Dostał pracę? Taki, który obejmuje komputer, połączenie internetowe i biurko?
Prawdopodobnie w tym roku napiszesz e-maila o wartości powieści, mając do czynienia z około 100 e-mailami dziennie.
Myślę, że wszyscy możemy się zgodzić: przeciążenie poczty e-mail osiąga gorączkę. (I nie jest to dobra gorączka, jak dyskoteka czy dzwonek. Zła gorączka. Jak tyfus).
Jak większość ludzi, spędziłem dużo czasu zastanawiając się, jak organizować wiadomości e-mail, nadawać im priorytety i szybciej odpowiadać na wiadomości e-mail. Ale ostatnio zastanawiałem się nad bardziej interesującym pytaniem: jak mogę „szkolić” ludzi (delikatnie i z miłością, oczywiście), aby w pierwszej kolejności wysyłali mi mniej e-maili?
Oto trzy moje ulubione techniki.
Czy są to rewolucyjne koncepcje? Nie całkiem. Czy to rozsądne, rozsądne przypomnienia? Chyba tak. A jeśli się zgodzisz, mam nadzieję, że wyślesz do mnie e-maila i opowiesz mi wszystko. (Żartuję. Całkowicie.)
1. Nie odbieraj każdego e-maila od razu (lub wcale)
Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale kiedy naprawdę się w to zagłębisz, wiele „pilnych wiadomości e-mail” zazwyczaj rozwiązuje się bez Twojej pomocy.
Przykład: mniej więcej raz dziennie dostaję szalony e-mail od uroczego klienta, kolegi lub klienta, który mówi coś takiego:
„Alex! Wsparcie! Próbuję zrobić _________, ale nie pamiętam, co powiedziałeś mi o _________. Czy możesz mi jeszcze raz przypomnieć?
W około 90% przypadków, jeśli poczekam godzinę lub dwie i nic nie robię, ta sama osoba odpisuje i mówi:
„Alex! Brawo! Rozgryzłem to. Mój błąd. Nieważne!"
Decydując się na brak natychmiastowej odpowiedzi, „szkolisz” ludzi, aby byli bardziej samodzielni - a jednocześnie tworzyli rozsądne, realistyczne oczekiwania co do tego, jak szybko będziesz w stanie odpowiedzieć.
Oczywiście używaj tutaj zdrowego rozsądku. Jeśli pracujesz na stanowisku obsługi klienta - a kluczowym elementem pracy jest niezwłoczne reagowanie na osoby, które potrzebują Twojej pomocy - to oczywiście twoja definicja „kto potrzebuje mojej pomocy” będzie inna niż definicja innej osoby.
Ale bez względu na to, jaką masz pracę, możesz wypróbować ten następny krok.
2. Utwórz automatyczną odpowiedź z pomocnymi odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania
Zrób listę często zadawanych pytań, które ludzie codziennie do Ciebie wysyłają. Następnie umieść swoje odpowiedzi w automatycznej odpowiedzi, która daje ludziom dokładnie to, czego potrzebują.
Jest bardzo wydajny i ponownie wysyła subtelną wiadomość, że doceniasz ludzi, którzy są gotowi pomóc sobie.
Oto prosty przykład:
No hej!
Wielkie dzięki za pisanie.
Jeśli czytasz te słowa, oznacza to, że jestem do kolan w dużym, ekscytującym projekcie - i nie będę sprawdzał poczty przez kilka godzin.
Ale dzięki magii e-maili nadal mogę ci pomóc!
Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, aby skonfigurować spotkanie:
Proszę skorzystać z mojego internetowego narzędzia do planowania, tutaj. To najlepszy sposób na ograniczenie czasu.
Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, aby uzyskać aktualizację statusu w Project XYZ:
Sprawdź aktualną oś czasu tutaj.
Jeśli masz bardzo wrażliwe na czas pytanie:
Proszę zadzwonić na moją komórkę pod numerem ### - ### - ####. Lub przejdź do mojego biurka na trzecim piętrze. Będę w okolicy.
3. Odpowiadaj na deklaracje, a nie więcej pytań
Jeśli zakończysz swoje wiadomości e-mail pytaniami o charakterze otwartym:
„Jak myślisz, o której powinniśmy zjeść lunch?”
„Czy pamiętasz, jak zaktualizować stronę internetową, czy potrzebujesz pomocy?”
„Jak myślisz, jak powinniśmy zacząć stąd?”
Twoje pytania wygenerują tylko więcej e-maili, z jeszcze większą liczbą pytań, wymagających ciągłej refleksji i uwagi.
Zamiast pytania otwartego spróbuj zakończyć wiadomości e-mail wyraźną deklaracją, na przykład:
„Zjedzmy lunch o 12:30. Do zobaczenia w Café Luna. ”
„Gdy będziesz gotowy na aktualizację witryny, oto samouczek WordPress i link do wytycznych dotyczących marki naszej firmy. Jestem tu, jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy. ”
„Połączmy się ponownie za tydzień. Zadzwonię do ciebie o 10 rano w następny poniedziałek.
Jeśli to, co proponujesz, nie działa dla twoich odbiorców, cóż, dadzą ci znać! Ale przez większość czasu będą wdzięczni za twoją precyzję. Eliminujesz dla nich pracę umysłową - nie wspominając o długim szeregu niepotrzebnych zwrotów akcji.
Podsumowując?
Jeśli chcesz przeszkolić ludzi, aby wysyłali Ci mniej (i lepiej) e-maili: Modeluj zachowanie, które chcesz zobaczyć na świecie.
Jeśli nawyksz do wysyłania wiadomości e-mail do znajomych i współpracowników z prośbami o porady dotyczące Google, prawdopodobnie inni zrobią to samo.
Jeśli napiszesz długie, wędrujące e-maile układanki, otrzymasz odpowiedzi równie tajemnicze.
Ale jeśli jesteś troskliwy i zwięzły, wtedy podniesiesz poprzeczkę dla wszystkich w swoim kręgu - ucząc innych dokładnie, jak chcesz być traktowany.
Bądź więc jasnym i konsekwentnym nauczycielem. Twoja skrzynka odbiorcza (i psychika) będą Ci wdzięczne.
