Spotkania odbijają się źle - i niestety nie bez powodu. Każdego miesiąca przeciętny pracownik spędza 31 godzin siedząc na bezproduktywnych spotkaniach (nie żart), i spójrzmy prawdzie w oczy - jest coś o siedzeniu przy stole w beżowej ścianie, oświetlonej światłem fluorescencyjnym pokoju, która nie do końca inspiruje kreatywność.
Dobre wieści? Zakładając, że masz przynajmniej trochę elastyczności w sposobie i miejscu wykonywania pracy, istnieje wiele różnych opcji. W The Muse jesteśmy znani z tego, że spotykamy się w kawiarniach, na ławkach w parku, w innych biurach lub na spacerze po bloku. Odkryliśmy, że niewielka zmiana scenerii może znacznie zwiększyć naszą kreatywność i produktywność.
Chcesz spróbować? Oto krótka lista kontrolna, aby upewnić się, że spotkania poza biurem są jeszcze bardziej skuteczne niż te w sali konferencyjnej.
Rozważ swoje otoczenie
Chociaż tak, spotkanie poza kampusem może działać w prawie każdej sytuacji, nie wszystkie miejsca są sobie równe. Na przykład ruchliwa kawiarnia nie jest prawdopodobnie najlepszym miejscem do poważnej rozmowy z szefem, podczas gdy duża grupa może mieć trudności z komunikacją się podczas spaceru.
Dlatego dokładnie rozważ ton, rozmiar i wymagania technologiczne planowanego spotkania. Czy grupa będzie musiała usiąść? Czy posiadanie Wi-Fi lub gniazdek jest ważne, czy możesz używać notebooków? Czy potrzebujesz prywatności, czy jest w porządku, jeśli ludzie się kręcą? Jak profesjonalna musi być lokalizacja (tj. Czy musi to być odpowiednia restauracja, czy też zwykła kawiarnia jest w porządku)?
Jeśli zastanawiasz się nad pójściem do restauracji lub kawiarni i nigdy nie byłeś tam o tej porze dnia, zaplanowane jest spotkanie, zastanów się nad wybraniem sceny na kilka dni wcześniej. Nie chcesz przyjechać dzień i przekonać się, że nie ma żadnych stolików lub że jest zbyt głośno, aby słyszeć rozmowy innych ludzi!
Przygotuj swoją technikę
Może to zabrzmieć w sposób sprzeczny z intuicją, ale najpierw zdecyduj, czy potrzebujesz w ogóle jakichkolwiek urządzeń do spotkania. W zależności od ustawienia najbardziej sensowne może być przyniesienie notesów i długopisów w porównaniu do ich laptopów. Restauracje z ograniczoną ilością miejsca na stole lepiej nadają się do dobrych, starych narzędzi do pisania, natomiast zestawy głośnomówiące, takie jak telefony komórkowe, świetnie nadają się na spacery w parku.
Jeśli zdecydujesz się zabrać ze sobą urządzenie, upewnij się, że masz wystarczającą moc baterii, aby przetrwać cały czas - nie ma nic gorszego niż brak soku w najbardziej nieodpowiednim momencie. Ustaw przypomnienie w telefonie, aby podłączyć urządzenia co najmniej godzinę przed wyjściem lub, jeśli stale zapominasz o podłączeniu, zainwestuj w przenośną ładowarkę.
Na koniec zastanów się nad sytuacją Wi-Fi. Jeśli wybierasz się do kawiarni, sprawdź dwukrotnie na Yelp, czy zapewnia ona bezpłatny dostęp do Internetu (i zeskanuj recenzje, aby sprawdzić, czy ktoś narzeka na to, że nie działa). Jeśli wybierasz się do innego biura, zadzwoń wcześniej do kierownika biura, aby znaleźć hasło do Wi-Fi - będziesz mógł pominąć niezręczną interakcję polegającą na pytaniu kogoś, kto zapomniał hasła dawno temu biegnij i chwyć to. A jeśli wybierasz się na zewnątrz i absolutnie potrzebujesz połączyć się z Internetem, rozważ zakup przenośnego Mi-Fi lub tethering komputera do telefonu w celu uzyskania dostępu.
Spójrz na swój program
Wreszcie, z wyprzedzeniem przejrzyj cele spotkania i upewnij się, że masz dokumenty lub informacje potrzebne do udanego spotkania. Jeśli masz laptopa lub tablet, zapisz ważne dokumenty w łatwym do znalezienia folderze, który nie wymaga dostępu do Internetu (na wszelki wypadek!). Jeśli spotykasz się na zewnątrz w parku lub na spacerze, napisz do siebie e-mailem notatki, aby uzyskać łatwy dostęp do telefonu (nie będziesz musiał przewijać całego dokumentu na małym ekranie podczas próby uruchomienia spotkania), lub zanotować kilka notatek z wyprzedzeniem, aby pomóc wstrząsnąć pamięcią.
Zastanów się również, czy będziesz musiał robić notatki podczas spotkania i jak to zrobisz. Oczywiście, jeśli masz laptopa lub zeszyt, możesz zanotować różne rzeczy, tak jak w biurze, ale jeśli spacerujesz, rozważ zrobienie marnych notatek w małym zeszycie lub skorzystanie z funkcji konwersacji tekstu na adnotację spotkanie w twoim telefonie. A jeśli nie możesz nic zapisać ze względu na lokalizację? Priorytetem jest usiąść na pięć minut, jak tylko wrócisz do biura i napiszesz coś ważnego.
Po opracowaniu planu poświęć chwilę na wizualizację spotkania. Spaceruj i upewnij się, że nie przeoczyłeś niczego, co jest potrzebne do udanego spotkania poza biurem. Następnie? Wynoś się stąd! Będziesz bardziej cieszyć się spotkaniami, zanim się zorientujesz.
