Możliwe, że twoja skrzynka odbiorcza jest bardzo podobna do tego porzuconego koszyka rzeczy siedzącego z tyłu szafy. Wiesz, że umieranie jest oczyszczane (i kryje w sobie wiele ukrytych niespodzianek), ale myśl o podjęciu takiego zadania jest przytłaczająca. A kto ma sześć godzin wolnego czasu na coś takiego?
Ale uporządkowanie wiadomości e-mail nie musi zająć całego dnia - w rzeczywistości możesz to zrobić w ciągu godziny, jeśli zarezerwujesz na to czas.
Minuty od 1 do 10: Usuń śmieci
Ustaw czas na 10 minut i po prostu rozpocznij masowe usuwanie (lub archiwizowanie) wszelkich wiadomości, których nie potrzebujesz, takich jak powiadomienia z kont mediów społecznościowych, przypomnienia o przeszłych wydarzeniach, potwierdzenia dostarczonych dostaw, biuletyny, które już przeczytałeś (lub nigdy nie będzie czytać) oraz wiadomości e-mail, które nie są już istotne.
Możesz to ułatwić, przeszukując swoją skrzynkę odbiorczą w poszukiwaniu typowych nadawców lub wierszy tematu (na przykład: powiadomienia LinkedIn) i usuwając kilka rzeczy naraz.
Minuty od 10 do 30: Utwórz foldery i etykiety
Teraz nadszedł czas na uporządkowanie pozostawionych wiadomości, które nie wymagają żadnych działań, ale które trzeba lub chcesz zachować.
Istnieje tyle systemów folderów, ile użytkowników poczty e-mail, ale łatwym do wypróbowania jest utworzenie folderu dla dowolnego tematu lub typu wiadomości e-mail zawierającej kilka powiązanych z nim wiadomości. Może to oznaczać foldery takie jak: paragony, projekty, wycieczki itp. Zawsze możesz dodawać i dostosowywać foldery, gdy dowiadujesz się, co działa najlepiej dla Ciebie.
Aby przyspieszyć ten proces, możesz nawet utworzyć folder „Do pliku później” na wszystko, czego nie jesteś pewien, i folder „Anuluj subskrypcję” na wszystko, czego już nie chcesz. Wskazówka: są to świetne foldery do sortowania, gdy masz pięć minut między spotkaniami.
O! A jeśli chcesz się jeszcze bardziej zorganizować, wypróbuj niektóre etykiety (nazywane przez Outlook „kategoriami”), aby dodać więcej informacji do swoich wiadomości. Możesz mieć wiele etykiet w jednym e-mailu lub nawet wiele warstw etykiet. Tak więc ten e-mail w folderze „Trip” może mieć główną etykietę „Nowy Jork 2018” i pod-etykiety „Loty” i „poniedziałek”.
Od 30 do 50 minut: użyj reguły dwóch minut lub zrób listę rzeczy do zrobienia w przypadku wiadomości e-mail wymagających działania
E-maile, które Ci teraz pozostały, powinny zawierać tylko te, które wymagają działania. Jeśli czynność można ukończyć w mniej niż dwie minuty, zrób to teraz. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, aby zająć się wiadomością, dodaj ją do listy rzeczy do zrobienia z powiadomieniem przypominającym, że musisz to zrobić. Następnie zarchiwizuj wiadomość e-mail, aby zachować czystość skrzynki odbiorczej (nadal będziesz mógł ją wyszukać później).
Jeśli po prostu nie jesteś twórcą list, możesz zamiast tego użyć nowej funkcji drzemki Gmaila, aby e-mail pojawił się w skrzynce odbiorczej, gdy będziesz gotowy. Lub, jeśli jesteś użytkownikiem programu Outlook, funkcja śledzenia pozwala zrobić to samo.
Minuty od 50 do 60: zaktualizuj ustawienia, aby ułatwić konserwację
Gratulujemy najlepiej zorganizowanej skrzynki odbiorczej na świecie! OK, nie jest to najlepiej zorganizowana skrzynka odbiorcza na świecie, ale najlepsza jak dotąd skrzynka odbiorcza.
Ale nie pozwól, aby impreza trwała zbyt długo, bo zobaczysz, że znów się zapełnia. Możesz tego uniknąć, konfigurując filtry, które będą automatycznie sortować wiadomości przychodzące, więc nie musisz.
Mój ulubiony filtr dotyczy biuletynów i wiadomości e-mail, które chcę przeczytać, ale nie zawsze mam na to czas, kiedy się pojawią. Zamiast tego skonfigurowałem filtr w Gmailu, który wysyła je wszystkie do folderu „Czytaj później”. (Outlook ma własną wersję filtrów zwanych „regułami”, które mogą zrobić dla ciebie ciężkie podnoszenie).
Możesz również rozważyć skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi dla Gmaila lub Outlooka, gdy nie będziesz w stanie odpowiadać na e-maile tak szybko, jak zwykle (np. Jeśli jesteś na konferencji, w nietypowych godzinach lub na wakacjach) .
Aby naprawdę przeglądać wiadomości, możesz włączyć i nauczyć się niektórych skrótów klawiaturowych w Gmailu lub Outlooku.
Po tym sprzątaniu pozbędziesz się dokuczliwego uczucia, że nie trafiłeś na wiadomość, ani poczucia, że musisz codziennie stawiać czoła pełnej skrzynce odbiorczej. W rzeczywistości możesz być nawet gotowy do przejścia na bardziej zaawansowaną organizację e-mailową, taką jak korzystanie z nowego Gmaila, korzystanie z rozszerzeń Chrome lub wypróbowanie tego narzędzia AI skrzynki odbiorczej.
Lub, z drugiej strony, jeśli okaże się, że wciąż masz wiele do zrobienia - zacznij odkładać 20 minut tygodniowo, aby poradzić sobie z tymi krokami pojedynczo. Zrób to przez kilka tygodni, a znajdziesz się w skrzynce odbiorczej, która faktycznie ułatwia Ci życie.
