Ile razy rozmowa się kończyła?
Oczywiście jest to wyjątkowo frustrująca sytuacja. Jak miałeś przeczesywać dziesiątki e-maili, które otrzymałeś sam w ciągu ostatnich kilku godzin, aby znaleźć jedną kluczową wiadomość, która miała zadanie, które należało wykonać? A jeśli używasz poczty e-mail w inteligentny sposób - sprawdzając skrzynkę odbiorczą tylko kilka razy dziennie - być może nawet nie widziałeś tej wiadomości!
Jest to powszechny dylemat, z którym prawdopodobnie spotkał się ktoś w sile roboczej (jeśli nie regularnie). Pojawia się także ważne pytanie: w jakiej formie komunikacja jest odpowiednia dla żądań w czasie rzeczywistym, a nie zadań, które należy wykonać w najbliższych dniach?
Aby rozwiązać tę kwestię etykiety komunikacji w biurze, programista Cyrus Stoller ma system, który powinieneś rozważyć, aby wdrożyć go wśród współpracowników. Podział jest dość prosty:
- Jeśli potrzebujesz czegoś w ciągu 30 minut, zadzwoń do tej osoby.
- Jeśli potrzebujesz czegoś w ciągu dwóch godzin, napisz do osoby.
- Jeśli potrzebujesz czegoś zrobionego w ciągu dnia roboczego, wyślij IM tej osobie.
- Jeśli potrzebujesz czegoś zrobić w ciągu kilku najbliższych dni, wyślij e-mail do tej osoby.
Chociaż rzeczywisty podział może się różnić w zależności od tego, jak działa Twoje biuro (na przykład w małym biurze, sensowne może być zatrzymanie się przy czyimś biurku, a nie połączenie), kluczem jest to, co dostaje Stoller: e-mail nie powinien być domyślny środki komunikacji umożliwiające dotarcie do wszystkiego, co należy znać lub z czym należy się zmierzyć w czasie rzeczywistym.
Oczywiście ten system jest dość łatwy do wdrożenia podczas pracy z bliskimi współpracownikami i klientami, ale jak zachęcić inne osoby w biurze do zabawy? Oto kilka rzeczy do wypróbowania:
- Skonfiguruj automatyczną odpowiedź e-mail, która mówi ludziom, jak się z tobą skontaktować, jeśli sprawa będzie musiała zostać rozwiązana w ciągu najbliższej godziny lub dwóch.
- Jeśli natrafisz na e-maile z prośbą o podjęcie działań w czasie rzeczywistym, uprzejmie przypomnij swoim współpracownikom, że wolisz, aby ta wiadomość została przekazana za pośrednictwem telefonu lub wiadomości tekstowej, ponieważ możesz nie dotrzeć do ich wiadomości e-mail w razie kolejnego nagłego wypadku.
- Jeśli pełnisz rolę zarządczą, ustal standardy w całym biurze. Poproś pracowników, aby otwarcie mówili o tym, jak chcieliby, aby inni się z nimi komunikowali, jeśli coś trzeba zrobić, zamiast pozwolić wszystkim założyć, że e-mail jest w porządku.
Na koniec przypomnij wszystkim, że taki system jest naprawdę korzystny dla obu stron. Nikt nie jest przykuty do swoich skrzynek odbiorczych, a pilne zadanie już nigdy nie zostanie cofnięte.
