Ile razy otrzymywałeś zaproszenie na spotkanie i myślałeś: „O rany, musimy to zrobić teraz?” Jak wszyscy wiemy, jest wiele razy, kiedy spotykanie się osobiście jest wręcz głupie, szczególnie gdy angażuje dużą grupę ludzi, których wkład po prostu nie jest potrzebny. Ale choć łatwo jest założyć, że nigdy nie będziesz miał dobrego powodu, aby uczestniczyć w nim ponownie, są chwile, kiedy naprawdę jest to najlepszy sposób na wykonanie ważnych zadań.
Zanim więc odrzucisz to zaproszenie do kwartalnej aktualizacji zespołu, oto kilka razy, kiedy uczestnictwo jest najlepszą opcją, aby pozostać na kursie i osiągnąć swoje cele.
1. Kiedy zbierasz się, by stworzyć projekt wrażliwy na czas
Niektóre z najbardziej frustrujących spotkań to te, w których spotyka się duża grupa ludzi do dyskusji, no cóż, niewiele o niczym. Czasami mówisz o rzeczach, które byłyby fajne, ale nie tworzysz planów działania. Innym razem po prostu zbieracie się, żeby się spotkać.
Jednak zdarzają się również sytuacje, w których ty lub twoi koledzy z drużyny mają coś pilnego, co należy jak najszybciej uzupełnić - i wiele osób jest wymaganych, aby upewnić się, że wszystko zostało dobrze zrobione. Oczywiście możesz wysłać dokument Google i zgodzić się na pracę nad nim „razem”. Możesz też spotkać się osobiście przez 30 minut, opracować plan, przekazać zadania i zacząć.
Na koniec dnia niektóre elementy najlepiej jest skompletować jako zespół - więc jeśli ty lub ktokolwiek inny, z kim pracujesz, prosi o pomocną dłoń, nie rób zbyt wiele sceny o dodawaniu kolejnego spotkania do kalendarza.
2. Gdy twój zespół przesuwa się w odpowiedzi na wiadomość e-mail
W idealnym świecie ty i twoi koledzy z drużyny nigdy się nie zgodzicie i będziecie pracować razem w doskonałej harmonii każdego dnia. W rzeczywistości większość drużyn jest taka, że większość grup uderza w głowę w pewnym momencie. Łatwiej byłoby go zignorować, gdy wśród współpracowników dzieje się trochę lodowato i po prostu kontynuować, ale wiesz, że spowoduje to więcej problemów.
Prawie zawsze bardziej produktywne jest po prostu otwarcie wszystkich swoich skarg związanych z projektem (lub podejście kolegi do projektu) i wymyślenie, jak rozwiązać konflikt, abyś mógł dotrzymać terminów.
A najlepszy sposób to zrobić? Znajdź salę konferencyjną i spójrz bezpośrednio na siebie, gdy udzielasz opinii. Możesz mieć ochotę zrobić to przez e-mail lub czat, ale bądź szczery - wiesz, że zrobisz postęp tylko wtedy, gdy zrobisz to osobiście, na prawdziwym spotkaniu.
Ponieważ dziewięć razy na 10, konstruktywna krytyka wydaje się o wiele mniej surowa, gdy mówi się jej prosto w twarz, niż w przypadku skrzynki odbiorczej. Ponadto odręczny komentarz na temat wyboru czcionki prezentacji jest o wiele mniej osobisty, gdy jest częścią trwającej rozmowy na głos, a nie jedyną linią w odpowiedzi łańcucha e-mail.
3. Kiedy potrzebujesz informacji na temat czegoś
Ponownie możesz ulec pokusie powiedzenia: „Nie spotykajmy się. Prześlij mi swoje uwagi na ten temat w wiadomości e-mail. ”Ale bądźmy szczerzy - czasem pomocne jest wysłuchanie myśli kolegów na temat czegoś osobiście.
Nie muszą to być długie spotkania, aw wielu przypadkach prawdopodobnie nawet nie potrzebujesz oficjalnego programu. Ale niektóre pomysły, które wynikają z mówienia tego osobiście, często mogą być niesamowite. A jeśli unikniesz ich samodzielnego konfigurowania, gdy naprawdę potrzebujesz opinii lub utkniesz w projekcie, odkładasz tylko swój sukces.
4. Kiedy trzeba podjąć ważną decyzję
Jest to najbardziej oczywisty powód zwołania spotkania, ale także najważniejszy. Tak łatwo jest ciągnąć stopy, gdy grupa musi podjąć decyzję. Jeśli czujesz się niepewnie lub chcesz rzetelnej opinii na temat wyboru, który zamierzasz podjąć, nie bój się poprosić swojego zespołu, aby uzgodnił cel, zanim grupa opuści salę.
A jeśli ktoś z twojego zespołu zgłasza podobną prośbę, nie dmuchaj i nie dmuchaj do sali konferencyjnej. Dokonywanie wyborów jest trudne i chyba że pracujesz w zespole czytelników, najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, czy wszyscy są na tej samej stronie, jest usiąść przy tym samym stole i porozmawiać.
Rozumiem. Spotkania nie zawsze są zabawne, zwłaszcza gdy masz listę rzeczy, które chcesz zrobić. A gdy są niepoważne, nieproduktywne lub stanowią kombinację obu, zrozumiałe jest, że możesz znaleźć sposoby na jak najszybsze wyjście z nich.
Z drugiej strony niesprawiedliwe jest zakładanie, że wszystkie są stratą czasu. Oceń każdą z nich indywidualnie, zanim zaczniesz mówić „Nie, dziękuję”. Przekonasz się, że w wielu przypadkach spotkanie jest najlepszym sposobem na szybsze wykonanie zadania.
