie pozostanie nic do ostatniej chwili.
2. Bądź czujny
Ustawienie głównego harmonogramu to tylko połowa sukcesu - druga połowa faktycznie go używa. Jeśli nie masz zwyczaju codziennego sprawdzania swojego kalendarza, możesz potrzebować trochę pchnięcia we właściwym kierunku, więc po ustaleniu ostatecznych terminów również ustaw alarmy. Wyskakujące okienko na komputerze lub telefonie może być szybkim przypomnieniem o nadchodzących wydarzeniach (sprawdź aplikacje takie jak 2Do, Wunderlist i Todoist) lub, jeśli używasz papierowego terminarza, skonfiguruj alerty wizualne z post-It przypominającym ci o tym, co dzieje się w nadchodzącym tygodniu.
Alerty te mogą obejmować punkty kontrolne dla dużych terminów (np. W połowie drogi do terminu projektu, możesz ustawić alarm, aby upewnić się, że poprosisz swojego przełożonego o przejrzenie szkicu raportu) lub po prostu ogólne codzienne przypomnienia (na przykład ustawianie alertów na poniedziałki i środy, dzięki czemu możesz upewnić się, że jesteś na dobrej drodze, zanim skończy Ci się czas pod koniec tygodnia pracy).
3. Zorganizuj to
Gdy pracujesz jednocześnie nad kilkoma projektami, Twoja skrzynka odbiorcza może szybko przerodzić się w przytłaczający bałagan informacji. I chociaż nie możesz powstrzymać napływu wiadomości e-mail, możesz przynajmniej uporządkować i rozdzielić zadania.
Spróbuj dodać foldery i kodować kolorami do skrzynki odbiorczej, aby pomóc Ci znaleźć ważne informacje, gdy ich potrzebujesz. Na przykład utwórz osobny folder dla każdego konkretnego zadania, nad którym pracujesz, co pozwoli ci łatwo skanować w poszukiwaniu potrzebnych konwersacji lub plików.
Aby pójść o krok dalej, możesz nawet skonfigurować w Outlooku regułę wysyłania wiadomości e-mail z określonych adresów lub z pewnymi frazami w temacie do określonych folderów, które utworzyłeś. Gmail robi to samo, jeśli skonfigurujesz filtr. Każda z tych metod pozwala wstępnie posortować skrzynkę odbiorczą, dzięki czemu nie musisz tracić cennego czasu na przeglądanie bałaganu!
4. Pozbądź się małych rzeczy
Czy odpowiadasz za powtarzające się raporty lub arkusze kalkulacyjne, które muszą wychodzić co tydzień lub co miesiąc? Aby zaoszczędzić czas i energię (i zwolnić cenne miejsce na i tak już zatłoczonej liście zadań), utwórz szablon dla każdego raportu, zamiast zaczynać od zera za każdym razem.
Czy ciągle otrzymujesz e-maile z podobnymi pytaniami? Twórz odpowiedzi w puszkach w Gmailu lub przechowuj dokument Word na pulpicie z odpowiedziami na typowe problemy (np. Jak korzystać z witryny FTP, z kim się skontaktować w celu obsługi klienta lub daty nadchodzących targów). Posiadanie czegoś, co można łatwo wyciąć i wkleić, sprawi, że odbieranie rutynowych wiadomości e-mail będzie mniej czasochłonne.
Robienie drobnych rzeczy na wczesnym etapie i maksymalne usprawnianie daje więcej miejsca do pracy nad złożonymi projektami.
5. Bądź na bieżąco
Odłóż kilka minut przed wyjazdem wieczorem, aby spojrzeć wstecz na swój harmonogram i zaktualizować go o swoje codzienne postępy (nawet samo robienie tego tygodnia jest dużą pomocą!). Nie całkiem ukończyłeś zadania? Przenieś go do następnego dnia lub następnego bloku czasu zaplanowanego dla tego konkretnego projektu. Pomaga również zaplanować trochę wolnego czasu na każdy dzień (lub nawet tylko raz w tygodniu), co pozwoli ci być bardziej elastycznym, jeśli nie osiągniesz mini-celu i będziesz musiał zmienić harmonogram.
Śledzenie tego, co robisz każdego dnia, może nie tylko pomóc Ci poczuć się przytłoczonym, ale może również pomóc ocenić, ile czasu naprawdę potrzebujesz na dany projekt lub zadanie. I wiedząc o tym, dokładnie określisz, ile możesz wziąć w przyszłości!
6. Porozmawiaj o udostępnianiu
Jeśli zaczniesz zdawać sobie sprawę, że niektóre z twoich mini-celów nie są realizowane, ponieważ nie ma wystarczająco dużo czasu, ponieważ inne projekty mają pierwszeństwo, lub ponieważ na twoim biurku wciąż pojawiają się nowe obowiązki, być może czas porozmawiać z twoim przełożony o redystrybucji części swojej pracy.
Jest to kolejny powód, dla którego szczegółowy harmonogram twoich projektów zaplanowanych na dzień i tydzień jest kluczowy: jeśli masz jasne pojęcie o tym, co należy zrobić i w jakim czasie, twój szef może łatwo zobaczyć, co jest na twoim talerzu. Następnie wspólnie możesz ustalić, co jest najważniejsze, aby pozostać na liście rzeczy do zrobienia oraz co można przekazać lub przekazać komuś innemu.
Tak, może być trudno go puścić, ale zawsze ważniejsze jest dzielenie się obciążeniem pracą z resztą zespołu i dotrzymywanie terminów, niż próba udowodnienia, że poradzisz sobie z tym wszystkim, a nie do końca.
Wreszcie, kiedy zaczniesz czuć, że go tracisz, weź głęboki oddech. Pamiętaj, że kontrola polega na utrzymaniu porządku i szczerości w zakresie tego, co możesz znieść.
