Jak często nie udaje ci się przejrzeć listy rzeczy do zrobienia?
I nie, w tym „Napisz listę rzeczy do zrobienia” tylko po to, aby dać sobie od razu coś do skreślenia, nie liczy się jako wygrana.
Oczywiście nie zawsze jest to twoja wina - każda wyskakująca wiertarka przeciwpożarowa sprawia, że twoja lista jest coraz dłuższa.
„Jesteśmy po prostu zbyt zajęci przechodzeniem przez nasze życie, starając się utrzymać piłki w powietrzu i nasze głowy nad wodą: czy istnieje lepszy sposób, aby to zrobić?” Mówi Maura Thomas, założycielka RegainYourTime.com i autorka artykułów osobistych Sekrety produktywności .
Okazuje się, że jest - jeśli weźmiesz napiwek od Dwighta D. Eisenhowera.
Spopularyzowana przez Stephena Coveya, ale oparta na zasadach wydajności byłego prezydenta, Matryca Eisenhowera pomaga ci kategoryzować zadania według poziomu ważności i pilności, dzięki czemu możesz zdecydować, gdzie skoncentrować swoją energię.
Sortując zadania w jedną z czterech jasno określonych kategorii, Matryca Eisenhowera zmusza cię do oceny, co naprawdę jest warte twojego czasu - a co może zostać przekazane, a nawet całkowicie rozdzielone.
Poniżej przedstawiamy przykłady działań, które należą do każdej kategorii. Zobacz, jak podzielisz swoją listę rzeczy do zrobienia; następnie postępuj zgodnie z radami Thomasa, jak radzić sobie z każdym typem, abyś mógł osiągnąć więcej w krótszym czasie.
Kategoria nr 1: ważna i pilna
Twoja asystentka powiadamia ją, a jej ostatni dzień jest jutro. Prośba klienta w pośpiechu rzuca kluczem w projekcie, który szedł gładko. Te zadania są uważane za kryzys lub mają krytyczne terminy, które musisz dotrzymać.
Jak się z nimi zmierzyć
Ponieważ nie możesz przewidzieć, kiedy pojawią się kryzysy, załóż, że tak się stanie, i zostaw im miejsce w swoim harmonogramie.
„Większość ludzi przesadza z sobą, ale jeśli coś pójdzie nie tak, wszystkie twoje plany wypadną jak domino” - mówi Thomas. Rozwiązanie? Nie wypełniaj więcej niż 60% swojego produktywnego czasu.
Na przykład, jeśli pracujesz od 8 rano do 6 po południu, pozostaw około czterech godzin w kalendarzu puste, aby umożliwić awaryjne. Jeśli tego dnia nie będzie żadnych sytuacji awaryjnych, masz szczęście i możesz realizować zadania na następny dzień.
Kategoria 2: Ważne, ale nie pilne
Planowanie lunchu sieciowego z menedżerem ds. Zatrudnienia. Pierwsze kroki w planowaniu rodzinnych wakacji. Burzy mózgów długoterminowe cele dla Twojego zespołu. Zadania te mają wpływ na Twoje ogólne cele, ale niekoniecznie mają płonący termin.
Jak się z nimi zmierzyć
Większość z tych przedmiotów to duże projekty, a nie codzienne zadania, więc podziel każdy z nich na terminy wielkości kęsa, aby pomóc Ci zacząć - mówi Thomas.
W przypadku elementów, których nie można rozbić, określ ustalony czas pracy, który wydaje ci się krótki, więc samo zadanie wydaje się mniej przytłaczające.
Thomas sugeruje również umieszczenie tylko trzech ważnych, ale nie pilnych zadań na codziennej liście spraw, abyś zostawił czas na e-maile, spotkania i kryzysy - a jeśli to możliwe, pracuj nad nimi w porze dnia, w której czujesz się najbardziej energetyzowany.
Kategoria # 3: Nieważne, ale pilne
E-maile, rozmowy telefoniczne, pytania współpracowników - to rzeczy, na które musisz natychmiast odpowiedzieć, nawet jeśli nie pomogą ci w osiągnięciu większych celów.
Jak się z nimi zmierzyć
„Najłatwiejszym sposobem kontrolowania rozproszenia jest kontrolowanie technologii” - mówi Thomas.
Najpierw sprawdź pocztę e-mail partiami tylko kilka razy dziennie - powiedzmy co trzy godziny lub po wykonaniu ważniejszego zadania. Aby się go trzymać, całkowicie zamknij pocztę e-mail, aby nie ulegać pokusie sprawdzania alertów.
To samo dotyczy telefonu: ucisz go całkowicie - a następnie odłóż go do szuflady lub połóż twarzą w dół na biurku, aby nie widzieć alertów.
A jeśli otrzymujesz zbyt wiele połączeń lub zapytań od współpracowników poza okresem, który im przeznaczyłeś, po prostu zamknij drzwi do biura, załóż słuchawki lub umieść znak „nie przeszkadzać” ściana krzesła lub kabiny.
Kategoria # 4: Nieważne i nie pilne
Niezależnie od tego, czy chodzi o rejestrowanie raportów z wydatków, tworzenie umów czy składanie dokumentów, „są to zadania, które nie będą miały dużego wpływu na naszą pracę, kiedy je wykonamy, a jednak nie znikną”, mówi Thomas.
Jak się z nimi zmierzyć
Zlecenie na zewnątrz jak największej liczby tych zadań, delegując je młodszemu pracownikowi lub, w przypadku obowiązków osobistych, wirtualnemu asystentowi, sugeruje Thomas.
Nawet jeśli musisz płacić za pomoc z zewnątrz, godziny, które zyskujesz, aby osiągnąć ważniejszy cel - jak na przykład poczynienie postępów w kolejnym dużym ruchu kariery - mogą pomóc ci wyjść na przód finansowo na dłuższą metę.
Powiązane: 6 osób, 6 równoważących aktów: genialny hack pracy i życia, który ratuje moje zdrowie psychiczne
