Zacznę od przyznania się do czegoś zawstydzającego. Kiedy dwa lata temu usłyszałem o „lean” i „standup” wśród starszych członków mojej firmy, pomyślałem, że zamierzamy rozpocząć nową inicjatywę HR dotyczącą zdrowia i postawy pracowników.
Myliłem się co do tego. (Moi współpracownicy będą mnie bez końca trollować, kiedy zobaczą ten artykuł).
W rzeczywistości moja firma wdrożyła nową rutynę codziennych 15-minutowych spotkań o nazwie „standups”, podczas których członkowie zespołu udzielają krótkich aktualizacji na następujące pytania:
- Co wypełniłeś wczoraj?
- Co się dzisiaj dzieje?
- Czy coś Cię blokuje?
Każdy członek zespołu stoi podczas tego spotkania, ponieważ uważa się, że ta postawa zapewnia lepszą koncentrację niż siadanie. Teoretycznie pojedynki są idealne pod względem produktywności, ponieważ zmniejszają ciężar długich spotkań, na których nikt nie zwraca uwagi i wszyscy są oderwani od prawdziwej pracy. I to nie tylko przekazywanie raportów o stanie. Zespoły identyfikują priorytety i wyzwania na początku dnia, aby mogły zaplanować usunięcie wszelkich blokerów i upewnić się, że ścieżka do końca dnia pracy jest jasna.
Ma to sens, że małe firmy pod wpływem myślenia „Lean Startup” (tl; dr: robienie więcej za mniej) eksperymentują ze standupami. Kiedy jesteś mały i zwinny, po prostu nie masz czasu na duże koszty ogólne. W mojej firmie, Bureau Blank, mamy sześć głównych zespołów - strategii, projektowania, sieci, obsługi klienta, operacji i rozwoju biznesu - iw danym momencie pracujemy nad maksymalnie 20 projektami dla 10 lub więcej klientów. Nasz zespół to także tylko 10 osób, więc od czasu do czasu każdy z nas nosi wiele czapek. Firma taka jak nasza potrzebuje czegoś, aby każdy był zorganizowany i poinformowany.
Kiedy pracują
Czy oni działają? Widziałem, że pojedynki są naprawdę pomocne, gdy …
Zbliżają się terminy
Czy słyszałeś kiedyś takie powiedzenie: „Kiedy planujesz, Bóg się śmieje?”. Cóż, Bóg musi wyrzucić kierowników projektów próbujących kontrolować czas za pomocą szacunków i terminów. Kiedy nieuchronnie nadejdą te momenty, w których dwa krytyczne terminy zderzają się tego samego dnia, spotkania są pomocne, ponieważ zespoły patrzą na kalendarz razem, gdy przekazują swoje aktualizacje. Możesz zobaczyć kamienie milowe nadchodzące przed ich przybyciem i możesz zaplanować odpowiednie dostosowanie priorytetów lub obciążeń.
Kochasz listy rzeczy do zrobienia
Odkąd mamy standupy, używamy również systemów zarządzania projektami, takich jak Basecamp i JIRA. Systemy te pozwalają każdemu zobaczyć (dosłownie) każde pole, które należy sprawdzić, zanim strona internetowa lub logo zostaną dostarczone klientowi. Podczas pojedynków członkowie zespołu mogą szybko wskazać zadania, nad którymi pracują, a spotkanie kończy się w mgnieniu oka.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, co robi inny zespół
Jedną z zalet bycia w małej firmie jest to, że możliwości uczenia się są zawsze obecne. Stan każdego zespołu jest rejestrowany w naszym systemie zarządzania projektami, dzięki czemu zawsze mogę zobaczyć, w jaki sposób członkowie innego działu przyczyniają się do projektu, nad którym pracuję.
Oto możliwy scenariusz: w celu opracowania strony internetowej mój zespół ds. Strategii przeprowadzi badania branży naszego klienta w celu znalezienia trendów, a na przykład zauważymy, że więcej organizacji non-profit korzysta z responsywnych stron internetowych. Kiedy nasi programiści zaczynają tworzyć witrynę, mogę przejrzeć ich przygotowanie, aby zobaczyć kroki, które podejmują, aby wyświetlić witrynę na ekranach o różnych rozmiarach i poprosić ich o podzielenie się ze mną wglądem. Jest to korzystne dla obu stron, ponieważ uczę się czegoś nowego, a także okazuję zainteresowanie moimi współpracownikami (co ma duże znaczenie dla morale jednostek i firm).
Na co uważać
Awarie mogą również ujawnić wyzwania, które powinny skłonić zespoły i menedżerów do działania. Oto na co zwrócić uwagę:
Praca, która nie jest równomiernie rozłożona lub wykonana
Awantury szybko ujawnią, ile pracy ma każdy. Kiedy wszyscy relacjonują, nad czym pracują, od czasu do czasu możesz mieć członków zespołu, których zadania wydają się zwlekać „w toku”. Nie panikuj ani nie wyciągaj wniosków, że twój współpracownik nie radzi sobie dobrze z czasem. Pamiętaj, że „zajęcie” nie jest celem pojedynku, komunikacja jest. Niezależnie od tego, czy jesteś jego menedżerem, czy współpracownikiem, współpracuj z nim, aby zrozumieć głębię zadania. Sprawdź, czy to zbyt wiele, by jedna osoba poradziła sobie sama, czy możesz pomóc rozbić zadanie na mniejsze kroki.
Ktoś wydaje się być na innej stronie
Stand-upy są również znane jako „scrums”, termin, który pochodzi od formacji drużyn rugby łączących się w celu uzyskania kontroli nad piłką. W pracy, tak jak w sporcie, jeśli któryś z członków zespołu nie jest wyrównany do celów lub nie ciągnie swojej wagi, reszta drużyny cierpi z tego powodu. Jeśli eksperymentujesz ze standupami, uważaj na członków zespołu, którzy wydają się nie zwracać uwagi, gdy inni mówią, lub udzielają niejasnych informacji o tym, nad czym pracują. Może nie być tak, że są wyłączone. Mogą po prostu nie rozumieć kontekstu, celów lub obowiązków związanych z tym, nad czym pracują. Znajdź czas na spotkanie jeden na jednego, aby bezpośrednio stawić czoła wyzwaniom.
W ogóle nie ma dość pracy
Standupy, takie jak listy rzeczy do zrobienia, są tworzone w celu natychmiastowego zaspokojenia. Kiedy przeglądasz zadania i robisz postępy w pracy, to jest niesamowite! Ale jeśli nie ma wystarczająco dużo pracy dla Twojej firmy lub zespołu, stójka może mieć ochotę codziennie podnosić ten sam lekki hantle na siłowni. Jasne, trzymasz się rutyny, ale nie stajesz się silniejszy. Nie wspominając, że jesteś znudzony. Jeśli obciążenie Twojego zespołu jest niewielkie, awaria może stać się irytująca, powodując utratę zainteresowania członków zespołu. Gdy zainteresowanie członka zniknie, produktywność i zaangażowanie w firmę również mogą zanikać.
Jeśli spóźnisz się na pracę, zastanów się, czy powinieneś zawiesić awarie i dodać inne rodzaje działań budujących zespół do mieszanki.
Standupy, takie jak oprogramowanie lub maszyny, są narzędziami. Same nie rozwiązują problemów. Ale wymagają starannego wdrożenia i zwrócenia uwagi na element ludzki, aby zapewnić, że tworzysz środowisko otwarte i głośne, w którym zespoły współpracują ze sobą, aby wykonać zadanie.
