Spotkania są drogie. Nie dlatego, że pobieracie opłaty za uczestnictwo (oczywiście), ale dlatego, że wykorzystują czas ludzi; czas, który można poświęcić na robienie wielu innych rzeczy generujących dochód. W rzeczywistości jedno badanie wykazało, że cykliczne spotkanie menedżerów średniego szczebla kosztowało jedną firmę 15 milionów dolarów rocznie.
15 milionów dolarów rocznie!
Nie wspominając o tym, że należy również wziąć pod uwagę czas przygotowania, a także czas przełączania kontekstu. Profesor Gloria Mark z University of California, Irvine odkryła, że powrót pracownika do pierwotnego zadania zajmuje mu średnio 25 minut.
Znajomość tych statystyk oznacza, że kiedy zastanawiam się, czy muszę zwołać spotkanie, zadaję sobie pytanie, co jest warte (dosłownie). Czy to najlepsze wykorzystanie czasu każdego, w tym mojego? I nierzadko odpowiedź brzmi „nie”.
Co zatem zrobić? Łatwy! Wyślij prosty, ale krytyczny e-mail, aby wszyscy byli na bieżąco i na bieżąco.
Co uwzględnić
Są trzy kluczowe rzeczy, które musisz uwzględnić:
- Logistyka : dlaczego spotkanie zostało odwołane, a jeśli jest to spotkanie cykliczne, czego można się spodziewać następnym razem
- Akcja : wszystkie elementy akcji krytycznej ukończone lub w toku
- Informacje : wszelkie aktualizacje lub ogólne informacje dla grupy
Uwaga: nie wpadnij w pułapkę umieszczenia przedmiotów akcji i logistyki na końcu. Posiadanie wyżej krytycznych informacji gwarantuje, że będą widoczne, gdy koledzy przejrzą swoją pocztę e-mail. Aha, i dodatkowa wskazówka dla Ciebie: Odważ pogrubione imiona, jeśli będą musieli coś zrobić, aby potroić się, aby to zauważyli.
Próbka wiadomości e-mail Jak zamienić spotkanie w wiadomość e-mail
- Skontaktuj się z pięcioma klientami, aby uzyskać informacje zwrotne na temat projektów - Maria
- Wyślij ostateczny harmonogram planu marketingowego do zatwierdzenia- Jason
- Zablokowana kopia marketingowa
- Krótka lista klientów sfinalizowana
- Żądanie budżetu wysłane do zespołu finansowego
- Data uruchomienia potwierdzona (14 listopada!)
Może się to wydawać proste, ale dodanie e-maila z informacją o spotkaniu do profesjonalnego zestawu sztuczek to świetny sposób na zwiększenie koncentracji i wydajności w zespole. Kiedy szanujesz czas innych ludzi i zawsze upewniasz się, że kolejne kroki są jasne, inni wokół ciebie są bardziej skłonni zrobić to samo. A kto nie lubi godziny powrotu do pracy w pracowity dzień?
