Istnieje wielu utalentowanych asystentów administracyjnych. Spotkałem wiele osób, zarówno mężczyzn, jak i kobiet, którzy zrobili karierę jako asystenci wykonawczy, kierownicy biur lub koordynatorzy administracyjni, kultywując swoje talenty w zakresie planowania wydarzeń, zarządzania projektami i konsjerża w dobrze płatnej karierze. Ten rodzaj pracy jest ważny i pozwala utrzymać działalność firm.
Ja jednak nie jestem asystentem administracyjnym - ani nie jestem szczególnie utalentowany w tych zadaniach administracyjnych. Świetnie sobie radzę z klientami, ale jeśli chodzi o koordynowanie podróży i transportu wielu osób, nie jestem twoją dziewczyną. Jestem przyjazny, ale mój głos, podobny do głosu 10-latka, nie nadaje się do zachowania profesjonalnego telefonu. Nie wiem naturalnie, ile funtów sałatki ziemniaczanej zamówić na 20-osobowy obiad. W rzeczywistości nigdy nie planowałem dużej imprezy - moja matka planowała cały mój ślub.
A jednak często zakładano, że podejmę obowiązki administracyjne w pracy - robię notatki, zamawiam obiad, robię kopie - ponieważ jestem jedyną kobietą zaangażowaną w projekt. Wiele profesjonalnych kobiet podzieliło się ze mną podobnymi doświadczeniami. W rzeczywistości była koleżanka z branży wydawniczej i medialnej niedawno powiedziała mi, że jej koledzy przyjęli za pewnik, że wysyła zaproszenia do kalendarza, rezerwuje sale konferencyjne i sporządza notatki dla projektu międzyresortowego. Jest starszym dyrektorem i ma ponad 15-letnie doświadczenie, na równi lub większe od swoich kolegów.
Jeszcze bardziej niepokojące jest założenie, że kobiety są w jakiś sposób lepiej przygotowane do robienia tych rzeczy niż ich męscy odpowiednicy. Chociaż poczyniliśmy tak duże postępy, niektórzy (choć oczywiście nie wszyscy) nasi starsi koledzy nie mogą podważyć przekonania, że my, dziewczęta, jesteśmy po prostu lepsi w robieniu notatek i wysyłaniu zaproszeń.
Waham się przed napisaniem „poradnika” na temat radzenia sobie z tą sytuacją, ponieważ odpowiedzialność za odwrócenie tradycji kulturowych nie powinna spoczywać wyłącznie na jednej płci. Ale jeśli jesteś podobny do mnie, masz pracę do wykonania (faktyczna praca, praca, za którą płacisz) i musisz zdusić ten problem w zarodku, gdy się to dzieje. Dlatego, biorąc pod uwagę, że są to krótkoterminowe rozwiązania problemu, którego rozwiązanie zajmie więcej niż kilka dni roboczych, oto, co zadziałało dla mnie.
1. Zadaj sobie pytanie: czy jest to moment „na wszystkie ręce”, czy jest to niewłaściwe?
Nie mam nic przeciwko wsiadaniu w sytuacji, w której wszyscy grają na pokładzie. Na przykład, obecnie pracuję dla małego startupu i, ze względu na wielkość i budżet firmy, wziąłem na siebie obowiązki związane z operacjami, finansami i HR, które normalnie nie byłyby wymagane od kogoś z marketingu. Nie uważam tych dodatkowych obowiązków za niewłaściwe, ale raczej ukształtowanie terenu w świecie startupów.
Z drugiej strony, jeśli okaże się, że członkowie twojego zespołu wielokrotnie proszą cię (zamiast innych równie sprawnych zawodowo profesjonalistów, a zwłaszcza zamiast męskich kolegów) o wykonanie zadań administracyjnych niezwiązanych z twoim stanowiskiem - takich jak zamawianie lub odbiór lunchu - przejdź do # 2.
2. Nie ustanawiaj precedensu
Na jednym z moich pierwszych miejsc po ukończeniu szkoły pierwszego dnia zaoferowałem szefowi lunch. Starałem się być miły, ale nieświadomie ustanowiłem niebezpieczny precedens: potem prosił mnie, żebym cały czas jem na lunch.
Nie ma nic złego w byciu przyjaznym i pomocnym, ale istnieje wiele sposobów wyrażania chęci wyjścia poza wezwanie do służby, oprócz prowadzenia osobistych spraw lub podskakiwania, gdy ktoś potrzebuje czegoś FedExed. Ucz się na moim błędzie i myśl długo i intensywnie, zanim pójdziesz tą ścieżką.
W rzeczywistości możesz również ustawić precedens, którego nie chcesz: jeśli pracujesz w zespole projektowym, który nie ma przypisanej osoby administracyjnej, poświęć trochę czasu na wstępnym spotkaniu planistycznym, aby bezpośrednio odpowiedzieć na pytanie, kto zajmuj się organizowaniem spotkań, drukowaniem dokumentów i tak dalej. Zalecamy od samego początku, aby zadania te były podzielone między wszystkich lub że członkowie zespołu na przemian.
3. Naucz je, jak łowić ryby
Celem wolontariatu w celu wykonania zadań administracyjnych powinno być wykazanie chęci współpracy i wykonania pracy, a nie pokazanie, że będziesz po prostu pracował dla innych ludzi. Mając to na uwadze, jeśli okaże się, że koledzy wielokrotnie proszą o skanowanie, faksowanie, kopiowanie lub planowanie spotkań, po prostu powiedz: „Pozwól, że pokażę ci, jak to zrobić, abyś nie musiał mnie ciągle pytać. To naprawdę proste. ”Następnie przeprowadź ich przez cały proces.
To zarówno zniechęci osobę do ponownego poproszenia o tę przysługę, jak i zmniejszy głupie odczucia: „Jestem po prostu tak bezradny i kiepski w stosowaniu technologii, prawda?”, Które często towarzyszy tym żądaniom. Oboje wiemy, że takie zadania nie wymagają magicznych mocy, tylko kilka minut. A mówiąc o czasie:
4. Wstań dla swojego cennego czasu
Jeśli kolega poprosi cię o skopiowanie i posortowanie stosu 40-stronicowych dokumentów, poprosi cię o poświęcenie czasu na zadanie, które wiele osób może wykonać zamiast pracy nad twoimi rzeczywistymi projektami, co prawdopodobnie tylko Ty możesz zrobić.
Działalność biurowa jest ważne, ale to nie znaczy, że musisz się nimi opiekować każdego dnia. Masz inną pracę do wykonania, a oderwanie się od niej może mieć szkodliwe skutki. Jeśli wydajność spada, ponieważ spędzasz zbyt dużo czasu na zadaniach administracyjnych, menedżer uzna to za niezdolność do skutecznego ustalenia priorytetów. Możesz również wysłać wiadomość, że wolisz pracę związaną z operacjami. Pamiętaj natomiast, że wszelkie „opcjonalne” obowiązki powinny być okazją do wykazania się umiejętnościami, rozwoju zawodowego lub wykazania swojemu kierownikowi, że świadomie myślisz o swojej przyszłości w firmie.
Nie mogę wystarczająco podkreślić, że w pracy administracyjnej nie ma nic poniżającego. Ale jeśli nie pełnisz funkcji administracyjnej, nie ma powodu, aby Twoi koledzy domagali się lub zakładali, że jesteś domyślnym administratorem tylko dlatego, że jesteś jedyną kobietą w sali konferencyjnej. Powstań i wróć do pracy.
