Istnieje mnóstwo wskazówek, jak zwiększyć produktywność - od zasad postępowania w celu zwiększenia wydajności po szczegóły, o których powinniśmy pamiętać, aby zaoszczędzić czas pracy i nie tylko.
Ale które z tych wskazówek są sprawdzone i prawdziwe - a które to tylko hałas?
W ciągu miesiąca wypróbowałem cztery typowe wskazówki dotyczące produktywności (plus zabawną sztuczkę premiową), korzystając z oprogramowania DeskTime do śledzenia czasu, aby zmierzyć, w jaki sposób wpłynęły one na moją wydajność. Według tego małego eksperymentu niektóre z najpopularniejszych wskazówek mogą być nieco przereklamowane, podczas gdy inne najwyraźniej mają magiczną moc, która pomoże ci załatwić sprawę.
Oto, czego się nauczyłem - i jak możesz zastosować to w swoim życiu zawodowym.
Wskazówka 1: Zatrzymaj wielozadaniowość
Główną ideą tej metody jest skupienie się na jednym zadaniu naraz, unikając robienia wielu rzeczy jednocześnie. Badania i eksperymenty wykazały, że nasze umysły działają najlepiej, gdy koncentrują się na jednym zadaniu, jak zauważył Daniel Patrick Forrester w Bloomberg Businessweek . Zauważa jednak również, że takie podejście do pojedynczych zadań nie jest czymś naturalnym i często musimy ćwiczyć, aby przestać wykonywać wiele zadań.
Jak poszło?
Już pierwszego dnia odkryłem główną wadę tej metody: prowadzi ona do skłonności do perfekcjonizmu. W rezultacie możesz marnować dużo czasu na szczegóły, co może utrudniać długoterminową produktywność.
Dwie inne wady tej metody odfiltrowano później w tym tygodniu.
Po pierwsze, skupienie się na jednym zadaniu może wydawać się proste, ale tak nie jest. Możesz zamknąć wszystkie zakładki na swoim laptopie i pozostawić otwarte tylko powiązane zadanie, ale nie możesz zrobić tego samego ze swoim umysłem - wszystkie inne rzeczy, które należy zrobić, wciąż krążą z tyłu.
Po drugie, ta metoda w najbardziej ekstremalnym sensie oznacza całkowite wykluczenie wszystkich innych zadań na cały dzień, co może stać się nudne. Dla mnie rozsądna wielozadaniowość dodaje dynamiki do dnia pracy i pomaga mi pozostać zainteresowanym.
Wydajność: 77%
Satysfakcja osobista: 2/5
Wniosek: jeśli nie możesz uciec od wielozadaniowości, kontynuuj wykonywanie różnych zadań jednocześnie. Po prostu nie próbuj robić zbyt wiele na raz - badania pokazują, że może to spowodować zmniejszenie się mózgu i prawdopodobnie nie chcesz, aby tak się stało.
Wskazówka 2: Rób częste przerwy
Główną ideą jest to, że robienie przerw w ciągu dnia pomaga wrócić do pracy zrelaksowanym i pełnym energii, a tym samym zrobić więcej rzeczy. Badania sugerują, że istnieje wiele optymalnych wskaźników przerw w pracy, ale ostatecznie nie ma znaczenia, czy przestrzegasz zasady 52:17, czy robisz sobie przerwę co 90 minut, pod warunkiem, że kilka razy opuścisz biurko dzień.
Jak poszło?
Wszystko poszło zgodnie z planem w poniedziałek; często się psując, ukończyłem całkiem przyzwoitą liczbę zadań, które były na mojej liście rzeczy do zrobienia.
Ale potem nadszedł drugi dzień i poczułem, że muszę zmusić się do opuszczenia biurka. Co więcej, po tych obowiązkowych przerwach coraz trudniej było wrócić na właściwe tory. Po tym samym problemie również w ciągu następnych dni zmieniłem całe podejście: Zamiast zmuszać się do przełamywania co godzinę, robiłem sobie przerwę za każdym razem, gdy kończyłem zadanie lub po prostu czułem utknięcie. W rezultacie zdarzały się chwile, kiedy robiłem trzy przerwy w ciągu godziny, i robiłem pięciogodzinny „maraton roboczy” bez odpoczynku. Ale zadziałało; Robiłem rzeczy jeden po drugim, bez poczucia przepracowania, i to było naprawdę ważne.
Wydajność: 75%
Satysfakcja osobista: 4/5
Wniosek: Zrób sobie przerwę, gdy będziesz jej potrzebować, a nie wtedy, kiedy powinnaś.
Wskazówka 3: Utwórz listę rzeczy do zrobienia z zarządzanymi zadaniami
Istnieją różne sposoby tworzenia listy rzeczy do zrobienia. Ideą tej konkretnej listy jest rozbicie każdego zadania na wykonalne czynności, które musisz wykonać, aby zrealizować swoje projekty. David Allen, guru produktywności, sugeruje rozpoczęcie każdego elementu na liście czasownikiem, aby Twoje zamiary były bardziej konkretne. Na przykład zamiast po prostu umieszczać „raport klienta” na liście, należy szczegółowo opisać czynności, które będą dotyczyć: zbierz dane, przeanalizuj dane, napisz raport i tak dalej.
Następnie musisz przydzielić te zadania w sposób, który jest faktycznie wykonalny. „Codzienna lista rzeczy do zrobienia powinna składać się z małych zadań, których wykonanie nie zajmuje więcej niż kilka godzin”, pisze Cody Wheeler z Lifehack .
Jak poszło?
Zaletą tej metody jest to, że sprawia, że czujesz się produktywny. Długość mojej listy rzeczy do zrobienia kurczyła się i wydawało się to dość motywujące. Poza tym ta metoda pozwoliła mi także zauważyć mniejsze rzeczy, które zrobiłem w ramach całego projektu, takie jak wyszukiwanie literatury na blogu, co zwykle zajmuje dużo czasu, ale nie daje natychmiastowych rezultatów, które każdy może zobaczyć.
Jednak chociaż dzielenie zadań na wykonalne kroki jest prawdopodobnie najskuteczniejszą metodą, jaką wypróbowałem, nadal powinieneś mądrze tworzyć listę; nie możesz uwzględnić każdego odrobiny, którą planujesz zrobić, nawet jeśli jest to konieczne do ukończenia projektu. Po prostu sprawi, że twoja lista będzie niepotrzebnie długa.
Wydajność: 80%
Satysfakcja osobista: 5/5
Wniosek: zmniejsz listę do maksymalnie sześciu lub siedmiu konkretnych, wykonalnych zadań dziennie. Pojedyncze zadania, których wykonanie zajmuje mniej niż 10 minut, nie kwalifikują się do listy.
Wskazówka 4: Rozpocznij od najważniejszego zadania
Ideą tej metody jest rozpoczęcie od najważniejszego zadania dnia, kiedy masz pełną energię mentalną, a następnie wykonanie wielu łatwiejszych zadań w miarę upływu dnia i coraz bardziej się zmęczysz. W artykule dla Fast Company Rachel Gillett sugeruje:
„Zidentyfikuj ważne zadania i wymagające pełnej zdolności umysłowej, którą odkładasz do końca dnia, kiedy twoje rezerwy mentalne są niskie. Po zidentyfikowaniu tych zadań, zreorganizuj swoją rutynę, abyś mógł pracować nad nimi nieprzerwanie przez pierwszą godzinę dnia. ''
Jak poszło?
Dla mnie nie poszło tak, jak opisał Gillett. Rano potrzebuję tylko trochę czasu, aby dostać się do przepływu pracy. Mógłbym wykonywać codzienne zadania, ale zdecydowanie nic, co „wymagałoby moich pełnych zdolności umysłowych”. Tak więc walczyłem z tą metodą przez półtora dnia, dopóki się nie poddałem, aby w końcu załatwić sprawę.
Wydajność: 66%
Satysfakcja osobista: 1/5
Wniosek: znajdź swoje szczyty produktywności (DeskTime ma w tym celu „skalę produktywności”), a następnie zaplanuj zadania priorytetowe w tym czasie. Nie musi to być pierwsza rzecz rano - tylko wtedy, gdy jest twój najlepszy czas.
Dodatkowa wskazówka: 2 piwa dla kreatywności
W badaniu przeprowadzonym przez University of Chicago naukowcy odkryli, że lekkie zatrucie może zwiększyć produktywność w zadaniach twórczych. Chociaż udowodniono, że kawa pomaga w wykonywaniu prostych zadań, wykazano, że zawartość alkoholu we krwi wynosząca 0, 07 (odpowiednik dwóch piw) pomaga kreatywnym zadaniom.
Jak poszło?
Przez tygodnie odkładałem pisanie artykułu - po prostu nie byłem w stanie wejść w nurt. Więc pewnego popołudnia skorzystałem z tego eksperymentu ostatniej miary. Wypiłem pierwsze piwo w całości, a potem wróciłem do komputera, żeby popracować, i od niechcenia wypiłem drugie.
Pierwsze piwo działało cuda; natychmiast płynęły słowa, pojawiły się pomysły, a strony szybko się zapełniły. Wydawało się, że piwo wyłączyło moją samokrytykę i otworzyło drzwi do mojego twórczego pisania.
Jednak drugie piwo było błędem; kiedy popijałem, moja zdolność koncentracji szybko się rozpadła.
Wydajność: Cóż, wykonało zadanie, prawda?
Satysfakcja osobista: 5/5
Wniosek: wypicie piwa miało świetne rzeczy, aby pomniejszyć pomysły na papierze, ale nie oczekuj, że będziesz w stanie zrobić coś naprawdę produktywnego później. Jedno piwo wystarczyłoby dla mojej tolerancji.
