Kilka lat temu przeszedłem na stanowisko kierownicze, gdzie po raz pierwszy byłem odpowiedzialny za nadzorowanie sześcioosobowego zespołu. Mając w ręku MBA i dokładną analizę mojego typu Myers-Briggs, pomyślałem, że zarządzanie i motywowanie ludzi, z którymi pracowałem, będzie dziecinnie proste.
Ale chociaż narzędzia te okazały się pomocne, nie przygotowały mnie całkowicie na jedną z najtrudniejszych części bycia menedżerem: coroczne przeglądy wyników. Okazuje się, że menedżerowie boją się ich tak samo jak pracowników! Mimo naszej naturalnej niechęci recenzje są nieuniknioną (i ważną) częścią pracy i kluczową częścią rozwoju Twojego zespołu. Jeśli więc chcesz zostać menedżerem gwiazdy, nadszedł czas, aby stać się tak dobry w recenzjach, jak to tylko możliwe.
W tym duchu oto jak zacząć.
Podstawy
Ty możesz skusić się, aby zebrać opinie swoich najlepszych pracowników na tydzień przed przeglądem, ale prawdopodobnie już wiesz, że nie powinieneś. Powinieneś potraktować ten proces jako całoroczne działanie i przemyśleć go z wyprzedzeniem. Planowanie pomoże Ci dostarczyć bardziej kompleksowe informacje zwrotne, a kiedy nadejdzie sezon przeglądowy, nie będzie żadnych niespodzianek dla ciebie ani twoich pracowników - i o to powinieneś dążyć.
Zacznij od określenia najlepszej pory roku na przeprowadzenie recenzji. Dowiedz się, czy Twoja organizacja ma preferowany harmonogram lub proces (większość dużych firm to robi) i zastanów się, kiedy proces budżetowania ma miejsce lub kiedy masz możliwość wypłacenia premii. Jeśli masz elastyczność, chcesz unikać dużych sezonów pracy, ponieważ proces przygotowywania i przekazywania informacji zwrotnych może być wymagający i intensywny, a nikt nie chce robić recenzji podczas pracowitego sezonu.
Następnie odpowiednio opracuj roczną oś czasu i przekaż harmonogram swoim pracownikom. Nic o recenzji - od treści po czas - nie powinno nigdy dziwić.
Teraz, dla ułatwienia, powiedzmy, że sezon przeglądowy przypada na koniec roku, w grudniu. Oto jak powinien wyglądać Twój roczny harmonogram:
Styczeń (początek roku)
Ustaw cele i oczekiwania
Na początku roku spotkaj się z pracownikami, aby podzielić się swoimi rocznymi celami i oczekiwaniami wobec zespołu. Następnie spotkaj się z nimi indywidualnie, aby ustalić własne cele w zakresie wydajności. To nie tylko zapewnia, że wszyscy mają jasność co do swoich oczekiwań na dany rok, ale także daje jasny obrys do naśladowania za każdym razem, gdy omawiasz wyniki w nadchodzących miesiącach.
Najlepszym sposobem na wyznaczenie celów jest użycie frameworka SMART ( S pecific, M easyurable, A chievable, R zorientowany na wyniki, T Ime). (Potrzebujesz podkładu? Zapoznaj się z podstawami tutaj.) I pamiętaj, że chociaż cele powinny być specyficzne dla roli każdej osoby, powinny być również wyraźnie dostosowane do celów organizacyjnych, aby pracownicy mogli zobaczyć, jak ich wyniki wpływają na cały zespół.
Po spotkaniach wpisz cele firmy i cele każdego pracownika i prześlij je e-mailem. Twoi pracownicy docenią fakt, że pracują z tego samego egzemplarza, co Ty, i będą mieli jasną mapę drogową do naśladowania przez cały rok.
Marzec, czerwiec i wrzesień (co 3 miesiące lub co miesiąc)
Organizuj spotkania Touch-Base
Menedżerowie często panikują, podsumowując i komentując wyniki ludzi podczas recenzji, ale prawda jest taka, że nic, co omawiasz podczas tego corocznego spotkania, nie powinno być nową informacją. Zamiast tego powinieneś śledzić cele swoich pracowników i przekazywać im informacje zwrotne przez cały rok. Niezależnie od tego, czy wolisz przeprowadzać comiesięczne, czy kwartalne zameldowania, zaplanuj te spotkania na początku roku, aby nie zepchnąć ich na dalszy plan.
Przed każdym spotkaniem przygotuj krótki plan. Powinieneś przejrzeć roczne cele pracownika, omówić określone przez Ciebie oczekiwania i odpowiedzieć na wszelkie pytania lub dodatkowe zadania, które masz. Jeśli istnieją kwartalne wskaźniki lub długoterminowe aktualizacje projektu do przejrzenia, teraz jest na to czas.
Będziesz także chciał poświęcić czas na przekazywanie każdej osobie nieformalnej informacji zwrotnej na temat jej wyników, w tym na pochwałę w odpowiednim czasie i rozwiązywanie wszelkich bieżących lub potencjalnych problemów. (Tak, to jest trudna część.) Jedną z rzeczy, które uważam za pomocne, jest umieszczanie komentarzy w kategoriach zachowań, które ktoś powinien rozpocząć , zatrzymać lub kontynuować : być może chciałbyś, aby pracownik zaczął pisać ci e-maile na innym menedżerom, przestań brać długie przerwy na lunch lub kontynuuj oddawanie projektów przed upływem terminu. Uczyń to również rozmową i poproś każdego pracownika, aby podzielił się swoimi przemyśleniami i pytaniami.
Po każdym z tych spotkań zrób sobie notatki na temat tego, co omówiłeś. Zaufaj mi - kiedy zbliża się koniec roku, będziesz zadowolony z tych notatek, które pomogą ci podsumować rok i przypomnieć sobie, o czym rozmawiałeś z ludźmi w pierwszych kilku kwartałach.
Październik / listopad (dwa miesiące przed przeglądem)
Poproś swoich pracowników o przygotowanie
Kilka miesięcy przed faktycznymi recenzjami ustal terminy oficjalnych spotkań z każdym członkiem zespołu. W tym miejscu powinieneś również poprosić ich, aby zaczęli zbierać zestawienia swoich rocznych wyników. Zacznij od wszelkich oficjalnych formularzy, które Twoja firma chce, abyś używał, lub stwórz własny, prosząc każdego pracownika o przygotowanie podsumowania jego kluczowych obowiązków zawodowych, bieżącej pracy nad projektem oraz podsumowania celów i osiągnięć.
Pomocne może być również dokonanie przez każdego pracownika pisemnej samooceny. To nie tylko pomaga pracownikom poczuć, że mają coś do powiedzenia w tym procesie, ale stanowi wyzwanie dla rzetelnego spojrzenia na własne zachowanie w pracy, co jest pomocne, gdy mówimy o ich wydajności. Najlepsze samooceny obejmują 6-10 otwartych pytań, takich jak: Z jakich osiągnięć jesteś najbardziej dumny w tym roku? Gdzie nie spełniłeś oczekiwań i celów zespołu lub siebie? Jakie są twoje obszary wzrostu i jak sobie z nimi radzisz? Czy menedżer może zrobić coś, aby wesprzeć Twoje postępy i sukces?
Listopad (sześć tygodni przed przeglądem)
Przygotuj się jako menedżer
W międzyczasie powinieneś spędzić miesiące przed recenzjami, tworząc własne notatki i wyniki dla każdego pracownika. Zacznij gromadzić zarówno ilościowe miary wydajności pracowników, takie jak raporty sprzedaży, rejestry połączeń i raporty terminów, a także miary jakościowe, które mogą obejmować informacje zwrotne od klientów i klientów lub Twoją osobistą obserwację. Wyciągnij te notatki, które zrobiłeś w ciągu roku podczas spotkań z bazą dotykową.
Jednym z powszechnych narzędzi jest przegląd 360 stopni, który opiera się na samoocenie pracownika i wzajemnych ocenach, a także na lepszych i podrzędnych opiniach. Możesz znaleźć bardzo prostą wersję na HowsMyWork.com lub bardziej rozbudowaną wersję na Inc.com. Nie wahaj się dostosować tych szablonów do własnych potrzeb.
Podczas przeglądania wyników zadaj sobie następujące pytania: Czy ta osoba spełnia swoje cele, oczekiwania i wskaźniki sukcesu firmy? Jeśli nie, dlaczego - i czy możesz to zmienić? Jeśli tak - czy są nagrody, podziękowania lub większe projekty, które możesz przeznaczyć, aby wzmocnić swoją gwiazdę? Tutaj przychodzą premie!
Grudzień (1 miesiąc przed przeglądem)
Przygotuj swoją dokumentację
Po zakończeniu wszystkich badań nadszedł czas na kompilację samooceny każdego pracownika, wszystkich zewnętrznych informacji zwrotnych i wszelkich istotnych danych - wykorzystaj te informacje do przygotowania formularzy oceny, pisemnych listów wyjaśniających twoją opinię i rozmów na temat twarzy - bezpośrednia dyskusja.
Najpierw wymyśl format lub strukturę, której chcesz użyć. Masz tutaj pewną elastyczność, ale wybierz strukturę, która zarówno będzie kompleksowa, jak i pomoże Twojemu pracownikowi podążać. Możesz na przykład skonstruować recenzję wokół celów, które wspólnie ustaliłeś, omawiając je pojedynczo lub wokół głównych projektów pracownika, przechodząc od projektu do projektu i omawiając odpowiednie cele na bieżąco.
Następnie, bez względu na to, jaki format wybierzesz, będziesz chciał zidentyfikować oba obszary afirmacji i zachęty, a także wszelkie obszary budzące obawy (lub obszary, w których pracownik może nadal rosnąć). Dla każdej kategorii wybierz 2-3 główne obszary, na których chcesz się skoncentrować, dzięki czemu rozmowa będzie merytoryczna, ale skoncentrowana. Opracuj punkty rozmów, które są wspierane przez zebrane dane, a następnie, dla każdego punktu, dołącz podsumowanie swoich przyszłych oczekiwań i działań związanych z tym celem. (Pracownicy - szczególnie pracownicy o dobrych wynikach - nie znoszą recenzji, czując, że nic z tego nie dostają lub że nie są pewni, co dalej. Więc nawet w obszarach, w których ktoś ma się dobrze, powinieneś pomyśleć o kolejnych krokach i przyszłych lub „rozciągniętych” celach).
Mając wszystkie te zasoby pod ręką, będziesz gotowy na znaczącą rozmowę z każdym członkiem zespołu.
Koniec grudnia
Zorganizuj osobiste spotkanie przeglądowe
Teraz nadszedł czas, aby usiąść z pracownikami w celu oficjalnej oceny. Jest to najtrudniejsza część procesu, ale także najważniejsza. Bądź na bieżąco z kolejną częścią naszej serii, w której dowiesz się, jak przeprowadzić recenzję - w tym wgląd w radzenie sobie z różnymi typami osobowości i skuteczne pozyskiwanie informacji zwrotnych.
