Kiedy myślę o wiosennych porządkach, myślę o mojej szafie - i ile tak naprawdę naprawdę muszę przez to przejść: aby pozbyć się rzeczy, których nie nosiłem przez cały sezon, znajdź dobry, na uboczu wypatruj rzeczy, których nie noszę zbyt często, i organizuj całą resztę w jakiś sensowny system.
Ale będę szczery: jeśli chcę zmierzyć się z obszarem mojego życia, który jest największym bałaganem, powinienem naprawdę posprzątać pocztę.
Brzmi znajomo? Tak mi się wydaje. W tym roku przedstawiłem kilka wskazówek, jak wyczyścić szafę - i jak zastosować je do skrzynki odbiorczej.
1. Wyczyść zawartość pleców
Jeśli chodzi o e-maile, nowsze zawsze przyciągają uwagę. Jeśli więc masz zamiar posprzątać wiosnę, najlepszym miejscem na początek są najstarsze nieprzeczytane wiadomości. Nawet jeśli odpowiesz tylko na trzy najstarsze e-maile, poczujesz się, jakbyś poczynił postępy, ponieważ są to te, które gromadzą kurz (i naprawdę trzeba albo odpowiedzieć, albo zarchiwizować).
2. Declutter i wyrzuć kilka rzeczy
Podobnie jak w przypadku szafy, będziesz bardziej zadowolony ze swojej skrzynki odbiorczej, jeśli zawiera ona tylko to, czego potrzebujesz. W rzeczywistości badania pokazują, że zmniejszenie liczby codziennych wiadomości e-mail będzie miało realny wpływ na zarządzanie czasem i poziom stresu.
Więc wykorzystaj te pierwsze tygodnie wiosny jako wymówkę, aby wyjaśnić, czego już nie potrzebujesz. Biuletyny, których tak naprawdę nigdy nie czytasz, powiadomienia z serwisów społecznościowych, na które nawet nie patrzysz, listy mailingowe, które nie są już dla ciebie pomocne - wszystkie są uczciwe.
Nie wiesz, jak rozpocząć identyfikację tych skrzynek odbiorczych? Spróbuj tego:
- Wyszukaj „zrezygnuj” z biuletynów, z których możesz zrezygnować.
- Spójrz na swój kosz, aby znaleźć nieprzeczytane wiadomości e-mail. Jeśli usunąłeś go, nie patrząc na to - prawdopodobnie nie potrzebujesz go w ogóle.
- Wyszukaj „od: brak odpowiedzi”, aby znaleźć zautomatyzowane wiadomości e-mail od firm (wolę wiadomości od prawdziwych ludzi).
Przechodząc przez każdy krok, anuluj subskrypcję wszystkiego, czego tak naprawdę nie potrzebujesz ani nie potrzebujesz.
3. Nie potrzebujesz codziennie? Połóż to gdzie indziej
Gdy już zdecydujesz, które biuletyny i panele zdecydowanie chcesz pozostać, zastanów się nad utworzeniem określonych folderów (lub, jak to nazywam, „skrzynki tematyczne”), w których zbędne wiadomości e-mail trafiają automatycznie - zamiast pojawiać się w skrzynce odbiorczej.
Filtrując te wiadomości e-mail według typu i umożliwiając ich łatwy dostęp bez konieczności bycia zawsze przed Tobą, przejmujesz kontrolę: przejrzysz oferty na Fab.com i nowe style w Banana Republic, kiedy zdecydujesz, a nie kiedy zdecyduj się wejść do skrzynki odbiorczej. Będziesz sprawdzać nowych obserwujących na Twitterze, gdy zdecydujesz, że nadszedł czas na przerwę w mediach społecznościowych. Masz pomysł.
Przed rozpoczęciem korzystania z filtrów wybierz swoje motywy. Patrząc na moją skrzynkę odbiorczą dla marnujących czas przestępców, zdecydowałem, że trzej wielcy to: listy dyskusyjne, media społecznościowe i biuletyny. Utwórz nowe etykiety dla każdego z nich.
Wskazówka: rozpocznij etykietę od gwiazdki, aby umieścić ją na szczycie etykiet, upewniając się, że nie zapomnisz o ich sprawdzeniu (np. „* Media społecznościowe” zamiast „Media społecznościowe”).
Następnie skonfiguruj filtry, aby odpowiednie e-maile przeskakiwały bezpośrednio do „tematycznych skrzynek odbiorczych”. Aby skonfigurować filtry w Gmailu, wykonaj następujące czynności:
- Kliknij strzałkę w dół w polu wyszukiwania. Pojawi się okno, które pozwala określić kryteria wyszukiwania.
- Wpisz swoje kryteria wyszukiwania. Jeśli chcesz sprawdzić, czy wyszukiwanie działa poprawnie, kliknij przycisk wyszukiwania.
- Kliknij „Utwórz filtr” u dołu okna wyszukiwania.
- Wybierz działania, które ma podjąć filtr. W takim przypadku pamiętaj, aby podczas tworzenia filtra wybrać „Pomiń skrzynkę odbiorczą (zarchiwizuj)” i „Zastosuj etykietę:”.
- Kliknij przycisk „Utwórz filtr”.
Teraz wszystkie e-maile od [email protected] trafiają prosto do mojej skrzynki odbiorczej „* Newsletter”, aby sprawdzić, czy jestem w trybie zakupów online. Zalecam ustawienie ustawień tematycznych etykiet skrzynki odbiorczej na „Pokaż, jeśli nieprzeczytane”, aby naprawdę skorzystać z tej strategii „poza zasięgiem wzroku, bez pamięci”. Chociaż powyższe instrukcje dotyczą konkretnie Gmaila, wiele innych systemów poczty e-mail oferuje podobne funkcje etykietowania i sortowania.
Przegląd skrzynki odbiorczej zajmuje trochę czasu, ale obiecuję, że jest tego całkowicie warta. Podobnie jak czysta szafa pomaga znaleźć rzeczy, których tak naprawdę szukasz, zorganizowana skrzynka odbiorcza sprawi, że będziesz spędzać czas i energię na wiadomościach, które naprawdę musisz przeczytać.
Szczęśliwego wiosennego sprzątania!
: Wiosenne porządki w Twojej kabinie!
