Pełne ujawnienie: nie wykonuję porannych czynności. Jedyne, co robię na co dzień, to niechlujnie przewracam się w łóżku, kiedy mój alarm się włącza i sprawdzam pocztę. Zgodnie ze wszystkim, co kiedykolwiek czytałem na ten temat, jest to najgorsza rzecz, jaką możesz zrobić dla swojej produktywności - i zacząłem mieć wrażenie, że te artykuły miały rację.
Ma to sens - trudno jest rozpocząć dzień na dobrej drodze, gdy zaczynasz od transmisji na żywo z tego, czego oczekują inni ludzie. Twoja skrzynka odbiorcza nie skanuje nadawców i nadaje im priorytetów na podstawie ważności. (Czy to nie byłoby wspaniale? „Wiadomość e-mail od Roba z prośbą o pozycję o 6, 5 poziomu niższej niż twoja płaca. Automatyczne przekazywanie do twojego asystenta.” „Suzy potrzebuje natychmiastowego zgłoszenia. W oparciu o wcześniejsze prośby Suzy masz trzy tygodnie na wypełnienie tego zadanie ”). Wszystko przychodzi od razu - banalne i niezbędne, logistyczne i teoretyczne, pilne i długoterminowe.
Najgorsze jest to, że nawet jeśli sam je rozróżniasz, odznaczanie pól zadań jest uzależniające - a przynajmniej dla mnie. Odpowiadanie na niepilny, ale prosty e-mail i usuwanie go z mojej skrzynki odbiorczej daje mi za każdym razem odrobinę dopaminy. Czek! Zrobiłeś coś. Tak. Więcej.
Trudno było zignorować konsekwencje tej mentalności sprawdzania listy, kiedy na początku każdego miesiąca odkryłem, że przenosiłem zadania, których nie ukończyłem, na nową listę spraw. Najważniejsze były przedmioty, które przewracałem za każdym razem.
Były to mniej konkretne, bardziej czasochłonne zadania o większym obrazie. Były to rzeczy, które wymagały ode mnie wycofania się, wzięcia oddechu i krytycznego myślenia nie tylko o tym, co robiłem, ale także o tym, jak i dlaczego. Wiedziałem, że coś musi się zmienić. Mój poranny nawyk - nadawanie tonów na każdy dzień - wydawał się najlepszym miejscem na rozpoczęcie.
Przyrzekłem więc, że przez tydzień nie otworzę nawet e-maila przed 11:00. Mogłem przeżyć. Dobrze?
Pierwszego dnia moje instynkty zagroziły zrujnowaniem eksperymentu, zanim jeszcze się zaczął. O 7:30 rano wyciągnąłem rękę, złapałem telefon i… zatrzymałem się w ostatniej chwili. W pociągu martwiłem się, że może tam być coś pilnego i nigdy bym się nie dowiedział, ponieważ moi koledzy nawet nie wiedzieli, że przeprowadzam ten eksperyment. Czy powinienem ogłosić? Czy to byłoby oszustwo? Jak w ogóle ogłosić bez e-maila - zostawić wszystkim wiadomości głosowe? Byłem nerwowy.
Kiedy usiadłem przy biurku z listą rzeczy do zrobienia, naprawdę nie mogłem pojąć, jak mógłbym cokolwiek na nim osiągnąć bez wiadomości e-mail. Zdenerwowany i sfrustrowany przeprowadziłem inwentaryzację. W rzeczywistości spośród 36 pozycji na mojej liście tylko 14 wymagałoby ode mnie obejrzenia skrzynki odbiorczej.
Poza kompulsywnym przesuwaniem myszy w stronę ikony Outlook, wszystko szło gładko do około 10:45, kiedy nie otrzymałem ani jednego, ale dwóch telefonów od kolegów z pytaniem, czy widziałem kontrowersyjny e-mail, który dostaliśmy tego ranka. Moja skóra zaczęła się pełzać - musiałem to zobaczyć! Powiedziałem moim kolegom, że do nich wrócę, i spędziłem 15 minut na udręce, czekając na uwolnienie z tego pozbawionego informacji koszmaru.
W końcu była 11:00 i miałem pierwszą ważną realizację tygodnia: miałem 20 e-maili, a zero było pilnych.
Czując się spokojniej w drugim dniu, miałem dość produktywny poranek, ale musiałem odpocząć o 10:45, aby znaleźć coś na spotkanie. Kiedy to zrobiłem, byłem w stanie natychmiast usunąć pięć e-maili.
Powiedziano mi, że w ciągu dnia przeznaczam określone porcje na pocztę e-mail i, o ile to możliwe, na obsługę każdego e-maila tylko raz. Wykonanie tego eksperymentu uświadomiło mi, jak daleko od tej praktyki się dostałem. Pomyślałem, że gdybym mógł wykonać lepszą pracę zgodnie z tą radą, może byłoby więcej czasu na zadania, które ciągnąłem do następnego miesiąca.
Środa rano była walką. Nie spałem późno w nocy i prawie nie spałem. Kiedy usiadłem przy biurku i spojrzałem na komputer, moje serce zamarło. Ugh, chcę tylko spojrzeć na mój e-mail, to o wiele łatwiejsze.
Kiedy jestem zmęczony lub zestresowany, wykonywanie małych zadań jest tym, jak się zaczynam i bez e-maila czułem się zagubiony. Zamiast delikatnie brodzić w mojej pracy, musiałem skoczyć prosto w głęboki koniec. To był długi poranek. Okazuje się, że są dni, w których naprawdę trzeba używać zadań służących do sprawnego działania - po prostu nie powinno to być każdego dnia.
Do tego momentu przyzwyczaiłem się do poranków bez e-maili, choć nadal czułem, że nie wykorzystuję ich w pełni. Mimo że nie wykonywałem płytkiej pracy (tj. Odpalając wiadomość e-mail z napisem „Na to!” Lub „Zgadzam się”), wciąż pocieszałem się, wykonując dość płytkie zadania - tylko te, które nie wymagały zaangażowania e-mail. Wciąż odkładałem przedmioty z mojej listy rzeczy do zrobienia, które zaczynały się od słów takich jak „Burza mózgów”, „Badania”, „Planuj” lub „Myśl” i robiłem te, które zaczynały się od słów takich jak „Zakończ”, „Wykonaj, „Zamów”, „Wyślij”, „Organizuj”, „Zapytaj”, „Przygotuj” i „Zdobądź”.
Przysięgałem, że w ostatnim dniu mojego eksperymentu będę bardziej celowy i wyznaczę sobie godziny poranne na konkretne zadanie - czystą burzę mózgów (zamiast sprawdzać przedmioty, które były tylko nieco bardziej znaczące niż „Jestem dostępny w piątek po południu na połączenie.")
Piątek rano był inny. Spotkaliśmy się z kolegami zgodnie z planem. To był pierwszy dzień, w którym czułem się, jakbym dobrze wykorzystał ten czas i w pewien sposób nie byłbym w stanie, gdyby cały czas patrzyłem na e-maile.
Autorka i była redaktor naczelna Cosmopolitan Kate White powiedziała mi: „Nie zapomnij osuszyć bagna, gdy zabijasz aligatory”. Innymi słowy, kiedy dążysz do osiągnięcia celu długoterminowego (drenażu bagno), nie pozwól, aby Twój czas i energia zostały pochłonięte przez pilne, codzienne zadania (zabijanie aligatorów), które niekoniecznie pomogą Ci osiągnąć ten ważniejszy cel. Jest genialny, ale wow, o wiele łatwiej powiedzieć niż zrobić.
Chociaż z pewnością poprawiłem jakość mojej porannej pracy przez cały tydzień, odniosłem jedno ogólne wrażenie: potrzeba więcej niż tylko późniejszego otwarcia e-maila, aby przejść od zabijania aligatorów do wyczerpania wymiany. Jeśli masz zamiar zrobić coś takiego, jak celowe ignorowanie e-maila przez kilka godzin, musisz być równie celowy w planowaniu, jak zamierzasz spędzić ten czas .
Idąc dalej, planuję poświęcić jeden lub dwa poranki każdego tygodnia na burze mózgów, planowanie i myślenie strategiczne przed wysłaniem e-maila. Nie będę patrzeć na swoją skrzynkę odbiorczą, dopóki nie ukończę jednego dużego, wymagającego dużo czasu zadania - które wybiorę z wyprzedzeniem i zablokuję w swoim kalendarzu, jakby to było spotkanie ze mną. Aligatory będą musiały tylko poczekać.
