Kiedy pracownik nerwowo zbliża się do twojego biura z lepkimi rękami i spuszczoną głową, może to oznaczać tylko kilka rzeczy: Po prostu „przypadkowo” dała się rozzłościć gniewnemu klientowi, przez pomyłkę umieściła ostatnią kopię raportu finansowego w gazecie shedder lub - ona daje ci dwutygodniowe powiadomienie.
Mamy nadzieję, że nigdy nie będziesz musiał zajmować się całą rzeczą niszczarki papieru, ale jako menedżer, prędzej czy później czeka cię rezygnacja z pracy. I niezależnie od tego, czy była gwiezdnym pracownikiem, o którym myślałeś, że jest na całe życie, czy oboje widzieliście, że to nadchodzi, to od was zależy, czy następne dwa tygodnie - i przejście później - będą tak płynne, jak to możliwe dla ciebie, twojego zespołu i twojego przyszły były pracownik.
Oceń sytuację
Z mojego doświadczenia wynika, że podejście pracownika do pozostałych dwóch tygodni może być całkowicie nieprzewidywalne. Miałem najlepszych pracowników, którzy kontynuowali swoją gwiazdorską pracę aż do ostatniego piątku godziny piątej, ale zwykle miałem też genialnych pracowników, którzy stawali się nieproduktywni i cierpiący - w szczególności ten, który otwarcie ogłosił niezadowolenie z pracy jej współpracownicy i bezczelnie powiedziała mi (jej bezpośredniemu przełożonemu!), że „już tak naprawdę jej to nie obchodzi”.
Twoim pierwszym krokiem jest zwrócenie szczególnej uwagi na ogólne podejście pracownika, kiedy rezygnuje. Czy wyraża zaniepokojenie podsumowaniem pozostałej pracy? Czy też, podobnie jak moja nieuczciwa pracownica, czy jej rezygnacja nagle uprawnia ją do otwartego narzekania i ignorowania pozostałej pracy?
Ocena jej reakcji może pomóc na kilka sposobów. Po pierwsze, pomoże ci zdecydować, jak najlepiej ogłosić jej odejście reszcie zespołu - czy powiesz jej kolegom, czy zwołaj szybkie spotkanie zespołu, abyś mógł nadać ton, zanim to zrobi. Może również prowadzić do dyskusji na temat tego, jak sobie z nią poradzi przez następne dwa tygodnie. Chociaż to oczywiście jej wybór, aby porozmawiać o jej niezadowoleniu (lub podekscytowaniu z powodu nowej pracy) w życiu prywatnym, miejsce pracy nie jest odpowiednim rynkiem zbytu - i być może trzeba jej to powiedzieć.
Opracuj plan przejścia
Następnym krokiem jest współpraca z pracownikiem w celu opracowania planu przejścia. Jej wyobrażenie o tym, co należy skończyć, zanim opuści firmę, może różnić się od twojego, dlatego ważne jest, aby wspólnie sporządzić listę wszystkich jej cotygodniowych obowiązków, projektów, nad którymi obecnie pracuje, i klientów, z którymi ma bezpośredni kontakt. Spędź dużo czasu na tej liście, aby była jak najbardziej wyczerpująca, ponieważ wkrótce będziesz musiał zdecydować, kto może przejąć te projekty i obowiązki w krótkim okresie. Powinieneś także wspólnie zdecydować, jak proaktywnie kontaktować się ze stałymi klientami, dostawcami i współpracownikami pracownika, aby ich e-maile i połączenia telefoniczne nagle nie pozostały bez odpowiedzi.
Plan przejścia powinien sprowadzać się do wszystkich konkretnych luźnych celów, które należy związać, zanim ciasto odchodzące zostanie odcięte w piątek po południu (np. Uzyskanie ostatecznego zatwierdzenia budżetu z zeszłego miesiąca lub sfinalizowanie planu na następny miesiąc spotkanie działu). Posiadanie konkretnej i skończonej listy ostatecznych zadań zapewni pracownikowi poczucie celu i struktury na ostatnie dwa tygodnie - i zapewni, że jej przejście będzie możliwie jak najbardziej płynne.
Zalecam zrobienie tego w ciągu tygodnia od jej powiadomienia, a następnie zameldowanie się ponownie na kilka dni przed wyjazdem, aby upewnić się, że jest na dobrej drodze, aby dokończyć wszystko.
Upewnij się, że wiesz, co ona wie
Zanim pracownik wyjdzie za drzwi, upewnij się, że nie zabiera ze sobą niezbędnych informacji. Nie mam na myśli, że powinieneś sprawdzić jej torbę pod kątem kopii sprawozdania finansowego firmy - ale jeśli jest z nią od dłuższego czasu, istnieje duża szansa, że rozwinęła ona jakieś unikalne umiejętności lub wiedzę, które ty i reszta zespołu możecie nie być świadomym. I, chyba że przekażesz tę wiedzę innemu członkowi zespołu, od razu przejdzie ona wraz z tym pracownikiem.
Około rok temu jeden z moich pracowników opuścił firmę dość nagle. Po jej nieobecności przez kilka dni zdałem sobie sprawę, że była ostatnią pracownicą w całym dziale, posiadającą praktyczną wiedzę na temat starego oprogramowania - takiego, którego już nie sprzedawaliśmy, ale nadal oferowaliśmy wsparcie techniczne. Ponieważ była jedyną, która wiedziała, jak obsługiwać to oprogramowanie - mieliśmy duże kłopoty.
Więc weź to ode mnie - ważna jest ocena wiedzy rezygnującego pracownika. Jeśli odkryjesz, że wie coś, co należy udostępnić zespołowi, usiądź z nią i przeprowadź „transfer wiedzy” - to znaczy, niech dokładnie wyjaśni (lub nawet lepiej udokumentuje) tę wiedzę, abyś nie został na lodzie, kiedy wyjedzie za kilka tygodni.
Oceń potrzebę wymiany
Po utworzeniu planu przejścia i przeprowadzeniu transferu wiedzy będziesz miał całkiem dobre pojęcie o tym, co dokładnie zrobił twój pracownik i ile pracy pozostanie po jego odejściu. Następnie należy porównać te informacje z bieżącymi priorytetami, zadaniami i obciążeniem zespołu, aby określić, czy i kiedy trzeba zatrudnić zastępcę.
Na przykład możesz zdać sobie sprawę, że jej obciążenie jest tak zniechęcające, że musisz jak najszybciej uzyskać pracę tymczasową. W innych przypadkach możesz udostępnić wszystkie jej projekty obecnym członkom zespołu przez kilka tygodni, podczas gdy będziesz czekać na znalezienie odpowiedniego kandydata. Lub możesz zdać sobie sprawę, że teraz jest dobry czas na restrukturyzację pozycji i jej dopasowanie do twojego zespołu. Jeśli na przykład z łatwością mógłbyś oddać pozostałą pracę swojego pracownika innym członkom zespołu, być może możesz zrezygnować z zatrudniania innego kierownika projektu i zamiast tego zdecydować się na zatrudnienie przedstawiciela handlowego, który może zacząć generować więcej potencjalnych klientów.
W każdym razie dobrym pomysłem jest rozpoczęcie procesu rekrutacji wcześniej niż później. Tak więc w ciągu kilku dni od jej rezygnacji dopracuj opis stanowiska, powiadom HR i przygotuj się na przeglądanie CV.
Życz dobrze pracownikowi
Na koniec pamiętaj, że sprawa utraty pracownika to coś więcej niż tylko, no cóż, biznes. Bez względu na okoliczności, upewnij się, że oboje wyjechali na dobrych warunkach. Życz jej dobrze na nowym stanowisku, zaoferuj, że będzie w przyszłości punktem odniesienia i zachęć ją do pozostawania w kontakcie. Nawet jeśli jej występ nie był najlepszy w ciągu ostatnich dwóch tygodni, nie trzeba palić tego mostu - nigdy nie wiadomo, kiedy ponownie spotkasz ścieżki w przyszłości.
Utrata pracownika (szczególnie świetnego) jest trudna - ale jako menedżer będziesz musiał stawić temu czoła prędzej czy później. Najlepiej więc przygotować się na plan działania - i oczywiście serdeczna karta i pożegnalne ciasto zawsze mogą pomóc złagodzić ból.
