Czy kiedykolwiek wychodziłeś ze spotkania, myśląc: „wow, nigdzie nie dotarliśmy?”
Zebranie grupy może często być najskuteczniejszym sposobem na podjęcie poważnej decyzji lub planu. Ale działa to tylko wtedy, gdy spotkanie jest odpowiednio skonfigurowane.
Tak więc, kiedy nadejdzie Twoja kolej na prowadzenie, użyj tych pięciu kroków, aby przygotować spotkanie na sukces - zanim jeszcze wejdziesz do drzwi.
1. Zaproś odpowiednich ludzi
Nic nie jest w stanie poradzić sobie ze spotkaniem tak, jak niewłaściwi ludzie w pokoju. Jeśli Twoim celem jest, aby grupa podjęła decyzję przed końcem spotkania, upewnij się, że wszyscy, którzy mają duży udział lub mają prawo weta w stosunku do tej decyzji, są przy stole. Omawiasz nową strategię sprzedaży produktu? Prawdopodobnie będziesz chciał, aby byli tam liderzy sprzedaży i menedżer produktu, inaczej nic nie zostanie ustalone.
Z drugiej strony, posiadanie zbyt wielu „dodatkowych” osób - lub osób, które są znacznie wyższe lub młodsze niż wszyscy inni w pokoju - może zrzucić dynamikę. Jeśli nie potrzebujesz szefa PR wzywającego do zmiany produkcji, nie zapraszaj go. Jeśli wszyscy są zastraszani przez dyrektora finansowego, wyklucz ją z pierwszego spotkania z burzą mózgów.
2. Pomyśl o odrabianiu lekcji
Czy chcesz, aby ludzie zaczynali od czystego konta, czy też byłoby pomocne, aby każdy wszedł na spotkanie z pewnymi podstawowymi informacjami? Jeśli przedstawiasz plan, który chcesz wprowadzić, wyślij go poprzedniej nocy (nie godzinę wcześniej), więc są szanse, że przynajmniej niektórzy uczestnicy będą mieli czas, aby się nim przyjrzeć i przetrawić.
A jeśli chcesz, aby ludzie wnieśli pomysły na spotkanie - powiedz im.
3. Ustaw porządek obrad
Jeśli organizujesz spotkanie, musisz ustawić porządek obrad. Jeśli zaczniesz spotkanie od powiedzenia: „Jesteśmy tutaj, aby omówić naszą strategię mediów społecznościowych. Kto ma pomysły? ”- cóż, prosisz o chaos.
Zamiast tego przekaż - lub napisz na białej tablicy lub flipchart - tematy, które planujesz omówić z grupą, w kolejności, w której chcesz je omówić. Na przykład twój program może być:
Kiedy wszyscy znają plan, są bardziej skłonni do pozostania na dany temat. Ponadto program daje strukturę, na której można polegać: jeśli dyskusja nie powiedzie się lub zostanie zawieszona, możesz przypomnieć wszystkim w pomieszczeniu, o czym powinnaś rozmawiać.
4. Powiedz ludziom o celach
Cele to nie to samo, co program. Plan jest tym, o czym będziesz rozmawiać. Cele są tym, co chcesz osiągnąć, lub cele spotkania: decyzje, które należy podjąć przy stole, kolejne kroki, które należy uzgodnić.
Na przykład cele powyższego hipotetycznego spotkania mogą być następujące:
5. Bez niespodzianek: „Sprzedawaj” swoje wielkie pomysły
Jeśli przedstawiasz duży plan lub zalecenie, zawsze dobrze jest wiedzieć, jak zareagują ludzie w pokoju. Kto może cię wspierać? Kto może rzucić ci wyzwanie i jakie zastrzeżenia mogą wnieść?
Przed spotkaniem zidentyfikuj kluczowe osoby, których opinia ma znaczenie, i podziel się z nimi swoim planem lub rekomendacją jeden na jednego. Zapytaj o dane wejściowe. „Sprzedaj” swój pomysł przed wielkim spotkaniem. Zanotuj zgłoszone wątpliwości i dostosuj sposób przedstawiania swojego planu, aby rozwiązać te wątpliwości.
Wiceprezes ds. Finansów uważa, że Twój plan uruchomienia będzie zbyt kosztowny? Przygotuj preliminarz budżetu i dowiedz się, jakie są koszty innych uruchomień, abyś mógł przedstawić proponowany budżet w odpowiedniej perspektywie. W ten sposób rozmowa nie zniknie, gdy powie, że twój plan „brzmi drogo”.
Z drugiej strony, jeśli wszyscy uwielbiają element Twojego planu społecznościowego - świetnie. Nie marnuj 20 minut na uzasadnienie, dlaczego media społecznościowe są ważne, po prostu wskocz do szczegółów swojego aktualnego planu lub skup uwagę grupy na innych obszarach, w których musisz podjąć decyzję.
Jeśli zorganizujesz się z wyprzedzeniem, zgromadzisz odpowiednią grupę i unikniesz niespodzianek, przygotujesz się, aby jak najlepiej wykorzystać czas grupy. Ponadto na pewno zrobisz wrażenie na wszystkich w pokoju swoją gotowością i masz szansę zabłysnąć jako lider.
