Jestem profesjonalistą w osiągnięciu zera skrzynki odbiorczej. Powiedziawszy to, nie jestem jeszcze daleko po drabinie, więc otrzymuję tylko kilka wiadomości e-mail na godzinę.
Ale gdy zaczniesz wspinać się w szeregi, ten numer powiadomienia będzie coraz większy. Co ważniejsze, podobnie jak liczba innych obowiązków, które podejmujesz. Zasadniczo e-mail przenosi się na dół listy „rzeczy, które musisz zrobić”, ponieważ musi.
Jednak to nie powstrzymuje gromadzenia się wiadomości. Podczas gdy wiele osób używa aplikacji i hacków do zarządzania przepływem, dyrektor generalny Tom Patterson przyjmuje inne podejście. Według jednego z najwyżej ocenianych artykułów LinkedIn w tym roku rozwiązał ten problem za pomocą wiadomości OOO, gdy był w biurze :
Całkiem sprytne, prawda? Jako kierownik pozwolił mu skoncentrować się na rzeczach, które miały znaczenie, jednocześnie zachęcając swój zespół do rozwiązywania własnych problemów. Betty Liu, czołowa autorka LinkedIn i autorka artykułu, podsumowuje, dlaczego to podejście działa tak dobrze:
„Sprawy, które wydawały się pilne, rozwiązały się bez ponad 200 e-maili latających po terenie„ Odpowiedz wszystkim ”. Rzeczy, które były naprawdę pilne, gwarantowały połączenia telefoniczne. A jeśli ludzie Toma wiedzieli, że przeszkadzają mu tylko naprawdę ważne sprawy, podejmowali oni własne decyzje. Nie zdarzyłoby się to, gdyby Tom był cały czas dostępny przez e-mail, aby zadbać o każdy najmniejszy szczegół. ”
Powiedziawszy to, prawdopodobnie nie jesteś CEO - co oznacza, że ta technika może nie działać dla Ciebie, a nawet może denerwować niektórych ludzi powyżej i poniżej ciebie. Sugeruje to jednak, że istnieją sposoby na wykorzystanie wiadomości z OOO, aby ci pomóc.
Na przykład, kiedy masz zamiar wyjechać na urlop, możesz ustawić wiadomość OOO na dzień wcześniej, aby ograniczyć niepotrzebne straty. Możesz też utworzyć automatyczną odpowiedź, która będzie uruchamiana w każdy weekend, aby przeszkolić szefa w wysyłaniu mniejszej liczby wiadomości po godzinach pracy. Możesz też użyć go pewnego popołudnia dla swojego zespołu wewnętrznego, gdy próbujesz zakończyć ogromny projekt i nie będziesz miał czasu na reagowanie na sprawy, które nie są pilne.
To wygląda tak:
Dziś po południu kończę kwartalny raport danych. Aby zrobić to na czas (i sprawić, że będzie dobrze wyglądać dla wszystkich dobrych ludzi), odpowiadam dziś tylko na pilne wiadomości e-mail między 13:00 a 18:00. Potem wrócę do wszystkich. Dzięki za zrozumienie!
Mój punkt? Nie musisz być dyrektorem generalnym, aby przejąć kontrolę nad skrzynką odbiorczą. Musisz tylko chcieć znaleźć podejście, które ma sens dla ciebie (i twojego zespołu).
